Cách lọc trùng dữ liệu trong Google Sheets

Lọc trùng dữ liệu trong Google Sheets sẽ giúp bạn nhận biết được những ô nhập sai có nội dung y hệt nhau, từ đó giúp chúng ta xóa đi những ô trùng dữ liệu. Chúng ta có nhiều cách để lọc dữ liệu trùng nhau trong Google Sheets, tương tự như việc lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn lọc trùng dữ liệu trong Google Sheets.

1. Lọc dữ liệu trùng trong Sheets bằng CountIf

Bạn có thể dùng công thức hàm để lọc dữ liệu trùng nhau trong Google Sheets.

Bước 1:

Trước hết chúng ta bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn lọc những dữ liệu trùng nhau trong Google Sheets. Tiếp đến tại ô trống bạn nhập công thức =countif(B:B;B1)=1 như hình dưới đây, rồi nhấn Enter để thực hiện.

Bước 2:

Sau đó bạn sẽ nhìn thấy giá trị TRUE hiển thị. Kéo ô kết quả này xuống ô cuối cùng của vùng đã khoanh.

Bước 3:

Tiếp đến chúng ta sẽ lọc dữ liệu TRUE để lấy kết quả dữ liệu không trùng nhau. Nhấn vào dòng TRUE đầu tiên rồi nhấn vào Chèn, chọn tiếp Hàng bên trên.

Bước 4:

Lúc này hiển thị 1 hàng trống mới chèn ở trên cùng. Tiếp đến tại hàng mới chèn này chúng ta nhấn vào mục Dữ liệu rồi nhấn vào chọn Bộ lọc như hình.

Bước 5:

Chúng ta sẽ cần lựa chọn cột TRUE và FALSE để lọc dữ liệu. Bạn bôi đen cột TRUE bao gồm cả dòng mới chèn này để tiến hành lọc.

Tiếp đến, nhấn vào biểu tượng bộ lọc rồi bỏ chọn mục FALSE và nhấn OK để thực hiện.

Ngay lập tức những dữ liệu FALSE bị trùng sẽ tự động xóa khỏi bảng dữ liệu như hình dưới đây. Bạn nhấn vào khung lọc rồi nhấn xóa để xóa khung lọc.

2. Xóa dữ liệu trùng xuất hiện 2 lần trở lên

Bước 1:

Tại ô để nhập dữ liệu, bạn nhập công thức hàm =IF(COUNTIF($B$2:B2,B2)=1,B2,"Kết quả trùng") rồi nhấn Enter.

Bước 2:

Chúng ta sẽ kéo kết quả ở ô đầu tiên xuống dưới và những ô nào có dữ liệu trùng sẽ được thông báo như hình dưới đây.

Bước 3:

Tiếp đến, tại ô thông báo kết quả trùng, bạn nhấn vào Dữ liệu rồi chọn đến Bộ lọc.

Sau đó bạn cũng cần khoanh vùng dữ liệu cần lọc như hình dưới đây.

Bước 4:

Tiếp đến chúng ta nhấn vào biểu tượng bộ lọc rồi bỏ tích tại dòng Kết quả trùng lặp và nhấn OK.

Ngay lập tức những ô trùng nhau sẽ bị xóa đi.

3. Xóa dữ liệu trùng nhau bằng hàm Unique

Hàm này sẽ lấy những giá trị chỉ xuất hiện 1 lần trong bảng dữ liệu. Rất đơn giản chúng ta nhập công thức hàm =Unique(B2:B8) sau đó nhấn Enter.

Ngay lập tức ô mới sẽ chỉ hiển thị những giá trị xuất hiện duy nhất trong bảng dữ liệu mà thôi.

4. Cách lọc trùng dữ liệu bằng tiện ích

Bước 1:

Tại giao diện trong Google Sheets bạn nhấn vào mục Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung. Sau đó, nhập từ khóa remove duplicates để tìm kiếm tiện ích.

Kết quả bạn sẽ thấy có rất nhiều tiện ích xóa dữ liệu trùng nhau trong Google Sheets. Bạn nhấn vào tiện ích để cài đặt trong Sheets.

Bước 2:

Sau khi cài đặt xong tiện ích thì bạn quay lại giao diện trong Google Sheets. Chúng ta nhấn vào mục Tiện ích bổ sung rồi nhấn vào tiện ích Remove Duplicates. Khi đó hiển thị các tùy chọn lọc dữ liệu, chẳng hạn lọc dữ liệu trùng trong dải ô.

Bước 3:

Hiển thị giao diện thiết lập lọc dữ liệu trùng. Đầu tiên bạn cần khoanh vùng dữ liệu muốn lọc, rồi nhấn Next.

Bước 4:

Tiếp đến chúng ta sẽ lựa chọn lọc dữ liệu trùng như hình dưới đây rồi nhấn Next để tiếp tục.

Sau đó chúng ta lựa chọn màu sắc để nổi bật những ô trùng dữ liệu, nhấn Finish để thực hiện.

Cuối cùng bạn sẽ nhìn thấy những ô trùng nhau được đánh dấu màu như hình.

5. Cách lọc dữ liệu trùng bằng định dạng điều kiện trong Sheets

Đây là bảng dữ liệu ví dụ đánh dấu dữ liệu trùng nhau trên Google Sheets.

Bước 1:

Tại giao diện bảng, chúng ta bôi đen vùng muốn nhận biết dữ liệu trùng lặp. Sau đó click chuột vào mục Format bên trên rồi chọn Conditional Formattting, định dạng dữ liệu có điều kiện.

Bước 2:

Ngay sau đó ở bên phải giao diện xuất hiện cột Conditional format rules để người dùng thiết lập các điều kiện cho dữ liệu. Tại phần Apply to range, vùng cột dữ liệu mà chúng ta đã khoanh vùng ở trên sẽ được tự động được thêm vào.

Bước 3:

Tiếp đến xuống dưới mục Format cells if thay đổi giá trị thành Custom formula is trong danh sách menu xổ xuống. Sau đó khung Value of fomula chúng ta sẽ nhập công thức như dưới đây.

=countif(B:B;B1)>1

Do dữ liệu tôi muốn phân loại và đánh dấu trùng nhau nằm ở cột B nên điều kiện sẽ như trên. Dữ liệu nằm ở cột khác chúng ta sẽ thay đổi vị trí cột là được.

Bước 4:

Xuống tới phần Formatting style, chọn lựa màu để đánh dấu dữ liệu trùng lặp. Nhấn vào biểu tượng thùng sơn rồi chọn màu đánh dấu. Cuối cùng bạn nhấn Done ở bên dưới để hoàn thành các thiết lập bên trên.

Kết quả, bảng dữ liệu sẽ nhận biết và phân loại những dòng có nội dung giống nhau, thông qua màu sắc đánh dấu mà người dùng đã thiết lập bên trên. Việc của bạn bây giờ là chỉnh sửa hoặc xóa đi những dữ liệu trùng lặp trong bảng thống kê.

Một thao tác đơn giản và khá cần thiết khi chúng ta xử lý bảng thống kê trên Google Sheets. Không như Excel khi có tùy chọn xóa luôn những dữ liệu trùng nhau, với Google Sheets chúng ta sẽ đánh dấu những dữ liệu trùng nhau để lựa chọn xóa hoặc chỉnh sửa lại nếu cầu.