Lý do sử dụng Microsoft Power Query cho Excel

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính mạnh mẽ và phổ biến giúp làm việc với dữ liệu đơn giản. Microsoft đã phát triển một số cách khá sáng tạo để làm việc với dữ liệu.

Nếu đang tìm kiếm một cách mới mạnh mẽ để quản lý dữ liệu, Microsoft Excel cho Windows hiện có phần mềm được tích hợp để trợ giúp đó là Microsoft Power Query. Đây là một công cụ mới giúp bạn kiểm soát bảng tính của mình nhiều hơn bao giờ hết.

• Các cách ẩn dữ liệu trên Excel
• Cách tạo biểu mẫu nhập dữ liệu trong Excel
• Cách so sánh dữ liệu trên 2 cột Excel

Microsoft Power Query là gì?

Power Query (được biết đến trong Microsoft Excel 2016 với tên gọi Get & Transform) là một công cụ chuyển đổi dữ liệu được tích hợp ngay trong Microsoft Excel. Nó cho phép nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, thực hiện thay đổi và tải dữ liệu ngay vào workbook Excel.

Khi nhập vào Power Query, nó sẽ tạo kết nối đến dữ liệu. Sử dụng kết nối này, bạn có thể làm việc với dữ liệu trong trình chỉnh sửa và thực hiện các thay đổi trước khi lưu.

Power Query sẽ lưu thay đổi dưới dạng các bước trong một file được gọi là Query để có thể sử dụng bất cứ khi nào. Bạn có thể nghĩ nó như macro trong lập trình VBA.

• Cách bật macro trên Excel

Nếu thường xuyên làm việc với dữ liệu, đây là lý do tuyệt vời để sử dụng Power Query.

1. Microsoft Power Query được tích hợp trong Excel

Power Query rất đơn giản. Nếu sử dụng Excel 2016 trở lên trên máy tính, người dùng đã có Power Query. Bạn không cần phải tải bất cứ phần mềm bổ sung hoặc có kiến thức lập trình để sử dụng công cụ này.

Để làm việc với Power Query, đơn giản chỉ cần mở workbook, chọn tab Data trong ribbon và click vào Get Data để chọn nguồn lấy dữ liệu. Bây giờ bạn đã sẵn sàng sử dụng Power Query.

Lưu ý: Đối với lập trình viên, Microsoft phát triển một ngôn ngữ mới cho Power Query được gọi là M. Người dùng nâng cao có thể viết code script sử dụng ngôn ngữ M. Đây là một khái niệm cao cấp hơn nhưng cung cấp thêm sức mạnh và giá trị cho người dùng chuyên nghiệp.

2. Dễ sử dụng trình chỉnh sửa

Power Query cung cấp giao diện đơn giản để làm việc với dữ liệu. Khi tải dữ liệu bạn có thể thực hiện thay đổi bên trong trình chỉnh sửa, không yêu cầu lập trình.

Nếu đã quen thuộc với Excel, việc sử dụng trình chỉnh sửa dễ dàng hơn nhiều vì nó trông rất giống với cửa sổ trong Excel.

Nếu cần chỉnh sửa dữ liệu, bạn có thể thực hiện ngay trong trình chỉnh sửa. Một số ví dụ bạn có thể thực hiện với dữ liệu:

• Thêm hoặc xóa cột trong bảng
• Lọc dữ liệu theo cột
• Kết hợp hai bảng với nhau
• Sắp xếp dữ liệu bằng cách sử dụng bộ lọc Excel
• Đổi tên cột
• Xóa lỗi từ bảng

Khi thực hiện xong thay đổi, chỉ cần xuất kết quả ngay vào workbook Excel. Thật dễ dàng để làm việc với nhiều trang tính mà không cần mở từng trang và thực hiện thay đổi.

3. Thực hiện các công việc lặp lại một cách đơn giản

Một việc phổ biến khi làm việc với workbook Excel là phải thực hiện cùng một số thay đổi cho các bảng tính khác nhau.

Giả sử bạn có báo cáo bán hàng tháng 7 và cần thực hiện một số thay đổi. Mở bảng tính, thay đổi và lưu. Sau một tháng, bạn lại có báo cáo tháng 8 và cũng cần thực hiện thay đổi tương tự.

Với Excel, người dùng cần mở workbook và thực hiện tất cả các thay đổi để có kết quả tương tự. Tùy thuộc vào số lượng thay đổi, quá trình này có thể mất nhiều thời gian của bạn. Tuy nhiên Power Query có thể giải quyết vấn đề này.

Khi kết nối workbook sử dụng Power Query và thực hiện thay đổi, những thay đổi này được lưu thành các bước. Các bước chỉ là hướng dẫn bạn cung cấp cho Excel để thay đổi dữ liệu (ví dụ, xóa cột này hoặc sắp xếp bảng này theo màu sắc).

Tất cả các bước sẽ được lưu lại với nhau, tạo một gói nhỏ gọn. Bạn có thể áp dụng nhóm các bước này cho một bảng tính mới chỉ bằng một cú click chuột, thay vì thực hiện thay đổi từ bảng này sang bảng khác.

4. Không cần kiến thức lập trình

Excel có thể lập trình bằng Visual Basic for Application (VBA), nhưng có nhiều thứ cần phải học. Bạn cũng có thể sử dụng các ngôn ngữ lập trình khác với Excel nhưng đòi hỏi nhiều thiết lập.

• Cách cài đặt VBA trong Excel

May thay, bạn không cần kiến thức lập trình để sử dụng Power Query. Trình chỉnh sửa có giao diện đồ họa dễ sử dụng. Bạn chỉ cần click vào giao diện để thực hiện thay đổi. Nó trông rất giống với Excel.

5. Thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau

Power Query có thể lấy dữ liệu từ nhiều nơi khác nhau. Nếu muốn làm việc với dữ liệu từ trang web, bạn có thể nhập nó dễ dàng. Power Query cũng có thể lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như:

• File CSV
• File văn bản
• Cơ sở dữ liệu SQL
• File XML
• Microsoft Access Databases

Có nhiều nguồn khác bạn có thể sử dụng, nhưng đừng làm dụng.

Tại sao không chỉ sử dụng Microsoft Excel?

Excel khá mạnh mẽ, không có nghi ngờ gì về nó. Nhưng nếu sử dụng nhiều trang tính khác nhau, bạn sẽ có nhiều công việc cần quản lý.

Power Query không phải là bảng tính mà là bảng điều khiển để bạn có thể làm việc với dữ liệu. Bố cục tương tự như Excel để giúp bạn làm việc dễ dàng hơn. Bạn có thể làm việc rất hiệu quả bằng cách kết hợp các điểm mạnh của Excel và Power Query.

Có rất nhiều lý do tuyệt vời để bắt đầu sử dụng Power Query quản lý bảng tính. Nếu nắm vững những điều cơ bản của chương trình này, bạn có thể tạo các bảng và làm việc với dữ liệu dễ dàng hơn nhiều.