Tiết kiệm bằng các công cụ hội thảo trực tuyến

Quản trị mạng - Nếu bạn không thích tham dự các cuộc hội thảo doanh nghiệp, tại sao không sử dụng các công cụ Internet hữu dụng để lên kế hoạch các nhóm làm việc và điều hành nhóm một cách hiệu quả hơn. Tất cả các công cụ này đều làm việc trên hầu hết các trình duyệt thông dụng thêm vào đó một trong hầu hết các công cụ này đều được cung cấp miễn phí hoặc có giá thành rất rẻ. Tuy nhiên để hiểu và biết được công cụ nào phù hợp với hoàn cảnh riêng của từng tình huống thì bạn cần phải đọc và tìm hiểu qua các công cụ mà chúng tôi giới thiệu trong bài này.

Đồng bộ nhiều Calendar với nhau

Hầu như các tình huống hay gặp nhất là khi bạn muốn đồng bộ một bộ lịch công tác (calendar) dùng chung, chẳng hạn như giữa các PDA của ai đó và Microsoft Outlook của họ, hoặc giữa calendar của ông chủ với calendar của thư ký. Nhiều dịch vụ có thể tạo chia sẻ calendar giữa các thành viên trong các nhóm làm việc với nhau (hoặc thậm chí giữa các thành viên gia đình hoặc bạn bè) một cách đơn giản hơn. Google Calendar và Yahoo Calendar đều cho phép đồng bộ calendar miễn phí, một số lớn các sản phẩm khác như Connect của Calgoo, MobileMe của Apple và iTunes cho các máy tính và iPhones của họ, NuevaSync và SugarSync đều làm việc tốt với cả hai dịch vụ. BusySync và Spanning Sync cũng có thể đồng bộ giữa iCal calendars của Apple với Google Calendar.

Tuy nhiên các dịch vụ đồng bộ này không phải lúc nào cũng làm việc như mong đợi. Một phần của vấn đề là hầu hết các bộ lịch công tác (calendar) trực tuyến và các sản phẩm lập kế hoạch đều sử dụng email cho việc thông báo các sự kiện và lời mời, chính vì vậy các chương trình calendar khác rất khó có thể nhận ra hoặc làm việc trên các thông điệp email như vậy theo một cách thức nhất quán nào đó. Một vấn đề khác nữa là nếu bạn nhận một email từ chương trình calendar có nhúng URL, khi đó dịch vụ antispam của công ty bạn rất có thể sẽ khóa chặn email này. Và trong một tình huống khác chẳng hạn, khi hai người trên hai máy chủ Microsoft Exchange khác nhau có thể sẽ muốn lập kế hoạch cho một cuộc hội thảo chung – mặc dù có thể câu kết cả hai calendar của Exchange để đồng bộ với cùng tài khoản Google Calendar nhưng vẫn rất khó khăn trong thao tác thực hiện. Một giải pháp khác mang tính tiềm tàng cho vấn đề cuối cùng đó là sử dụng MailShadow for Google Apps của Cemaphore để đồng bộ hóa các máy chủ Exchange với Google Calendar; phần mềm có giá 60$ cho mỗi tài khoản email trong một năm sử dụng.

Có một thứ và cả Google Calendar và Yahoo Calendar đều làm rất tốt đó là gửi ra các bộ nhắc nhở email về các cuộc hội thảo có tính chất định kỳ đến một số các địa chỉ cần thiết nào đó. Chỉ cần bạn nhập vào các địa chỉ đúng thì chức năng này sẽ làm việc tốt.

Cho phép máy khách thiết lập các cuộc gặp

Điều gì sẽ xảy ra nếu khách của bạn hoặc những người khác không phải nhân viên trong công ty đặt một cuộc hẹn trực tiếp với bạn? Trước đây, các thư ký sẽ phải chịu trách nhiệm về lịch hay thời gian biểu của ông chủ và họ phải thiết lập thời gian hội thảo bằng giấy và mực. Tuy nhiên ngày nay, bạn có thể chỉ cho khách hoặc các đồng nghiệp bên ngoài sử dụng bộ tự lập kế hoạch hẹn gặp trên web, chẳng hạn như HourTown hoặc TimeDriver. Các site này có thể hiển thị sự rảnh rỗi của các nhân viên cùng biên chế cũng những thời điểm họ bận rộn với các công việc khác, ngoài ra còn có một bảng kiểm kê thời gian cho các cuộc hẹn gặp. Chúng cũng gửi đi các thông báo email và không yêu cầu bất cứ một phần mềm đặc biệt nào ngoài trình duyệt web để xác nhận cuộc hẹn. Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh lịch biểu khi đi công tác xa hoặc không available. Cả hai dịch vụ này đều được cung cấp với một giá thành phải chăng: TimeDriver có 90 ngày dùng thử và giá thành sử dụng trong một năm là 30$, còn HourTown cung cấp dưới ba hình thức khác, trong đó có hình thức miễn phí cho phép sử dụng trong hai tháng.

Thiết lập một thời điểm hội thảo hoặc thay đổi lịch công tác

Nếu gặp phải tình huống mà ở đó bạn muốn sắp xếp thời gian hội thảo cho mọi người đến từ các công ty khác thì bạn làm thế nào? Một bộ tổ chức hội thảo có thể gửi đi một thông báo email với một loạt các khoảng thời gian mở có thể, và yêu cầu người tham gia kiểm tra xem quãng thời gian nào phù hợp với họ. Tuy nhiên nếu bạn đã thử tổ chức lại kiểu hội thảo này, chắc chắn bạn sẽ rất vất vả với các đáp trả email đến từ các thành viên tham gia.

Các dịch vụ miễn phí như SetMeeting.com (của Meeting Agent) và Doodle là các dịch vụ rất hữu dụng trong các hoàn cảnh này. Điểm yếu lớn nhất của SetMeeting.com là khi bạn khởi tạo quá trình, nó không cho phép bạn thay đổi location của cuộc hội thảo mà không hủy bỏ và bắt đầu lại từ đầu. Doodle, là một dịch vụ kém phức tạp hơn và có ít tính năng hơn, nhưng nó có thể giúp bạn tìm ra được khoảng thời gian cần thiết cho cuộc hội thảo của mình.

Một tình huống khác có thể liên quan đến ở đây là, một số lớn các nhân viên làm việc theo ca hoặc những người tình nguyện viên (đây là những người có nhiều thời gian hơn cho việc sắp lịch). Tuy đây không thực sự là một vấn đề lập lịch kế hoạch cho cuộc hội thảo nhưng nó cũng có thể sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian nếu bạn tự sắp đặt công việc thông qua một loạt các email gửi đi gửi lại. Các dịch vụ thu phí như Schedulefly và Shiftboard đã được thiết kế để thực hiện mục đích này. Trước đây nó được phát triển cho các nhân viên nhà hàng, tuy nhiên sau này được lại được xây dựng cho thị trường chăm sóc sức khỏe. Cả hai đều mở rộng phạm vi của chúng và có thể chạy trên bất kỳ trình duyệt nào. Schedulefly có giá 20$ mỗi tháng cho 19 người dùng; Shiftboard bắt đầu với mức giá 50$ mỗi tháng cho 5 đăng nhập duy nhất. Schedulefly cũng có plug-in của Facebook vì vậy bạn có thể thông báo về sự thay đổi thời gian ở đây.

Gửi đi những cảnh báo về chuyến đi của chúng ta đến các đồng nghiệp ở xa

Một dịch vụ được cung cấp bởi Tripit.com. Ý tưởng đằng sau dịch vụ này là bạn có thể post những sắp đặt về chuyến đi của mình và sử dụng các tính năng mạng xã hội của nó để thông báo cho những người có liên quan về thời điểm bạn đến nơi gần nhất với họ. Rõ ràng việc thiết lập đó sẽ phải gửi đi nhiều lời mời đến các mạng xã hội khác và phải gặp gỡ nhiều người (chí ít cũng là những người mà bạn muốn gặp mặt trực tiếp) để join vào Tripit của bạn. Tuy nhiên khi bạn có một mạng các bạn bè của mình, việc thông báo cho họ về chuyến đi của bạn là một cách hoàn toàn dễ dàng: Chỉ cần forward xác nhận email cho chuyến bay của mình hoặc đặt trước khách sạn với một địa chỉ cụ thể (plans@tripit.com), site sẽ tự động phân tích các thông tin trong xác nhận và chỉ ra ai đang di chuyển và post kế hoạch hành trình đến mạng của bạn. Dịch vụ này được cung cấp hoàn toàn miễn phí, nó có thể tích hợp với mạng LinkedIn để bạn không phải tập hợp mạng các thông báo của mìn từ con số 0.