Cách sử dụng Copilot trong Word để đơn giản hóa văn bản phức tạp

Bạn đã bao giờ mong muốn có một nút có thể ngay lập tức biến những văn bản phức tạp thành văn bản đơn giản chưa? Microsoft Copilot trong Word là lựa chọn tốt nhất tiếp theo. Chỉ với một vài prompt, nó biến văn bản rối rắm thành thứ mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu được. Bạn không cần phải là một chuyên gia viết prompt để sử dụng Copilot trong Word.

Tại sao nên dùng Copilot để xử lý văn bản phức tạp?

Nếu là một người làm việc viết lách, bạn cũng phải là một người đọc. Hàng ngày, bạn phải xử lý những ý tưởng phức tạp cần được truyền đạt rõ ràng. Đôi khi, bạn sẽ phải đọc các tài liệu hoặc báo cáo quá kỹ thuật chứa đầy thuật ngữ chuyên ngành.

Bạn có thể biết Copilot là một đối tác viết tốt. Nhưng nó cũng có thể biến một thứ gì đó phức tạp thành thứ dễ hiểu hơn. Bạn có thể đang xử lý bản ghi nhớ, file PDF, hợp đồng và mọi thứ khác. Chỉ cần highlight đoạn văn phức tạp và yêu cầu Copilot viết lại bằng một vài prompt mô tả.

Lưu ý: Copilot là một phần của Windows, Microsoft 365 và Microsoft Edge. Việc học cách sử dụng Copilot hiệu quả phụ thuộc vào ứng dụng và nhiệm vụ.

Prompt Copilot để viết lại văn bản

Như trong tất cả các chatbot AI, việc tạo prompt đúng cách là rất quan trọng. Sau đây là một số prompt và phương pháp yêu thích:

Viết lại để dễ đọc hơn

Đây là cách đơn giản nhất để nắm bắt ngay ý tưởng cốt lõi của bất kỳ nội dung nào. Để đơn giản hóa văn bản phức tạp, hãy sử dụng prompt: Rewrite this to make it easier to read (Viết lại để dễ đọc hơn).

Prompt này giúp Copilot hiểu rằng bạn muốn văn bản đơn giản hơn mà không làm mất đi ý nghĩa của nó. Tùy thuộc vào nhu cầu của mình, bạn cũng có thể chỉ định xem bạn muốn văn bản ngắn gọn hay chi tiết hơn. Nếu vẫn chưa hiểu rõ, nhấp vào Regenerate để có phiên bản khác.

Điều này hiệu quả với ngôn ngữ công ty, Điều khoản dịch vụ, thuật ngữ pháp lý khác hoặc bất kỳ văn bản nào nghe có vẻ vụng về. Copilot diễn đạt lại các câu dài, cắt bỏ phần thừa và thay thế thuật ngữ chuyên ngành bằng ngôn ngữ hàng ngày.

Làm cho phù hợp với trình độ đọc lớp 8

Sử dụng prompt này khi bạn muốn chuyển đổi nội dung cho đối tượng chung hoặc giải thích một khái niệm khó hiểu cho người không quen thuộc với chủ đề này.

Copilot đơn giản hóa vốn từ vựng và cấu trúc mà không làm mọi thứ trở nên vô dụng. Đây là một ý tưởng cho các tài liệu trợ giúp và tài liệu khoa học.

Tất nhiên, bạn có thể thử các trình độ đọc khác với prompt "Make this suitable for a 5th-grade reading level" (Làm cho phù hợp với trình độ đọc lớp 5). Hoặc, làm ngược lại với prompt như "Rewrite this for a professional audience" (Viết lại cho đối tượng chuyên nghiệp).

Tóm tắt đoạn văn này trong một câu

Đôi khi, tất cả những gì bạn cần là ý chính. Prompt này giúp cắt giảm các giải thích dài dòng thành những nội dung cốt yếu. Prompt này lý tưởng để đọc những báo cáo dày đặc hoặc trích xuất tóm tắt từ bất kỳ nội dung nào. Prompt này phù hợp khi năng lượng thấp dẫn đến khả năng tập trung thấp hơn: "Summarize this paragraph in one sentence" (Tóm tắt đoạn văn này trong một câu).

Bạn có thể thêm prompt như "Preserve the key detail about X" (Giữ nguyên chi tiết chính về X) và buộc Copilot giữ lại ý chính đằng sau nội dung.

Những cách sử dụng Copilot khác để làm rõ văn bản

Hãy nhớ rằng, Copilot là một Generative AI. Vì vậy, bạn có thể trò chuyện với nó như thể bạn đang nói chuyện với ai đó trong phòng. Hãy thử các prompt khác nhau và tinh chỉnh chúng dựa trên đầu ra. Ví dụ, bạn có thể thử công thức tạo prompt 4 phần.

Sau đây là một số ý tưởng khác:

"Giải thích như thể tôi 5 tuổi" theo cấp độ tiến bộ

Có một số công cụ "Giải thích như thể tôi 5 tuổi" do AI hỗ trợ (như Hyperwrite). Ý tưởng này có lẽ được mượn từ subreddit phổ biến r/explainlikeimfive.

Để hiểu các chủ đề phức tạp, hãy sử dụng phiên bản được phân loại nhiều hơn, kết nối những cấp độ hiểu khác nhau. Vì vậy, một prompt hàng ngày có thể như thế này: "Explain this like I'm five" (Giải thích điều này như thể tôi 5 tuổi).

Nếu Copilot có thể giải thích theo thuật ngữ mẫu giáo, thì thường có nghĩa là bạn có một điểm khởi đầu tốt để xây dựng: "Now explain it like I'm in high school" (Bây giờ hãy giải thích như thể tôi đang học trung học).

Việc xây dựng được thực hiện dựa trên phiên bản trước với chiều sâu hơn một chút, tuy nhiên, vẫn ở trình độ không phải chuyên gia.

Bây giờ, hãy giải thích như thể bạn là một sinh viên đại học đang học chủ đề này.

Hai prompt đầu tiên xây dựng kiến ​​thức nền tảng. Prompt này bổ sung thêm vốn từ vựng kỹ thuật, khám phá các khái niệm cơ bản và thường bao gồm những ví dụ hoặc tài liệu tham khảo mà người mới bắt đầu sẽ không làm theo. Copilot viết lại phiên bản đơn giản hóa mới bên dưới bản gốc.

Bạn có thể đọc rồi xóa các phiên bản. Ngoài ra, bạn có thể chọn nút Copilot trên ribbon và mở thanh bên.

Chuyển đổi thành danh sách dấu đầu dòng (hoặc bảng)

Bạn có thể yêu cầu Copilot chuyển đổi văn bản thành danh sách dấu đầu dòng hoặc bảng. Điều này giúp cho văn bản phức tạp dễ quét và dễ hiểu hơn. Bảng rất phù hợp với các báo cáo giàu dữ liệu, trong khi những dấu đầu dòng phù hợp với bất kỳ hành động nào có các bước.

Đổi từ bị động sang chủ động

Nếu một chủ đề phức tạp, thì ngữ bị động khiến câu khó theo dõi hơn. Ngược lại, ngữ chủ động thúc đẩy sự rõ ràng bằng cách đặt chủ ngữ ở vị trí trung tâm, cho thấy rõ ai đang làm gì. Đây là một prompt ví dụ: "Analyze the [sentence/paragraph/section] for passive voice. Rewrite it using active voice where appropriate" (Phân tích [câu/đoạn văn/phần] cho ngữ bị động. Viết lại bằng ngữ chủ động khi thích hợp).

Khi viết hoặc đọc, đừng chấp nhận một cách mù quáng phiên bản đầu tiên mà Copilot đưa cho bạn. Hãy sử dụng nó làm cơ sở, sau đó chỉnh sửa bằng nhiều prompt hơn. Copilot, giống như tất cả các chatbot AI, học hỏi từ mỗi cuộc trò chuyện.

Bắt đầu từ những điều nhỏ nhặt. Lấy một khối văn bản dày đặc và yêu cầu Copilot viết lại thành các thuật ngữ đơn giản hơn. Thử nghiệm với các cấp độ đọc, tóm tắt và giải thích ở những độ sâu khác nhau. Bạn sẽ ngạc nhiên về việc bất kỳ chủ đề nào trở nên đơn giản hơn bao nhiêu khi chủ động tham gia vào chủ đề đó.