5 thủ thuật Excel dashboard giúp bạn tiết kiệm hàng giờ khi mới bắt đầu

Bạn vẫn nhớ lần đầu tiên thử tạo dashboard trong Excel chứ? Bạn phải nhìn chằm chằm vào hàng loạt hàng dữ liệu, loay hoay với các công thức và vật lộn với việc sắp xếp biểu đồ, cuối cùng chỉ nhận được một bảng tính lộn xộn gần như không thể sử dụng được. Điều đa phần mọi người không nhận ra lúc đó là chỉ cần một vài kỹ thuật đơn giản cũng có thể giúp tiết kiệm vô số giờ đồng hồ và khiến toàn bộ quá trình trở nên bớt khó khăn hơn rất nhiều.

Nếu bạn từng rơi vào tình huống tương tự, có lẽ bạn sẽ thấy hữu ích khi học một vài thủ thuật tăng năng suất trong Excel có thể thay đổi cách bạn xây dựng bảng điều khiển. Bạn không cần phải là chuyên gia hoặc biết mọi công thức để sử dụng chúng hiệu quả. Chỉ cần một chút luyện tập, bạn có thể chuyển từ dữ liệu thô sang bảng điều khiển tương tác, gọn gàng trong thời gian ngắn hơn nhiều so với bạn tưởng.

Pivot Table

Tóm tắt hàng nghìn hàng chỉ trong vài giây mà không cần công thức

Pivot Table nghe có vẻ khó hiểu, nhưng chúng là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất của Excel để xử lý các tập dữ liệu lớn. Thay vì viết các công thức phức tạp để tính tổng, trung bình hoặc số đếm, bạn chỉ cần kéo và thả các trường vào đúng vị trí.

Ví dụ, bạn có một tập dữ liệu chứa 1.500 dòng giao dịch bán hàng trên các khu vực, sản phẩm và tháng khác nhau. Trước khi biết đến Pivot Table, mọi người thường dựa vào hàm SUMIFS trong Excel để trả lời các câu hỏi như “Sản phẩm nào bán chạy nhất ở vùng Đông Bắc?”. Điều đó có nghĩa là phải thiết lập các công thức riêng biệt cho từng sản phẩm – một quá trình tốn thời gian với chỉ một vài mặt hàng và gần như không thể thực hiện được với hàng trăm mặt hàng. Với Pivot Table, bạn có thể nhận được câu trả lời tương tự trong chưa đầy 1 phút.

Để tạo Pivot Table, hãy bắt đầu bằng cách chọn vùng dữ liệu của bạn. Sau đó, vào Insert > Tables > PivotTable > From Table/Range. Khi Excel hỏi vị trí đặt, mọi người thường chọn New Worksheet. Trên trang tính mới, bạn sẽ thấy các tiêu đề cột trong bảng điều khiển bên phải. Từ đó, chỉ cần kéo chúng vào các vùng Rows, Columns, Values hoặc Filters tùy thuộc vào cách bạn muốn phân tích dữ liệu. Ví dụ, để tìm sản phẩm bán chạy nhất ở vùng Đông Bắc, hãy kéo Vùng vào Cột, Sản phẩm vào Hàng và Doanh thu vào Giá trị. Đó là câu trả lời của bạn!

Điều tuyệt vời về Pivot Tables là chúng tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn của bạn thay đổi. Thay vì tính toán lại hoặc viết lại công thức, bạn chỉ cần làm mới Pivot Table và luôn có được những thông tin chi tiết mới nhất trong tầm tay.

Pivot Chart

Trực quan hóa dữ liệu PivotTable chỉ bằng một cú nhấp chuột

Sau khi bạn đã xây dựng PivotTable, việc chuyển đổi nó thành biểu đồ gần như quá dễ dàng. Chỉ cần nhấp vào bất kỳ đâu bên trong bảng, vào Insert > PivotChart và chọn loại biểu đồ bạn muốn. Bạn thậm chí sẽ nhận được đề xuất về biểu đồ tốt nhất cho dữ liệu của mình.

Sau khi chọn một loại phù hợp, Excel sẽ ngay lập tức tạo một biểu đồ động tự động cập nhật bất cứ khi nào PivotTable thay đổi. Bạn sẽ thấy biểu tượng dấu cộng và biểu tượng cọ vẽ bên cạnh biểu đồ. Nhấp vào chúng và bạn sẽ có thể điều chỉnh các trục, nhãn, kiểu, v.v... cho phù hợp với bảng điều khiển của mình.

Đây là một lợi thế lớn so với các biểu đồ thông thường, vốn yêu cầu bạn phải chọn phạm vi thủ công và bắt đầu lại nếu cấu trúc dữ liệu thay đổi. Với Pivot Charts, mọi thứ đều tự động thích ứng. Thay vì tạo lại biểu đồ sau khi thực hiện thay đổi đối với tập dữ liệu gốc, bạn chỉ cần làm mới Pivot Table (nhấp chuột phải > chọn Refresh), và biểu đồ sẽ cập nhật ngay lập tức với các số liệu mới nhất.

Helper Sheet

Giữ dữ liệu thô và các phép tính phức tạp khỏi chế độ xem bảng điều khiển chính

Khi mới bắt đầu xây dựng dashboard, nhiều người thường cố gắng nhồi nhét mọi thứ - dữ liệu thô, công thức, biểu đồ và định dạng - vào một trang tính duy nhất. Kết quả là mọi thứ rất lộn xộn, khó hiểu và gần như không thể khắc phục sự cố khi có vấn đề.

Đó là lúc các Helper Sheet (trang tính trợ giúp) phát huy tác dụng. Bằng cách tách biệt công việc trong nền khỏi dashboard được trau chuốt, bạn giữ mọi thứ ngăn nắp hơn và dễ bảo trì hơn nhiều. Các trang tính trợ giúp khác với những cột trợ giúp, là các cột bổ sung mà bạn thêm vào bên trong tập dữ liệu để giúp những công thức dễ hiểu hơn.

Một thiết lập hiệu quả là có một trang tính cho dữ liệu thô, một trang tính khác cho các phép tính, và một trang tính cuối cùng cho chính dashboard, trong đó chỉ hiển thị những biểu đồ, số liệu chính và các lát cắt.

Slicer và bộ lọc

Nhanh chóng tập trung vào các bản ghi liên quan

Slicer là các nút lọc trực quan cho phép bạn khám phá dữ liệu mà không cần viết một công thức nào. Chúng đặc biệt mạnh mẽ khi được liên kết với Pivot Table và Pivot Chart, vì bạn có thể lọc và so sánh kết quả ngay lập tức. Tuy nhiên, chúng cũng hoạt động với các bảng Excel thông thường.

Để thêm một slicer, hãy nhấp vào bảng hoặc Pivot Table của bạn, vào Insert > Slicer và chọn các trường bạn muốn lọc theo (khu vực, ngày, v.v...). Excel sẽ tạo một bảng các nút hoạt động như những bộ lọc. Nếu bạn chỉ muốn xem kết quả Quý 1 cho khu vực phía Tây, chỉ cần nhấp vào nút khu vực và quý. Đối với dữ liệu theo thời gian, bạn cũng có thể chèn slicer timeline (Insert > Timeline) để di chuyển giữa các năm, ngày, quý hoặc tháng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tuy nhiên, các bộ lọc truyền thống vẫn đóng một vai trò quan trọng.

Định dạng có điều kiện

Làm nổi bật dữ liệu bằng cảnh báo trực quan

Chỉ riêng các con số có thể khá nhàm chán. Định dạng có điều kiện thêm màu sắc, biểu tượng và thanh dữ liệu để làm nổi bật các mẫu ngay lập tức.

Ví dụ, bạn có thể biến một bảng đơn giản thành bản đồ nhiệt chỉ trong vài giây. Chọn phạm vi ô của bạn, vào Home > Conditional Formatting > Color Scales và chọn một dải màu. Các giá trị cao có thể hiển thị màu xanh lá cây, những giá trị thấp hiển thị màu đỏ, và tất cả các giá trị ở giữa có những sắc thái cho thấy chính xác vị trí của chúng. Thay vì lướt qua các hàng số, mắt bạn sẽ nhìn thẳng vào những điểm nóng.

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải sử dụng các tính năng này một cách có chừng mực. Quá nhiều định dạng sẽ tạo ra nhiễu hình ảnh thay vì sự rõ ràng. Hãy dành chúng cho các số liệu hoặc ngoại lệ quan trọng nhất, để thông tin chính xác sẽ nổi bật khi cần thiết.