Những tính năng Office 2010 có thể bạn chưa biết

Theo các chuyên gia của Microsoft Việt Nam, Office 2010 có nhiều tính năng giúp giảm thời gian, tăng hiệu quả quản lý thông tin mà nhiều người dùng Việt chưa để ý.

Office 2010 cung cấp khả năng làm việc cộng tác mới và cải tiến công nghệ truyền thông hợp nhất giúp người làm việc văn phòng giảm thiểu được nhiều chi phí đi lại, hỗ trợ việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin, chuyên môn dễ dàng và nhanh chóng hơn, giảm chi phí từ việc phải trang bị những công cụ phần cứng và phần mềm đắt tiền từ các hãng thứ ba, giảm chi phí lưu trữ và băng thông khi biến e-mail trở thành một công cụ làm việc cộng tác chủ chốt.

Chức năng co-authoring

Với office 2010, thay vì sử dụng e-mail là phương tiện chủ yếu, bây giờ nhiều người có thể làm việc trên cùng 1 tài liệu cùng lúc trong nhiều ứng dụng khác nhau trong bộ Office 2010 (như Word, PowerPoint, OneNote và Excel). Nếu bạn là chủ nhân của tài liệu, bạn có thể phân quyền cho ai được phép chỉnh sửa phần nào trên tài liệu của mình. Đây là chức năng mới “Co-authoring” trên Word 2010.

Cụ thể, Office 2010 cho phép nhiều người cùng truy cập vào một Server document cùng 1 thời điểm làm việc trên những phần khác nhau của cùng 1 tài liệu. Bạn có thể thấy được tình trạng hiện thời của tài liệu, như ai là người đang truy cập và họ đang chỉnh sửa phần nào của tài liệu. Từ đó bạn có thể gọi điện thoại qua VoIP hoặc thực hiện một tin nhắn tức thì (IM) cho ai đó chỉ với 1 cú click chuột ngay trong tài liệu, tuy nhiên điều này yêu cầu phải cài đặt Communicator và Office Communication Server. Ngoài ra, bạn có thể khóa 1 đoạn văn bản để chỉ 1 người sửa vào cùng 1 thời điểm.

Tài liệu sẽ không tự động cập nhật thay đổi, các tác giả sau khi đã hoàn tất việc chỉnh sửa sẽ tiến hành đồng bộ thủ công để tránh sự phân tâm trong lúc soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng có thể quyết định hạn chế số lượng người tham gia chỉnh sửa tài liệu một cách cụ thể, cho toàn bộ tài liệu hay chỉ cho từng phần nhất định.

Chức năng co-authoring cũng có trên PowerPoint 2010 nhưng không hỗ trợ hiển thị thông tin về những người đang truy cập tài liệu. Co-authoring cũng chạy được trên OneNote 2010 (và cả OneNote 2007) khi bạn tiến hành chia sẻ NoteBooks nhưng chỉ có tên của các tác giả khác xuất hiện mà không có biểu tượng về tình trạng; những thay đổi sẽ được cập nhật một cách tự động và gần như là “real time”.

Khả năng chia sẻ một ứng dụng

Bạn sẽ không cần phải tốn thêm chi phí trang bị những công cụ đắt tiền và thời gian lắp đặt công phu mà vẫn có thể chia sẻ ứng dụng với những người khác dễ dàng, thông qua chức năng Backstage view mới của các ứng dụng Office 2010; thông qua Office Communicator 2010, từ đó người xem sẽ có thể xem rõ ràng các ứng dụng mà bạn đang chia sẻ và những thay đổi mà bạn đang thực hiện. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tránh được những vấn đề liên quan đến tương thích, giảm bớt thời gian setup hệ thống phức tạp và cho phép các đồng nghiệp thấy được rõ ràng các tài liệu mà mình đang trình bày để tránh hiểu nhầm thông tin.

Chẳng hạn, 1 giám đốc marketing đang chuẩn bị làm việc với các nhân viên kinh doanh, một số thành viên không ngồi cùng một nơi, anh ta không cần phải thiết lập một hệ thống broadcast phức tạp và cũng không muốn gửi file tài liệu qua e-mail vì tập tin khá lớn vẫn cần chỉnh sửa trong lúc thảo luận. Từ PowerPoint 2010, anh ta có thể thực hiện việc chia sẻ ứng dụng này với tất cả mọi thành viên và cập nhật thông tin ngay trong quá trình trao đổi và đảm bảo rằng mọi người đang nói chuyện trên cùng 1 nội dung tài liệu.

Tuy nhiên, để làm được bạn cần phải có OCS và SharePoint Server.

Kiểm soát e-mail và lịch làm việc

Outlook 2010 được tích hợp rất nhiều tính năng mới nhằm giúp mọi người kết nối được với nhau và tổ chức được thông tin một cách khoa học. Sau đây là một vài điểm nhấn có thể giúp bạn tiết kiệm được thêm thời gian và gửi đúng thông điệp cho đúng người nhận.

Outlook 2010 sẽ cảnh báo khi bạn dự định gửi e-mail cho một nhóm hay một người bên ngoài công ty, hoặc cho một nhóm người rất lớn hoặc cho ai đó đang không ở văn phòng. Ngoài ra, bộ phận IT có thể định nghĩa lại MailTip tùy thuộc vào tình hình thực tế hoạt động của đơn vị mình. Điều này sẽ giúp giảm số lượng e-mail dư thừa từ những cảnh báo vì ai đó không thể trả lời e-mail; tránh việc gửi đi những thông tin không đúng cho một nhóm người rất lớn; bảo vệ sở hữu trí tuệ hoặc thông tin khi gửi ra khỏi phạm vi doanh nghiệp. Chẳng hạn, một nhân viên kinh doanh chuẩn bị gửi một bản báo cáo về hoạt động bán hàng cho giám đốc là Grey Smiley. Tuy nhiên anh ta cũng không nhận ra rằng khi gõ và chữ Grey thì chương trình tự động điền là Grey Smith. Grey Smith lại là một khách hàng trong khu vực.

Với chức năng mail tips, nhân viên kinh doanh này sẽ nhận được một cảnh báo rằng anh ta đang chuẩn bị gửi e-mail cho một người ngoài công ty và có thể giúp anh ta chỉnh sửa lại sai sót này tránh gửi những thông tin quan trọng tới người bên ngoài.

Ngoài ra, Outlook 2010 còn có tính năng Custom Actions, tận dụng ưu điểm của những hành động thông dụng cho những lệnh hoặc cú click chuột khác nhau như forward 1 thư đến nhóm trong khi gắn thêm 1 tác vụ, điền thêm một ghi chú trong 1 thư mục và trả lời, tổ chức một cuộc họp nhóm hoặc nhiều hơn thế nữa… (tương tự như việc tạo một Macro thông qua giao diện đồ họa vậy). Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian thao tác trong hộp inbox hoặc calendar bằng cách giảm số lượng click chuột cho các hành động ; tánh tìm kiếm các lệnh bằng cách giữ những lệnh ưa thích ở ngay trung tâm và nhóm chúng lại với nhau. Chẳng hạn, mt người quản lý sản phẩm của nhiều bộ phận khác nhau. Anh ta phải nhận rất nhiều email trong một ngày và gặp khó khăn trong việc tổ chức lại thông tin của các sản phẩm khác nhau. Với Custom Actions, anh ta có thể tạo 1 shortcut cho mỗi sản phẩm để forward đến nhóm cộng tác của mình, lưu giữ chúng trong thư mục phù hợp và xóa thư trong hộp inbox chỉ với 1 cú click chuột duy nhất.