8 mẹo làm việc bảng tính Excel cho nhóm

Khi bạn làm chung bảng tính Excel với nhiều người thì có thể xảy ra tình trạng nhầm nội dung của nhiều thành viên với nhau. Sẽ có một vài thủ thuật để các thành viên làm chung bảng tính Excel tìm thông tin cụ thể ở đâu, xử lý nội dung như nào để không nhầm với thành viên khác. Dưới đây là một số mẹo khi làm việc nhóm trong bảng tính Excel.

Thêm trang tính tổng quát menu sheets

Một trong những cách hiệu quả nhất để giúp thành viên dễ điều hướng sổ làm việc Excel đó là thêm trang tính tổng quát menu sheet. Trang tính này là trang đầu tiên mọi người sẽ thấy khi mở sổ làm việc, bao gồm tiêu đề tóm tắt nội dung có trong sổ làm việc, liên kết đến một số trang tính chính….

Đặt tên cho các trang tính, bảng và phạm vi

Khi làm việc trên Excel với nhiều người thì việc đặt tên trang tính, bảng và phạm vi là điều cần thiết để mọi người biết nội dung chi tiết, tránh làm nhầm nội dung mình cần thực hiện.

• 5 cách đổi tên sheet trong Excel
• Cách sử dụng Name Box trong Excel

Sử dụng ghi chú Excel

Ghi chú trong Excel là những chú thích đơn giản được liên kết với từng ô riêng lẻ, cung cấp thêm ngữ cảnh. Thông qua ghi chú này, các thành viên trong nhóm sẽ biết thông tin và hướng dẫn.

• Cách sử dụng ghi chú trong Microsoft Excel

Ẩn sheets không làm việc nhóm

Nếu có những trang sheet không dành để làm việc chung thì bạn nên ẩn trang sheet trong Excel để tránh các thành viên trong nhóm kích nhầm trang sheet cần làm với họ.

• Cách ẩn, giấu sheet trong Excel và cho hiện lại

Khóa ô chặn chỉnh sửa trong Excel

Khóa ô hoặc khóa vùng trong bảng dữ liệu Excel sẽ bảo vệ bảng tính và cũng giúp mọi người biết vùng này không thể nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu khi làm việc.

• Cách khóa cột trong Excel

Tô màu ô trống bằng định dạng có điều kiện trong Excel

Một cách để hướng dẫn nhanh thành viên đến các ô mà bạn muốn họ chỉnh sửa là sử dụng định dạng có điều kiện kết hợp với màu sắc. Thông qua ô định dạng màu có điều kiện, thành viên sẽ chú ý ngay tới vùng dữ liệu đó.

Bạn nhấn chọn Conditional Formatting > New Rule, sau đó bạn nhập điều kiện là Format Only Cells That Contain và bên dưới Format Only Cells With chọn Blanks. Cuối cùng bạn chọn màu sắc cho ô trống. Khi nhập liệu thì ô đó không còn màu xanh nữa do không trống.

Thêm quy tắc nhập dữ liệu trong Excel

Công cụ xác thực dữ liệu của Microsoft Excel giúp đảm bảo mọi người nhập đúng loại thông tin vào các ô nhất định. Khi thành viên nhập dữ liệu vượt quy tắc đều nhận được cảnh báo.

• Cách giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation Excel