Cách tắt hoặc cài đặt thông báo trên Outlook

Hệ thống thông báo email của Outlook làm việc rất chuyên nghiệp. Nếu là người dùng Outlook thường xuyên, bài viết dưới đây giúp bạn sử dụng hệ thống thông báo linh hoạt hơn, như cách tắt hoặc tự điều chỉnh theo ý mình.

Outlook thường áp dụng bốn phương pháp dưới đây để thông báo email mới

1. Sử dụng âm thanh
2. Thay đổi con trỏ chuột
3. Hiện biểu tượng email trên taskbar
4. Hiển thị một bảng thông báo ở góc phải bên dưới màn hình (với Mac là góc phải bên trên)

Tất cả các tính năng này đều có thể tắt đi được. Mở ứng dụng Outlook rồi tới File > Options > Mail, kéo xuống dưới để thấy phần Message Arrival.

Bạn có thể bật tắt bất cứ tính năng bằng cách tích hoặc bỏ tích vào ô trống bên cạnh. Bấm OK để đóng cửa sổ Options khi xong.

Tắt thông báo ở đây là tắt hết tất cả. Nếu bạn chỉ muốn tắt những thông báo gây phiền phức hoặc tắt trong một thời gian ngắn thì sao?

Sử dụng Focus Assist trên Windows 10

Lúc cần tập trung làm việc, bạn không muốn bị làm phiền bởi những thông báo trong thời gian ngắn. Đây chính là lúc Focus Assist thể hiện khả năng có nó.

Focus Assist là một công cụ được tích hợp trong Windows, có mặt từ bản update tháng 4/2018, giúp ẩn thông báo của bất cứ ứng dụng nào theo thời gian hoặc tùy hoàn cảnh bạn lựa chọn. Dưới đây là cách bạn làm việc với công cụ này.

Có vô số cách thức để mở Focus Assist, một trong số đó là qua Settings. Ấn tổ hợp Windows + i trên bàn phím để mở Settings, tìm kiếm Focus Assist rồi chọn Focus Assist Settings trong phần menu hiện ra.

Kéo xuống đến phần Automatic Rules và bật những tính năng bạn muốn sử dụng.

Mỗi một tính năng đều có Priority Only (Ưu tiên) hoặc Alarms Only (Báo thức), bạn lựa chọn bằng cách click và đổi sang chế độ Focus Level.

“Alarms” đặc biệt hoạt động với những ứng dụng đồng hồ hoặc báo thức. Nếu bạn hoàn toàn không muốn bị làm phiền, bạn chọn Priority Only và xóa hết tất cả những ứng dụng ưu tiên.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh During These Times bằng cách click và thay đổi thời gian.

Focus Assist sẽ rất hữu dụng nếu bạn chỉ muốn được nhận thông báo vào khoảng thời gian nhất định trong ngày, các ngày thứ hoặc cuối tuần.

Hệ thống thông báo của Windows

Ngoài Focus Assist, cài đặt thông báo cho Outlook cũng có sẵn trong hệ điều hành Windows. Vào phần Settings (sử dụng tổ hợp tổ hợp Windows + i), tìm kiếm Notifications hoặc nếu đã đang sử dụng Focus Assist, chọn Notifications & Actions phía bên trái.

Tìm ứng dụng Outlook trong danh sách, click để mở các lựa chọn thông báo của ứng dụng.

Bạn có thể đổi thành cho chỉ hiện banner (Display a Desktop Alert trong Options > Mail) hoặc chỉ sử dụng âm thanh (Play A Sound trong Options > Mail), các lựa chọn còn lại đều khác so với Notifications & Actions.

Hai lựa chọn đặc biệt đầu tiên đó là cho phép thông báo được hiển thị trên Action Center (theo mặc định là có) hoặc ẩn thông báo trên màn hình khóa (theo mặc định là không có).

Điều thứ là số lượng thông báo được hiển thị trong Action Center và nơi danh sách thông báo ưu tiên của Outlook xuất hiện.

Những cài đặt này sẽ không thay đổi cách thức hoạt động Outlook, nhưng chúng sẽ thay đổi cách hiển thị thông báo trên Action Center.

Đổi âm thanh thông báo

Cuối cùng, đừng quên thay đổi âm thanh báo email mới theo sở thích của bạn. Một âm báo êm đềm đỡ làm bạn phân tâm hơn âm báo mặc định chói tai của ứng dụng.