Cách làm cho bảng tính Excel thông minh hơn với danh sách drop-down

Danh sách drop-down là vũ khí bí mật chống lại sự không nhất quán của dữ liệu và lỗi đánh máy, giúp nhập dữ liệu dễ dàng và chính xác hơn. Mặc dù có sức mạnh như vậy, nhưng chúng thường bị bỏ qua trong giao diện người dùng của Excel, khiến nhiều người dùng bỏ lỡ lợi ích của chúng. Bạn đã sẵn sàng để làm cho bảng tính của mình thông minh hơn chưa? Sau đây là cách bạn có thể sử dụng danh sách drop-down trong Excel

Cách tạo danh sách drop-down trong Excel

Danh sách drop-down của Excel được phân loại đúng trong tab Data Validation, vì chúng không chỉ hợp lý hóa việc nhập dữ liệu mà còn nâng cao độ tin cậy của các công thức.

Ví dụ này sẽ sử dụng trình theo dõi tác vụ có cột Status cung cấp danh sách drop-down cho từng tác vụ. Các mục danh sách sẽ bao gồm Not Started, In Progress, Completed và Blocked.

Không giống như Google Sheets, Excel yêu cầu các giá trị danh sách phải tồn tại ở đâu đó trong workbook. Để tránh làm lộn xộn trình theo dõi tác vụ, tốt nhất là tạo một trang tính riêng để lưu trữ các giá trị này. Sau khi tạo danh sách drop-down, bạn có thể ẩn các ô hoặc toàn bộ trang tính để trình theo dõi của mình gọn gàng.

Sau đây là cách thiết lập danh sách drop-down:

1. Chuẩn bị các giá trị danh sách của bạn bằng cách nhập các mục danh sách (ví dụ: Not Started, In Progress, Completed, Blocked) vào một cột trên một trang tính riêng.
2. Highlight các ô mà bạn muốn danh sách drop-down xuất hiện (ví dụ: B2:B5).
3. Đi tới tab Data trên ribbon, sau đó nhấp vào Data Validation trong phần Data Tools.
4. Trong cửa sổ Data Validation, chọn List trong danh sách drop-down Allow.
5. Nhấp vào mũi tên hướng lên trong trường Source và chọn phạm vi chứa các mục danh sách của bạn.
6. Nhấp vào OK để áp dụng danh sách drop-down cho các ô đã chọn.

Các ô đã chọn bây giờ sẽ hiển thị mũi tên drop-down, cho phép bạn chọn từ các mục được xác định trước.

Cách tùy chỉnh danh sách drop-down Excel

Mặc dù danh sách drop-down giàu chức năng, nhưng nó có thể không hấp dẫn về mặt thị giác như mong muốn, đặc biệt là nếu bạn đã quen với các danh sách drop-down đầy màu sắc trong Google Sheets. May mắn thay, chỉ cần một chút định dạng có điều kiện của Excel, bạn có thể cải thiện giao diện của danh sách drop-down trong Excel.

Để áp dụng định dạng có điều kiện cho danh sách drop-down, hãy làm theo các bước sau:

1. Đánh dấu các ô có danh sách drop-down (ví dụ: B2:B5).
2. Đi đến tab Home, nhấp vào Conditional Formatting và chọn New Rule.
3. Trong cửa sổ New Formatting Rule, hãy chọn Format only cells that contain.
4. Trong mô tả quy tắc, hãy đặt danh sách drop-down đầu tiên thành Specific Text và giữ nguyên trường thứ hai.
5. Nhập văn bản bạn muốn định dạng (ví dụ: Completed).
6. Nhấp vào Format bên cạnh bản xem trước. Trong cửa sổ Format Cells, hãy đặt Font thành màu trắng, đi đến tab Fill và chọn màu xanh lục đậm cho nền.
7. Nhấp vào OK hai lần để áp dụng quy tắc.

Bây giờ, bất kỳ tác vụ nào được đánh dấu là Completed sẽ có nền màu xanh lục, giúp bạn dễ dàng nhận dạng ngay khi nhìn thoáng qua. Lặp lại các bước này cho các mục danh sách khác và gán cho mỗi mục một màu duy nhất. Điều này sẽ cải thiện đáng kể độ rõ nét về mặt hình ảnh.

Danh sách drop-down loại bỏ nguy cơ đánh máy sai và biến thể - không còn Complete, Finished hay Done. Tính nhất quán này rất quan trọng khi phân tích dữ liệu bằng công thức; ví dụ, nếu công thức theo dõi các tác vụ đã hoàn thành, công thức sẽ bỏ sót các tác vụ được đánh dấu là Finished.

Bây giờ, với danh sách drop-down, bảng tính Excel của bạn không chỉ dễ sử dụng hơn mà còn được chuẩn bị sẵn sàng cho phân tích dữ liệu nâng cao. Bạn có thể lọc tác vụ theo trạng thái, chẳng hạn như chỉ hiển thị các tác vụ In Progress hoặc sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lượng tác vụ bị chặn.