Cách chuyển PDF sang Excel bằng AI và nhiều công cụ khác

Để chuyển file PDF sang Excel giữ nguyên định dạng thì chúng ta có rất nhiều cách thực hiện khác nhau. Bạn có thể dùng phần mềm để chuyển đổi file PDF sang Excel với phần mềm hoàn toàn miễn phí. Hoặc đơn giản hơn, người dùng chỉ cần dùng các công cụ trực tuyến để chuyển từ file PDF sang Excel không bị lỗi font chữ. 

Các công cụ hỗ trợ chuyển đổi bên cạnh chuyển PDF sang Excel thì bạn có thể sử dụng thêm nhiều tùy chọn khác như chuyển đổi ngược lại từ Excel sang PDF hoặc PDF sang Word. Dưới đây là tổng hợp các cách chuyển PDF sang Excel giữ nguyên định dạng.

1. Chuyển PDF sang Excel bằng Copilot

Việc trích xuất dữ liệu từ các tệp PDF sang bảng tính Excel thủ công có rất nhiều cách thực hiện khác nhau, trong đó có cả công cụ AI. Microsoft Copilot AI cung cấp một phương pháp đơn giản để tự động hóa quá trình chuyển đổi này, giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công và giảm thiểu lỗi. 

Sử dụng Copilot trong Excel

Lưu ý: Bạn cần có gói Microsoft 365 đang hoạt động để truy cập Copilot AI.

Bước 1:

Sau khi kích hoạt Copilot AI, hãy mở một bảng tính Excel mới hoặc truy cập vào file Excel mà bạn muốn nhập dữ liệu từ PDF. Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng Copilot trên thanh công cụ Ribbon.

Bước 2:

Trong thanh bên bạn nhập câu lệnh rõ ràng để Copilot AI có thể hiểu yêu cầu bạn muốn thực hiện. Ví dụ:

• Convert PDF data to Excel
• Import data from PDF file
• Extract table data from my PDF file and insert it into this spreadsheet

Copilot AI sẽ yêu cầu bạn chọn file PDF cần chuyển đổi. Nhấn Browse rồi chọn file PDF rồi nhấn Open

Sau đó, Copilot sẽ phân tích tài liệu, nhận diện các bảng biểu, số liệu và dữ liệu có cấu trúc để chuẩn bị nhập vào Excel.

Bước 3:

Sau khi xử lý xong, Copilot AI sẽ hiển thị bản xem trước của dữ liệu được trích xuất. Hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo thông tin chính xác.

Bạn nên kiểm tra lại để đảm bảo dữ liệu chính xác. Nếu cần chỉnh sửa, có thể nhập thêm các câu lệnh như:

• Fix date formatting (Sửa định dạng ngày tháng)
• Split addresses into separate columns (Tách địa chỉ thành các cột riêng)

Khi đã kiểm tra xong dữ liệu xem trước, nhấn Insert Data để xác nhận nhập.

Copilot AI sẽ tự động đưa dữ liệu từ PDF vào bảng tính Excel theo định dạng phù hợp.

Sử dụng Copilot trong Word

Bạn cũng có thể trích xuất dữ liệu bằng Copilot AI trong Microsoft Word trước, sau đó chuyển dữ liệu sang Excel.

Bước 1:

Trong giao diện Word bạn nhấn vào Copilot, sau đó trong thanh bên của Copilot nhập câu lệnh: Extract tables from PDF file.

Khi được yêu cầu, chọn file PDF cần xử lý. Copilot AI sẽ quét tài liệu và trích xuất các bảng dữ liệu vào tài liệu Word.

Bước 2:

Sau khi Copilot chèn các bảng đã trích xuất vào Word, hãy kiểm tra lại dữ liệu để chỉnh sửa nếu cần. Chọn bảng dữ liệu trong Word, sau đó copy bảng tính đó vào giao diện Excel.

Excel sẽ tự động sắp xếp dữ liệu thành các hàng và cột phù hợp.

2. Convert PDF sang Excel trực tuyến trên QTM

QuanTriMang có sẵn công cụ để chuyển file PDF sang Excel. Bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập tool chuyển PDF sang Excel 

Bước 2: Chọn PDF to Excel

Bước 3: Nhấp vào Choose File và chọn file PDF cần chuyển đổi

Bước 4: Chờ một lát để chương trình tải file lên

Bước 5: Nhấp vào Convert để chuyển file PDF sang Excel

Bước 6: Nhấp vào Download để tải file đã chuyển đổi xong về máy. 

Có rất nhiều lựa chọn công cụ chuyển đổi trực tuyến hỗ trợ người dùng, cho phép bạn chuyển đổi hoàn toàn miễn phí.

3. Convert PDF sang Excel bằng Smallpdf

Smallpdf là một trình chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí cung cấp một bộ công cụ chỉnh sửa và chuyển đổi hạn chế nhưng hữu ích. Mặc dù nó không thể sánh với khả năng của một trình chỉnh sửa PDF trả phí, nhưng nó cung cấp một cách để thực hiện các thay đổi cơ bản đối với tài liệu một cách nhanh chóng.

Bước 1:

Người dùng truy cập link bên dưới rồi tại giao diện bạn chọn phương thức tải file PDF lên, theo file có sẵn trong máy tính hoặc file lưu trên các dịch vụ đám mây.

https://smallpdf.com/pdf-to-excel

Bước 2:

Sau khi tải file PDF lên trang chủ của Smallpdf, quá trình chuyển đổi file được tiến hành ngay sau đó.

Bước 3:

Kết quả người dùng có được file Excel như dưới đây. Chúng ta nhấn vào biểu tượng download để tải file xuống hoặc chia sẻ file, tải file lưu trữ trên Google Drive, Dropbox.

4. Freepdfconvert chuyển PDF sang Excel

https://www.freepdfconvert.com/pdf-to-excel

Bước 1:

Người dùng cũng lựa chọn cách thức tải file mà Freepdfconvert hỗ trợ.

Bước 2:

Quá trình chuyển đổi diễn ra ngay sau đó và chúng ta có tùy chọn để tải file Excel hoàn thành xuống máy tính, hoặc tải chúng lên Dropbox và Google Drive.

5. ilovepdf convert PDF sang Excel

https://www.ilovepdf.com/pdf_to_excel

iLovePDF là một nền tảng nguyên vẹn bao gồm tất cả các công cụ được sử dụng trong tài liệu PDF. Với iLovePDF trực tuyến, bạn có thể hợp nhất, nén, căn chỉnh, chuyển đổi và thậm chí mở khóa các file PDF của mình bằng một vài cú nhấp chuột. Nó có sẵn như một công cụ trực tuyến. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng ứng dụng iLovePDF dành cho desktop để hoạt động trên PC hoặc Mac chạy Windows của mình. iLovePDF là một công cụ tiện lợi cũng có sẵn cho các thiết bị Android và iOS.

Các tính năng chính của iLovePDF

Ứng dụng này giúp mọi người dễ dàng chỉnh sửa và sắp xếp các file PDF của họ. Sau đây là những tính năng nổi bật do iLovePDF cung cấp:

• Hợp nhất và tách file PDF: iLovePDF cho phép người dùng kết hợp các file PDF theo thứ tự của riêng họ hoặc tách các trang không mong muốn khỏi file.
• Chỉnh sửa PDF: Tính năng mới này của iLovePDF cho phép bạn thêm văn bản, hình dạng và hình ảnh vào các trang của tài liệu. Hơn nữa, người ta cũng có thể chỉnh sửa màu sắc và kích thước phông chữ cho phù hợp.
• Thêm watermark và chuyển đổi: Nếu bạn đang chính thức phát hành bất kỳ tài liệu nào ở dạng PDF, iLovePDF cho phép bạn đóng dấu bất kỳ hình ảnh nào trên PDF. Ngoài ra, bạn cũng có thể chuyển đổi PDF sang các định dạng khác và ngược lại, chuyển những định dạng khác nhau thành file PDF.
• Mở khóa và bảo vệ file PDF: Người ta có thể xóa mật khẩu bảo mật khỏi bất kỳ file PDF nào và bảo vệ nó bằng mật khẩu để bảo mật.

Bước 1:

Bạn truy cập vào link trên để vào trang chủ của Ilovepdf. Sau đó bạn nhấn Select PDF hoặc kéo và thả file PDF có sẵn trong máy tính vào giao diện trang chủ để tiến hành chuyển đổi. Hoặc người dùng cũng có 2 dịch vụ lưu trữ khác để tải file lên Ilovepdf.

Bước 2:

Khi file PDF được tải lên trang chủ, nếu người dùng muốn tải thêm file PDF khác thì nhấn chọn vào biểu tượng Add more files rồi cũng chọn cách thức để tải file lên.

Bước 3:

Cuối cùng nhấn vào khung màu đỏ Convert to Excel để tiến hành chuyển đổi định dạng file.

Chúng ta chờ quá trình convert file PDF hoàn thành. Kết quả bạn được file PDF như hình dưới đây. Nhấn Download Excel để tải file xuống hoặc tải lên các dịch vụ lưu trữ, chia sẻ link qua URL và mã QR.

6. Simplypdf convert PDF sang Excel

https://simplypdf.com/Excel

Bước 1:

Simplypdf chỉ hỗ trợ người dùng tải file PDF có sẵn trong máy tính mà thôi.

Bước 2:

Bên dưới là các tùy chọn để thiết lập cho file PDF chuyển đổi. Nhấn Show more options để mở rộng thêm các thiết lập. Nếu file PDF có mật khẩu thì bạn nhập vào PDF Password. Chúng ta chọn vùng dữ liệu muốn chuyển sang file PDF tại Page Range.

Cuối cùng nhấn nút Convert màu vàng để tiến hành chuyển đổi.

Bước 3:

Chúng ta chờ quá trình chuyển đổi thành công. Khi có file Excel hoàn chỉnh bạn nhấn vào Click here to download it để tải file xuống là xong.

7. Convert PDF sang Excel bằng PDF to ExcelConvert

• Tải phần mềm PDF to ExcelConverter

Bước 1:

Chúng ta tải phần mềm theo link bên trên rồi tiến hành cài đặt trên máy tính.

Bước 2:

Phần mềm sẽ cho dùng thử trong vòng 10 ngày trước khi chúng ta quyết định mua sản phẩm để sử dụng. Nhấn Next để chuyển vào giao diện phần mềm.

Bước 3:

Trong giao diện phần mềm chúng ta sẽ nhìn thấy toàn bộ thư mục trên máy tính. Bạn nhấn vào thư mục chứa file PDF muốn chuyển đổi. Ngay lập tức file PDF sẽ hiển thị ở cột bên phải.

Chúng ta click vào tên file PDF rồi nhấn nút Convert Excel bên dưới.

Bước 4:

Hiển thị thư mục để lưu file Excel sau khi chuyển đổi. Nhấn Save để lưu lại và tiến hành chuyển đổi file PDF. Bạn chờ quá trình chuyển đổi hoàn thành 100% là xong.

8. Phần mềm PDF To Excel Converter

• Tải PDF To Excel Converter

Bước 1:

Chúng ta tải phần mềm theo link bên trên rồi tiến hành cài đặt trên máy tính.

Bước 2:

Hiển thị giao diện của phần mềm. Tại đây người dùng nhấn chọn vào khung Add a PDF File Now hoặc nhấn vào biểu tượng dấu cộng màu xanh trên thanh công cụ để tải file.

Bước 3:

Trong giao diện của phần mềm chúng ta nhấn vào nút Browse tại Output Folder để chọn thư mục lưu file đầu ra. Sau khi thiết lập xong nhấn Start Converting Now để tiến hành chuyển đổi file.

Quá trình chuyển đổi được thực hiện và tiến hành ngay sau đó.

Kết quả bạn được thư mục với 3 định dạng file như hình dưới đấy.

9. Chuyển đổi PDF sang Excel không cần phần mềm bên thứ ba

Chuyển đổi PDF thành bảng tính Excel có thể hữu ích khi bạn cần phân tích, sắp xếp hoặc thao tác dữ liệu được lưu trữ ở định dạng PDF. Rất may là bạn không cần phải dựa vào các công cụ của bên thứ ba vì Microsoft Excel cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi bất kỳ file PDF nào thành bảng tính Excel.

Microsoft Excel giúp người dùng dễ dàng nhập dữ liệu từ nhiều loại file khác nhau, bao gồm cả PDF. Cho dù bạn cần trích xuất một bảng duy nhất hay nhiều trang dữ liệu, Excel cho phép nhanh chóng chuyển đổi nội dung PDF thành định dạng bảng tính có thể chỉnh sửa.

Để nhập dữ liệu từ PDF vào bảng tính Excel, hãy làm theo các bước sau:

• Mở một bảng tính Excel trống và chuyển sang tab Data.
• Nhấp vào nút Get Data, đi tới From File và chọn From PDF từ menu phụ.
• Trong cửa sổ file explorer xuất hiện, hãy định vị và chọn file PDF bạn muốn chuyển đổi, sau đó nhấp vào Import.
• Excel sẽ phân tích file PDF, sau đó liệt kê các bảng và trang trong PDF có chứa dữ liệu có thể nhận dạng được.
• Chọn một bảng trong phần Navigator để xem trước bảng đó và nhấp vào Load để nhập bảng đó vào bảng tính.
• Nếu bạn muốn nhập nhiều bảng từ file PDF của mình, hãy tích vào hộp kiểm Select multiple items, chọn bảng và nhấp vào Load.

Và thế là xong! Dữ liệu PDF của bạn bây giờ sẽ xuất hiện trong workbook Excel, sẵn sàng để bạn phân tích, sắp xếp và thao tác khi cần. Sau khi hoàn tất, hãy nhớ lưu file Excel để bảo toàn công việc.

Có những phương pháp khác để trích xuất dữ liệu từ PDF vào Excel, chẳng hạn như sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF sang Excel chuyên dụng, các công cụ trực tuyến hoặc sao chép và dán dữ liệu thủ công. Tuy nhiên, sử dụng tính năng nhập PDF tích hợp của Excel thường là tùy chọn thuận tiện nhất, đặc biệt là nếu bạn đã làm việc trong Excel.

Trên đây là một số công cụ hỗ trợ người dùng chuyển đổi từ PDF sang file Excel. Bạn sẽ có lựa chọn giữa những công cụ chuyển đổi trực tuyến và phần mềm chuyển đổi. Đa số khi convert PDF trực tuyến đều hỗ trợ thực hiện nhiều file cùng lúc.