Hướng dẫn chỉnh sửa tài liệu box.net bằng tài khoản Zoho

QuanTriMang - Như chúng ta đã biết, hiện nay có rất nhiều dịch vụ đồng bộ và lưu trữ trực tuyến với nhiều chức năng cơ bản cũng như nâng cao, trong đó phải kể đến box.net và Zoho. Về bản chất, người sử dụng hoàn toàn có thể kết hợp, sử dụng và tận dụng tối đa sức mạnh của những công cụ này. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày những thao tác cơ bản để tích hợp chức năng mới nhất của Box.net với bộ sản phẩm Zoho.

Chúng ta có thể tưởng tượng minh họa như sau: 1 trong những đối thủ đáng gờm của Google Docs hiện nay là Zoho, tương tự như vậy với trường hợp của Dropbox chính là Box.net, do vậy nếu chúng ta kết hợp được Box.net và Zoho thì mọi việc sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Khi tích hợp với các ứng dụng đồng bộ dữ liệu trên Desktop của Box.net, đây có thể sẽ là phương pháp hoàn hảo nhất dành cho việc sử dụng và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến dựa trên nền tảng đám mây – Cloud. Đối với nhiều người dùng có kinh nghiệm, “công thức” Box.net + Zoho + Box Sync là tiện lợi nhất khi họ có thể đồng bộ tài liệu bất cứ lúc nào trên máy tính và sử dụng, chỉnh sửa bất cứ lúc nào bằng Microsoft Word mà không gặp phải bất cứ trở ngại nào. Tuy nhiên, vẫn còn đó 1 điểm bất cập là ứng dụng Box Sync client chỉ dành cho tài khoản Business và Premium, còn Zoho thì hoàn toàn miễn phí thông qua nền tảng hỗ trợ OpenBox.

Về mặt kỹ thuật, công cụ Zoho Editor có thể hỗ trợ tốt các định dạng tài liệu sau của Box.net:

- File văn bản: *.doc, *.docx, *.rtf, *.odt, *.sxw, *.html và *.txt

- File tài liệu: *.xls, *.xlsx, *.sxc, *.csv

- File trình chiếu PowerPoint: *.ppt và *.pps

Trước tiên, các bạn đăng nhập vào tài khoản Box.net, còn nếu chưa có thì đăng ký gói Box.net Lite / Personal (5 GB) hoàn toàn miễn phí. Sau đó, mở tab OpenBox – nếu sử dụng giao diện cũ:

hoặc Apps với phiên bản Beta mới:

Tại ô tìm kiếm ở góc trên bên phải, gõ từ khóa zoho:

Nhấn tiếp nút Add:

Đọc kỹ thông tin xác nhận từ phía Box.net và nhấn Okay để đồng ý và phân quyền cho Zoho truy cập tới tài khoản Box:

Sau đó, đăng nhập vào tài khoản Box.net và tiến hành thử nghiệm trên 1 file văn bản phù hợp bất kỳ nào đó. Nhấn nút có biểu tượng mũi tên nhỏ bên tay phải để hiển thị Menu, chọn tiếp More Actions > Edit Document với logo của Zoho:

Sau đó, Box.net sẽ hiển thị thông tin cảnh báo với người sử dụng về việc chỉnh sửa file tài liệu này trên 1 cửa sổ trình duyệt mới bằng Zoho Editor. Đánh dấu check vào ô Don’t ask me this again for this action nếu không muốn hệ thống tiếp tục thông báo trong lần sau:

Và thực hiện thao tác chỉnh sửa như bình thường, sau đó nhấn biểu tượng nút Save phía trên góc trái màn hình:

Zoho sẽ tiến hành lưu thay đổi trên file này và upload ngược trở lại tài khoản Box.net. Khi hệ thống hiển thị trạng thái upload_ok như hình dưới đây thì có nghĩa là quá trình đã hoàn tất:

Đồng thời, Box.net cũng thông báo với người sử dụng rằng Zoho đã áp dụng sự thay đổi:

Còn nếu trong hệ thống của bạn có cài đặt ứng dụng BoxSync client thì toàn bộ dữ liệu trên máy tính cũng tự động được cập nhật. Chúc các bạn thành công!