Tại sao Checkbox là tính năng Excel chưa được khai thác hết tiềm năng?

Nhìn bên ngoài, Checkbox của Excel có vẻ là một tính năng rất đơn giản - đó có lẽ là lý do tại sao chúng thường bị bỏ qua. Nhưng khi sử dụng đúng cách, tính năng bị xem nhẹ này có thể biến bảng tính của bạn thành các tài liệu tương tác, thân thiện với người dùng. Hãy cùng xem một vài ví dụ đơn giản!

1. Tạo khảo sát và biểu mẫu tương tác

Checkbox của Excel cung cấp một cách để tạo các khảo sát và biểu mẫu tương tác mô phỏng những phiên bản trực tuyến của chúng. Điều này hợp lý hóa việc thu thập dữ liệu, khiến chúng trở nên lý tưởng cho các cuộc khảo sát nội bộ, bảng câu hỏi đơn giản hoặc thu thập phản hồi.

Checkbox cũng cho phép xác thực dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu người dùng đồng ý chia sẻ địa chỉ email của họ trước khi nhập chúng.

Để thực hiện việc đó, hãy làm theo các bước dưới đây:

• Nhấp vào hộp văn bản nơi người dùng phải nhập địa chỉ email.
• Chọn tab Data và nhấp vào Data Validation trong phần Data Tools của ribbon.
• Trong tab Settings, nhấp vào menu drop-down bên dưới Allow và chọn Custom trong menu.
• Trong hộp văn bản bên dưới Formula, nhập dấu bằng theo sau là ô chứa checkbox. Trong ví dụ, công thức là =C21.
• Chọn tab Error Alert.
• Trong hộp văn bản bên dưới Error Message, nhập thông báo bạn muốn hiển thị nếu người dùng cố gắng nhập địa chỉ email của họ mà không tích vào checkbox.
• Nhấp vào OK để đóng hộp thoại và áp dụng các thay đổi.

Nếu người dùng nhập địa chỉ email của họ mà không tích vào checkbox, họ sẽ nhận được thông báo lỗi.

2. Theo dõi nhiệm vụ và mục quan trọng

Bạn không cần tải xuống ứng dụng riêng để tạo danh sách việc cần làm. Bạn có thể sử dụng Checkbox của Excel để theo dõi nhiệm vụ, dự án, mục hàng tồn kho hoặc người tham dự. Ví dụ, bạn có thể tạo danh sách việc cần làm trong trang tính lập kế hoạch sự kiện với các checkbox để đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành.

Để thực hiện thêm một bước nữa, bạn có thể sử dụng hàm FILTER trong Excel để lọc một số nhiệm vụ dựa trên việc chúng có được tích hay không. Tạo một trang tính mới có tên là Pending Tasks để lọc ra những nhiệm vụ chưa hoàn thành.

Trong trang tính mới, hãy chọn ô mà bạn muốn đặt công thức FILTER. Cú pháp sẽ giống như bên dưới:

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

Trong ví dụ trên, cả mảng và phạm vi bộ lọc đều nằm trên trang tính To-Do. Phạm vi mảng là B4:B9, nơi có mô tả nhiệm vụ và phạm vi bộ lọc là F4:F9, nơi có các checkbox. Vì vậy, công thức thực tế trông như thế này:

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

Về cơ bản, công thức này có nghĩa là chúng ta muốn hiển thị các nhiệm vụ chưa được tích là đã hoàn thành (tương đương FALSE). Dấu ngoặc kép ở cuối cho biết công thức không hiển thị gì nếu không có kết quả nào. Theo cách đó, bạn sẽ không nhận được thông báo lỗi khi ô trống.

Giả sử mọi thứ được thiết lập đúng cách, tất cả các tác vụ chưa hoàn thành sẽ xuất hiện trên trang tính Pending Tasks. Bất cứ khi nào bạn đánh dấu một tác vụ là đã hoàn thành trên trang tính To-Do, tác vụ đó sẽ biến mất khỏi trang tính Pending Tasks.

Bạn thậm chí có thể tạo một trang tính khác để theo dõi các tác vụ đã hoàn thành. Chỉ cần thay FALSE trong công thức bằng TRUE là xong.

3. Áp dụng định dạng có điều kiện dựa trên lựa chọn checkbox

Checkbox cũng cho phép bạn áp dụng định dạng có điều kiện trong Excel, giúp bảng tính trở nên năng động hơn. Ví dụ, bạn có thể thay đổi màu nền thành màu xanh lá cây để dễ nhận biết hơn các tác vụ đã hoàn thành.

• Chọn phạm vi ô bạn muốn định dạng.
• Trong phần Styles của tab Home, hãy nhấp vào Conditional Formatting > New Rule.
• Trong hộp thoại, hãy chọn Use a formula to determine which cells to format.
• Nhấp vào bên trong văn bản bên dưới Format values where this formula is true, sau đó nhấp vào checkbox đầu tiên. Thao tác này sẽ cung cấp cho bạn một công thức trỏ đến checkbox đó.
• Xóa dấu đô la thứ hai khỏi công thức. Nó sẽ trông giống như =$F4.
• Nhấp vào nút Format.
• Chọn tab Fill, chọn màu bạn muốn ô được định dạng thay đổi và nhấp vào OK.

Bây giờ, khi bạn nhấp vào checkbox, Excel sẽ tự động áp dụng định dạng có điều kiện.

Checkbox trong Excel có thể làm được nhiều hơn bạn nghĩ. Mặc dù bài viết đã đề cập đến một số ứng dụng cơ bản, bạn có thể khám phá những cách sử dụng phức tạp hơn bằng cách kết hợp checkbox với các hàm và tính năng Excel khác. Hãy thử nghiệm trong bảng tính của bạn để khai thác hết tiềm năng của chúng!