Cách quản lý nhiều tài khoản Gmail và kiểm tra email ở một nơi

Việc có nhiều tài khoản Gmail là điều khá phổ biến. Tuy nhiên, việc kiểm tra email trong các hộp thư đến riêng biệt có thể tốn thời gian và không cần thiết. Hướng dẫn này sẽ trình bày cách quản lý nhiều tài khoản Gmail từ một nơi và kiểm tra tất cả email cùng một lúc.

Có một số cách để quản lý nhiều tài khoản Gmail và bài viết sẽ nêu bật những cách quan trọng nhất bên dưới. Đối với mỗi phương pháp này, các bước đều giống nhau bất kể bạn sử dụng thiết bị nào, cho dù đó là trình duyệt web hay thiết bị di động, bao gồm cả iOS và Android.

1. Thêm tài khoản Gmail mới

Gmail có tính năng Add another account cho phép bạn thêm tài khoản Gmail phụ vào địa chỉ Gmail chính của mình. Đây chắc chắn là phương pháp nhanh, dễ nhất và được sử dụng rộng rãi nhất để giữ tất cả địa chỉ Gmail của bạn ở một nơi.

Để thêm tài khoản Gmail mới, bạn chỉ cần nhấp vào ảnh profile của mình và nhấp vào Add another account. Nếu bạn không thể xem văn bản này, hãy nhấp vào Show more accounts.

Một trang đăng nhập Google mới sẽ xuất hiện. Trên trang này, nhập tên người dùng Gmail bổ sung vào trường Email or phone, nhấp vào Next, sau đó nhập mật khẩu cho tài khoản email phụ.

Trên thiết bị di động, bạn sẽ gặp một trang email Set up email trước khi trang đăng nhập Google xuất hiện. Tại đây, ngoài Gmail, bạn cũng có thể thêm các tài khoản email khác từ các dịch vụ như Outlook, Hotmail, Yahoo, Office 365 hay thậm chí là email công việc.

Để thêm tài khoản Gmail mới, hãy nhấp vào Google, sau đó mở khóa thiết bị di động bằng mã PIN, hình mở khóa hoặc sinh trắc học theo cài đặt thiết bị. Bạn có thể gặp trang Checking info trước khi có thể đăng nhập bằng tài khoản Gmail mới của mình.

Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn có thể xem ngay địa chỉ Gmail mới được thêm vào hộp thư đến Gmail chính của mình. Mỗi lần nhấn vào khu vực đó sẽ mở hộp thư đến phụ song song với hộp thư đến Gmail chính.

Tài khoản Gmail bổ sung sẽ mở trong tab mới trên trình duyệt web hoặc trong ứng dụng Gmail trên thiết bị di động. Để chuyển về tài khoản Gmail mặc định, chỉ cần chọn tài khoản đó từ hộp thư đến Gmail phụ.

2. Chuyển đổi giữa các tài khoản

Để chuyển đổi giữa các tài khoản Gmail khác nhau, hãy sử dụng các cấu hình Google Chrome riêng biệt trong trình duyệt web. Hãy nhớ rằng phương pháp này chỉ hoạt động trên máy tính xách tay hoặc PC.

Tìm ảnh profile hoặc tên viết tắt của bạn ở góc trên cùng bên phải của trình duyệt Google Chrome. Nhấp vào nó để mở menu drop-down với nhiều tùy chọn khác nhau. Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng cài đặt có tên Manage Profiles.

Trên trang Who’s Using Chrome?, bạn có thể xem tất cả profile Google Chrome hiện tại của mình. Nếu trước đây bạn chưa từng tạo profile bổ sung, hãy nhấp vào Add, thường nằm bên cạnh tài khoản Gmail chính.

Sau đó, bạn sẽ thấy trang Set up your new Chrome profile. Tại đây, bạn có thể nhấp vào Sign in hoặc chọn Continue without an account. Dù bằng cách nào, một profile Chrome mới sẽ được tạo.

Để đăng nhập, hãy nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn. Một cửa sổ mới sẽ mở ra. Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn Turn on Sync - bạn có thể chọn Turn on Sync hoặc No thanks. Sau khi bạn hoàn tất việc này, cấu hình Chrome mới sẽ được tạo và xuất hiện ở góc trên cùng bên phải của trang trình duyệt Google Chrome.

Bạn có thể thực hiện nhiều tùy chỉnh cho cấu hình phụ trên Google Chrome, bao gồm cả màu theme, sẽ đánh dấu các cửa sổ Gmail khác nhau một cách riêng biệt.

Lưu ý: Trình duyệt Microsoft Edge cũng cho phép tạo các profile riêng biệt có thể truy cập được từ Settings -> Profiles. Đây là một cách hay để nhập và xuất các mục yêu thích trong cửa sổ trình duyệt Edge.

3. Sử dụng cửa sổ ẩn danh và nhiều trình duyệt

Từ trình duyệt web, bạn có thể quản lý nhiều tài khoản Gmail bằng chế độ ẩn danh của trình duyệt.

Ví dụ, trong Google Chrome, bạn có thể mở một cửa sổ web ẩn danh mới bằng cách nhấp vào menu ba chấm ở trên cùng và chọn New incognito window. Vì không có giới hạn về số lượng cửa sổ ẩn danh trong Chrome nên bạn có thể duyệt đồng thời nhiều tài khoản Gmail trên mỗi cửa sổ đó.

Ngoài ra, bạn có thể quản lý nhiều tài khoản Gmail bằng cách cài đặt nhiều trình duyệt trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của mình. Ghim từng biểu tượng trình duyệt này trên thanh tác vụ và truy cập vào một tài khoản Gmail riêng cho tất cả chúng.

4. Đăng xuất khỏi tài khoản Gmail

Nếu bạn thấy mình đang phải xử lý quá nhiều tài khoản Google trong một cửa sổ trình duyệt duy nhất, điều này có thể trở nên khó khăn. Để đơn giản hóa mọi thứ, hãy cân nhắc việc đăng xuất khỏi các tài khoản bạn ít sử dụng và giữ lại những tài khoản bạn truy cập thường xuyên hơn. Thực hiện việc này khá đơn giản trong cửa sổ trình duyệt web.

Trên cửa sổ Gmail, hãy nhấp vào biểu tượng người dùng hoặc ảnh hồ sơ của bạn, sau đó chọn Sign out of all accounts. Ở trang tiếp theo, hãy nhấp vào các tài khoản Gmail mà bạn muốn giữ lại và đăng nhập vào các tài khoản đó bằng mật khẩu riêng của chúng. Các tài khoản mà bạn không muốn sử dụng hiện đã bị ẩn khỏi cửa sổ Gmail của bạn.

5. Xóa tài khoản Gmail

Tiếp tục từ bước trước, bạn cũng có thể xóa các tài khoản Gmail mà mình không sử dụng thường xuyên. Điều này sẽ hợp lý hóa trải nghiệm Gmail của bạn, cho phép bạn tập trung vào các tài khoản mà mình thấy hữu ích nhất.

Trên cửa sổ trình duyệt web Gmail, sau khi nhấp vào Sign out of all accounts, bạn sẽ thấy tùy chọn Remove account ở trang tiếp theo. Xóa các tài khoản người dùng mà bạn không cần.

Cách tiếp cận hơi khác trên thiết bị di động. Nhấp vào chữ cái đầu trong tên bạn trên ứng dụng Gmail và nhấp vào Manage accounts on this device. Thao tác này sẽ đưa bạn đến một màn hình khác, nơi bạn có thể xem tất cả các tài khoản Gmail của mình cùng nhau. Chọn những tài khoản bạn muốn xóa để chuyển đến màn hình tiếp theo.

Nhấp vào Remove account để xóa tài khoản Gmail khỏi ứng dụng Gmail trên thiết bị di động của bạn. Thao tác này sẽ xóa vĩnh viễn dấu vết của tài khoản khỏi lịch sử ứng dụng Gmail, trừ khi bạn đăng nhập lại.

6. Thiết lập chuyển tiếp Email

Một trong những cách để truy cập nhiều hộp thư đến ở cùng một nơi là sử dụng tùy chọn chuyển tiếp cổng trong Gmail để chuyển tiếp email từ bất kỳ tài khoản phụ nào trực tiếp đến hộp thư đến chính của Gmail. Để thực hiện, hãy truy cập cài đặt Gmail của bạn qua Settings > See all settings.

Tiếp theo, hãy vào Forwarding and POP/IMAP và nhấp vào nút Add a forwarding address. Nhập địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp đến và nhấp vào Next. Nếu đã thiết lập xác thực hai yếu tố trên tài khoản Gmail của mình, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận hành động này bằng thiết bị di động.

Bây giờ, hãy truy cập tài khoản Gmail mặc định của bạn và xác minh chuyển tiếp cổng bằng cách nhấp vào mã xác nhận. Từ bây giờ trở đi, tất cả email nhận được trên tài khoản Gmail phụ sẽ hiển thị trên tài khoản Gmail mặc định chính.

Quản lý nhiều tài khoản Gmail từ một hộp thư đến chung khá tiện lợi. Nó cho phép bạn tách biệt tài khoản công việc và cá nhân của mình cho các mục đích khác nhau. Ngoài ra, cách tiếp cận này giúp bạn truy cập các tài khoản riêng biệt cho Google Maps, YouTube, Drive, Meet, Calendar và Play.

Bạn cũng có thể học cách tạo ứng dụng Gmail desktop của riêng mình để có năng suất cao hơn và cải thiện mẹo tìm kiếm để có kết quả nhanh hơn. Ngoài ra, hãy xem phân tích chuyên sâu về việc nên sử dụng Gmail hay Outlook làm ứng dụng email của mình.