Gộp nhiều tài khoản trong một hòm thư Gmail

Có nhiều người sở hữu không chỉ một mà là rất nhiều địa chỉ email. Và vấn đề quản lý các email đó không hề đơn giản, việc kiểm tra từng địa chỉ email sẽ tốn rất nhiều thời gian.

Có một giải pháp để giúp bạn khắc phục vấn đề này, đó là sử dụng Gmail như một trung tâm email để xử lý nhiều tài khoản email khác nhau. Google cho phép người dùng gộp nhiều tài khoản Gmail vào một tài khoản chính để dễ dàng quản lý. Hãy xem bài viết sau để biết cách thực hiện nhé.

• Top những dịch vụ thư điện tử miễn phí

Bước 1: Thêm các địa chỉ email phụ vào tài khoản Gmail chính

Giả sử bạn có một tài khoản Gmail sử dụng thường xuyên hơn các tài khoản Gmail khác, hãy sử dụng tài khoản đó làm email chính để nhận tất cả email từ các tài khoản phụ. Tài khoản Gmail chính này sẽ cho phép bạn nhận, tìm kiếm và trả lời bằng ID Gmail phụ được liên kết với tài khoản chính. Vì vậy, hãy chuyển đến tài khoản Gmail chính và liên kết địa chỉ Gmail thứ hai, thứ ba với tài khoản đó.

Việc đầu tiên bạn cần làm là thiết lập tính năng gửi thư từ nhiều địa chỉ ở Gmail chính.

Quantrimang.com đã có một bài viết hướng dẫn chi tiết về cách thêm các địa chỉ email vào để gửi thư từ một địa chỉ Gmail chính. Bạn tham khảo tại đây nhé: Hướng dẫn gửi email bằng một tài khoản Gmail khác.

Bước 2: Chuyển tiếp thư đến email phụ sang thẳng tài khoản chính

Bước tiếp theo cần làm là chuyển tiếp hộp thư đến từ các tài khoản phụ sang thẳng tài khoản chính để bạn có thể check mail từ một tài khoản, không cần di chuyển qua lại giữ các mail để kiểm tra thư.

Để thực hiện, bạn vào Cài đặt của từng Gmail phụ để tùy chỉnh tính năng Forwarding and POP/IMAP.

Tham khảo chi tiết: Thiết lập tính năng tự động gửi, chuyển tiếp, Forward email đến tài khoản khác trong Gmail.

Bây giờ, bạn không cần phải mở tài khoản phụ để kiểm tra email nữa. Bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản chính.

Bước 3: Tạo thư mục riêng cho Email đến

Việc sử dụng nhãn để tạo thư mục trong Gmail là một trong những cách hiệu quả nhất để kiểm soát hộp thư đến. Điều này sẽ giúp bạn phân biệt thư nào gửi đến địa chỉ email nào. Bạn có thể tạo các nhãn cụ thể cho mỗi tài khoản Gmail được liên kết và sau đó sử dụng các bộ lọc thông minh để dễ dàng sử dụng chúng.

Chuyển sang tài khoản email chính, cuộn xuống dưới cùng của trang và tìm liên kết Tạo nhãn mới (Create new labels) ở phía bên trái của cửa sổ.

Nhấp vào liên kết để mở hộp Nhãn mới (New Label). Nhập tên cho nhãn. Bạn có thể sử dụng luôn từng địa chỉ email làm tên nhãn cho dễ phân biệt, sau đó nhấp vào Tạo (Create).

Bạn có thể tạo nhiều nhãn, cho mỗi tài khoản email được liên kết một màu riêng biệt hoặc thậm chí tạo các nhãn phụ cho các loại email khác nhau.

Bước 4: Tạo bộ lọc để tự động tổ chức hộp thư đến

1. Trong cài đặt tài khoản email chính, hãy nhấp vào tab Bộ lọc và địa chỉ bị chặn (Filters and Blocked Addresses), bên cạnh tab Tài khoản và nhập (Accounts and Import). Cuộn xuống và nhấp vào Tạo bộ lọc mới (Create a new filter).

2. Nhập địa chỉ email phụ của bạn vào trường Từ (From) trong màn hình kế tiếp rồi nhấp chọn vào Tạo bộ lọc (Create a filter).

4. Trong màn hình tiếp theo, có một số tùy chọn trong Khi thư đến phù hợp với tìm kiếm này (When a message arrives that matches this search). Chọn Áp dụng nhãn (Apply the label) với nhãn mà bạn đã thiết lập trong bước trước.

Cũng có thể chọn thêm tùy chọn Đồng thời áp dụng bộ lọc cho "X" cuộc trò chuyện phù hợp Also apply filter to "X" matching conversations để bổ sung các thư đã nhận trước đó từ tài khoản liên kết.

5. Nhấp vào nút Tạo bộ lọc (Create filter) màu xanh lam ở dưới cùng.

Vậy là từ bây giờ, những thư liên quan đến email đã thêm vào ở bộ lọc sẽ tự động nhảy vào các nhãn đã được chỉ định, tạo thành thư mục riêng biệt giúp bạn phân biệt email được gửi tới từ đâu.

Chúc các bạn thực hiện thành công!