Tính năng PowerPoint ít được chú ý này là bí quyết để có những bài thuyết trình hoàn hảo

Mỗi khi kết thúc một bài thuyết trình, não chúng ta lại bắt đầu phân tích những khoảng lặng dài kỳ lạ hay hàng triệu tiếng ậm ừ mà mình thốt ra. Cuối cùng, chúng ta cũng phát ngán với việc chỉ tìm ra điểm cần cải thiện sau khi thuyết trình xong.

Đó là lúc một tính năng PowerPoint đã thay đổi hoàn toàn tình thế.

Tại sao tập dượt một mình là không đủ?

Mọi người thường dành nhiều năm trời tập dượt trước gương phòng tắm, như một diễn giả truyền cảm hứng trước đám đông toàn mỹ phẩm. Những người khác có thể rủ người thân đến xem mình tập luyện, hy vọng nhận được phản hồi hữu ích. Nhưng rồi họ chỉ nhận được những lời nhận xét mơ hồ như, "Tuyệt vời!" hoặc "Hay là chậm lại một chút".

Ngay cả khi có thử tự ghi âm bài thuyết trình và xem lại nhiều lần sau đó, bạn vẫn bị giới hạn bởi những lỗi mà mình có thể phát hiện ra. Trừ khi kiêm luôn vai trò huấn luyện viên diễn thuyết, bạn chắc chắn sẽ bỏ lỡ hầu hết các vấn đề về thuyết trình của mình.

Đó chính là vấn đề khi tự tập luyện hoặc lẩm bẩm trong slide: Nó khiến bạn lầm tưởng rằng mình đã sẵn sàng cho một bài thuyết trình xuất sắc. Bạn không nhận ra mình đang nói với tốc độ 200 từ mỗi phút trong khi hầu hết mọi người chỉ có thể xử lý 150 từ/phút. Bạn cũng không hề nhận ra rằng mình nói 1 từ tới 17 lần trong một bài thuyết trình 10 phút. Và bạn không hề biết rằng giọng nói của mình sẽ trở nên đều đều ngay khi bắt đầu đọc các gạch đầu dòng.

Điều bạn cần là những phản hồi khách quan, cụ thể, có thể giúp bạn cải thiện cách trình bày mà không cần phải trả tiền cho một huấn luyện viên thuyết trình, đăng ký một khóa học diễn thuyết trước công chúng, hay tìm kiếm sở thích mới để cải thiện kỹ năng diễn thuyết trước công chúng. Hãy sử dụng Speaker Coach, trước đây gọi là Presenter Coach, một tính năng miễn phí và dễ sử dụng. Ứng dụng này sẽ lắng nghe cách bạn trình bày, phân tích tốc độ, cách lựa chọn từ ngữ và giọng điệu của bạn, đồng thời cho bạn thấy chính xác những gì khán giả nghe và thấy. Nói cách khác, nó thay thế câu "Tôi nghĩ tôi nói ổn" của bạn bằng câu "Đây là giọng nói thực sự của bạn".

Cách tích hợp Speaker Coach vào quy trình làm việc

Sau khi các slide đã sẵn sàng, hãy chuyển đến tab Slide Show và nhấp vào Rehearse with Coach.

Trên thiết bị di động, việc này cũng đơn giản như vậy. Nhấn vào ba dấu chấm dọc ở góc trên bên phải, chọn Rehearse with Coach, và bạn sẽ đến Feedback Settings, nơi bạn có thể quyết định chính xác loại phê bình mình muốn.

Speaker Coach xem xét hai khía cạnh chính: Delivery và Content. Delivery (Khả năng truyền đạt) bao gồm tốc độ, từ đệm, cao độ và phát âm. Content (Nội dung) kiểm tra xem bạn có đọc đúng nguyên văn, lặp lại, sử dụng ngôn ngữ bao hàm hay không, thậm chí cả ngữ pháp của bạn đã chuẩn xác chưa.

Trong Feedback Settings trên ứng dụng di động, bạn mới có thể tùy chỉnh loại phản hồi mình nhận được. Trên phiên bản máy tính và web, bạn không thể chọn kiểm tra những gì, nhưng chúng có thêm một tính năng bổ sung: Body language (Ngôn ngữ cơ thể).

Bạn cần bật thủ công tính năng xem lại ngôn ngữ cơ thể trên PowerPoint cho web. Tuy nhiên, tính năng này được bật mặc định trên ứng dụng máy tính. Sau khi bật, Speaker Coach sẽ theo dõi giao tiếp bằng mắt, mức độ tập trung của bạn trong khung hình và liệu bạn có giữ đúng khoảng cách với máy quay hay không.

Ngoài ra còn có tùy chọn Show real-time feedback (web và desktop) để bạn có thể nhận được nhắc nhở trong khi thuyết trình thay vì phải chờ đến cuối.

Dù bằng cách nào, bạn vẫn sẽ nhận được báo cáo chi tiết sau bài thuyết trình với đầy đủ số liệu thống kê, ghi chú và lời khuyên. Dưới đây là cách tác giả bài viết sử dụng Speaker Coach:

Phản hồi bạn nhận được sau mỗi lần chạy khá chính xác và hữu ích.