Microsoft Lists là gì? Cách sử dụng ra sao?

Hãy tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về Microsoft Lists trong hướng dẫn đầy đủ này! Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tất cả các tính năng tốt nhất của ứng dụng Microsoft Lists với những hướng dẫn chuyên sâu, đồng thời cho bạn biết cách tải ứng dụng và nhiều điều khác nữa.

Microsoft Lists là gì?

Microsoft Lists là một ứng dụng cho phép bạn biên soạn danh sách cho mọi trường hợp. Bạn có thể sử dụng nó làm danh sách việc cần làm hàng ngày nhưng cũng lý tưởng nếu bạn muốn tổng hợp các công thức nấu ăn và theo dõi nhiều số liệu chuyên môn. Ứng dụng này là một trong những dịch vụ mới hơn của Microsoft, được phát hành vào năm 2020.

Ban đầu, Microsoft tạo Lists cho doanh nghiệp. Nhưng kể từ năm 2023, mọi người có tài khoản Microsoft đều có quyền truy cập vào ứng dụng. Bạn có thể sử dụng Microsoft Lists miễn phí và tính năng này có sẵn trên nhiều thiết bị.

• Tải Microsoft Lists cho iOS/iPadOS | Android (Miễn phí)

Microsoft Lists có giống với Microsoft To Do không?

Mặc dù Lists có nhiều điểm chung với ứng dụng Microsoft To Do nhưng cả hai không giống nhau. Microsoft To Do chỉ dành riêng cho danh sách việc cần làm, trong khi bạn có thể sử dụng Lists cho tất cả các loại dự án. Mặc dù bạn có thể tạo danh sách việc cần làm nhưng đây cũng là công cụ tuyệt vời để tạo checklist khi đi du lịch, danh sách mua hàng tạp hóa, v.v...

Bạn có thể làm gì với Microsoft Lists?

Microsoft Lists cho phép bạn thực hiện rất nhiều việc khác nhau. Dưới đây là một số cách tốt nhất bạn có thể sử dụng Microsoft Lists.

1. Sử dụng Microsoft Lists để tạo danh sách chung

Một trong những lợi thế lớn nhất của Microsoft Lists là tính linh hoạt của nó. Bạn có thể sử dụng ứng dụng này để tạo checklist việc đóng gói hành lý cho các chuyến đi sắp tới và ứng dụng này cũng lý tưởng như một danh sách việc cần làm chung cho mỗi ngày. Một cách khác mà bạn có thể sử dụng Microsoft Lists là tạo danh sách trong các danh mục khác nhau (và giữ mọi thứ được sắp xếp hợp lý).

Khi tạo danh sách trong ứng dụng, bạn có thể tùy chỉnh chúng bằng cách thêm màu sắc, mô tả, tên và biểu tượng.

2. Sử dụng chuyên nghiệp

Xét rằng Microsoft Lists ban đầu được thiết kế để sử dụng chuyên nghiệp, không có gì ngạc nhiên khi ứng dụng này có rất nhiều lợi ích nếu bạn muốn sử dụng nó tại nơi làm việc của mình. Bạn có thể sử dụng Microsoft Lists để tạo lịch nội dung, sắp xếp quy trình công việc của mọi người và theo dõi các quy trình khác nhau - chẳng hạn như tiến trình triển khai.

Ngay cả khi không sử dụng nó cùng với người khác, bạn vẫn có thể thấy Microsoft Lists có ích khi sử dụng cho riêng mình. Ví dụ, bạn có thể sử dụng nó để theo dõi các dự án của mình khi còn là sinh viên. Bên cạnh việc sử dụng Microsoft Lists, bạn cũng có thể muốn xem các mẹo này để tăng năng suất trong lớp nếu bạn đang ở trường học.

3. Chia sẻ danh sách của bạn với người khác

Bạn có thể cần chia sẻ danh sách của mình với người khác vì một số lý do. Ví dụ, bạn có thể sống cùng người khác và có trách nhiệm chung là đi chợ hàng tuần. Tương tự, bạn có thể đang lên kế hoạch cho một chuyến đi với người khác và muốn giữ mọi thứ ở cùng một nơi. Dù bằng cách nào, Microsoft Lists đều giúp bạn dễ dàng cộng tác với người khác.

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ danh sách của mình với những người dùng khác nhau và cũng có thể thiết lập các quy tắc cảnh báo họ khi có điều gì đó thay đổi.

Cách sử dụng Microsoft Lists

Bây giờ, bạn đã biết thêm về những gì bạn có thể làm với Microsoft Lists. Hãy xem cách bạn có thể sử dụng ứng dụng. Thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây để tối đa hóa trải nghiệm của bạn.

1. Tạo danh sách trong Microsoft Lists

Microsoft Lists cho phép bạn tạo danh sách từ đầu nhưng bạn cũng có thể chọn từ tuyển tập các template được tạo sẵn. Bao gồm các:

• Yêu cầu du lịch
• Trình theo dõi tiến độ công việc
• Theo dõi chi phí
• Trình lập lịch nội dung
• Theo dõi công thức nấu ăn

Thật dễ dàng để tạo một danh sách mới trong ứng dụng:

1. Chọn New list.

2. Chọn Blank list hoặc một trong các cài đặt preset.

3. Thay đổi tên, biểu tượng, v.v... trước khi chạm vào Create.

2. Quản lý quy tắc trong danh sách

Bạn có thể tạo quy tắc trong Microsoft Lists để thông báo cho người khác khi các khía cạnh khác nhau thay đổi. Nếu bạn cấp quyền chỉnh sửa danh sách cho cộng tác viên của mình, họ có thể chỉnh sửa quy tắc danh sách. Hãy làm theo các bước sau để tạo quy tắc:

1. Đi tới Rules > Create a rule.

2. Chọn một trong các quy tắc từ danh sách có sẵn.

3. Nhập tên hoặc địa chỉ email của người (hoặc những người) mà bạn muốn thông báo về những thay đổi trong danh sách của mình. Sau đó, nhấn vào Create ở góc dưới bên phải.

3. Thêm mục và cột danh sách trong Microsoft Lists

Bạn có thể dễ dàng thêm các mục và cột danh sách mới khi sử dụng Microsoft Lists. Trước tiên, hãy xem cách thêm các mục vào danh sách của bạn:

1. Đi tới danh sách bạn đã tạo hoặc thêm danh sách mới.

2. Chọn Add new item.

3. Nhập văn bản bạn muốn thêm trước khi nhấn phím Enter để thêm nó vào danh sách.

Bạn nên thêm cột nếu cần cộng tác với nhiều người. Chúng cũng hữu ích nếu bạn muốn thêm các phần khác nhau vào danh sách của mình nói chung.

Hãy làm theo các bước sau để thêm cột:

1. Đi tới Add column.

2. Chọn loại nội dung bạn muốn đưa vào cột và nhấn vào Next.

3. Đặt tên và mô tả cho cột mới của bạn. Sau đó, nhấn Save.

4. Cách chia sẻ Microsoft Lists của bạn với người khác

Bất kể lý do bạn cần chia sẻ Microsoft Lists của mình với người khác là gì, việc đó rất dễ dàng. Thực hiện theo các hướng dẫn sau để làm như vậy:

1. Mở danh sách bạn muốn chia sẻ với người khác trong Microsoft Lists.

2. Nhấn vào biểu tượng Share ở đầu màn hình của bạn.

3. Khi cửa sổ tiếp theo xuất hiện, hãy bắt đầu bằng cách nhấn vào biểu tượng răng cưa bên cạnh Copy Link. Tại đây, bạn có thể thay đổi quyền mà bạn cấp cho người dùng khác.

4. Thay đổi quyền của bạn và nhấn Apply khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình.

5. Khi bạn quay lại màn hình chính, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn mời. Nhập tin nhắn nếu bạn cảm thấy cần thiết và nhấn Invite khi bạn sẵn sàng chia sẻ danh sách của mình.

5. Cách sử dụng các template được thiết kế sẵn của Microsoft Lists

Bạn có thể dễ dàng sử dụng các template được thiết kế sẵn của Microsoft Lists cho mục đích học tập hoặc chuyên môn. Đây là cách để làm điều đó:

1. Chọn New list.

2. Chọn template bạn muốn làm việc và chọn Use template.

3. Tùy chỉnh biểu tượng, tên, v.v... của template trước khi nhấn vào Create.

4. Đợi Microsoft Lists tạo template của bạn. Khi đó, hãy điền vào các phần khác nhau theo cách bạn muốn.

Cho dù bạn muốn chỉnh sửa danh sách cá nhân của mình hay chia sẻ các dự án phức tạp hơn với người khác, Microsoft Lists đều có rất nhiều tính năng để sử dụng miễn phí. Tất cả những gì bạn cần làm là đăng nhập - hoặc đăng ký - một tài khoản Microsoft. Hãy thử công cụ này và xem bạn có thể làm gì với nó!