5 cách Excel có thể phá hỏng một ngày của bạn

Excel có thể tăng tốc quy trình làm việc của bạn với các tính năng như AutoCorrect và Formula AutoComplete. Nhưng đôi khi, bạn cảm thấy như Microsoft Excel đang chống lại bạn. Nếu đã sử dụng đủ lâu, bạn sẽ thường nhận thấy rằng nó thêm các bước thừa vào quy trình của mình. Mặc dù có một số thứ bạn không thể sửa chữa vĩnh viễn ngay bây giờ, chẳng hạn như tự động xuống dòng văn bản được dán, nhưng bạn có thể loại bỏ một số hành vi gây khó chịu này.

Tính năng “hữu ích” mặc định của Excel là một lợi ích rất lớn đối với người dùng thông thường. Nhưng khi việc tự động chuyển đổi dữ liệu gây ra lỗi hoặc khi những thay đổi nhỏ làm đóng băng bảng tính của bạn trên các tập dữ liệu lớn, những tác vụ đáng lẽ chỉ mất vài giây giờ lại mất vài phút. Bằng cách điều chỉnh một vài cài đặt, bạn có thể đảm bảo rằng Excel hữu ích theo đúng cách.

Tự động chuyển đổi dữ liệu

Excel làm cho việc nhập một số dữ liệu trở nên khó khăn

Bạn đã bao giờ thử nhập một số bắt đầu bằng số 0, nhưng Excel lại xóa bất kỳ số 0 nào đứng đầu chưa? Ví dụ, bạn nhập 00123, nhưng khi nhấn Enter, Excel sẽ tự động chuyển đổi thành 123. Còn nếu bạn nhập 1 January, Excel lại tự động chuyển đổi thành 1-Jan thì sao? Những chuyển đổi tự động như vậy có thể gây khó chịu, ngay cả với người dùng thông thường.

Để tắt chức năng này, hãy bắt đầu bằng cách vào File -> Options -> Data. Cuộn xuống phần Automatic Data Conversion, bỏ chọn Enable all data conversions below when entering, pasteing, or upload text into Excel, rồi nhấn OK. Lưu ý rằng các tùy chọn này chỉ có trong Excel 2021 trở lên.

Ngoài ra, bạn cũng có thể bỏ chọn các tùy chọn tự động chuyển đổi cụ thể, chẳng hạn như Remove leading 0s and convert to a number và Convert continuous letters and numbers to a date, nếu bạn thấy các tùy chọn còn lại hữu ích.

Tự động tạo siêu liên kết cho URL

Không phải mọi URL đều cần được chuyển thành liên kết

Mỗi khi bạn nhập URL vào một ô và nhấn Enter, Excel sẽ chuyển nó thành siêu liên kết. Nhấp vào ô sẽ mở trình duyệt mặc định của bạn đến URL đó, điều này gây khó chịu khi bạn chỉ muốn sao chép liên kết. Nó có thể gây khó chịu nếu bạn đang duy trì một danh sách các trang web và muốn sao chép URL bằng phím tắt Ctrl + C trong Excel.

Để chọn ô mà không kích hoạt chuyển hướng, bạn phải thực hiện thêm các bước không cần thiết. Dưới đây là các cách giải quyết thông thường mà nhiều người sử dụng:

• Nhấp và giữ nút chuột trái trong giây lát rồi thả ra - con trỏ sẽ chuyển từ hình bàn tay thành dấu cộng.
• Nhấp chuột phải vào ô và sau đó nhấn Escape để đóng menu ngữ cảnh hiện ra.
• Chọn một ô trống và di chuyển đến ô có liên kết bằng các phím mũi tên.

Để ngăn Excel tự động chuyển mọi URL thành siêu liên kết, hãy vào File -> Options -> Proofing và nhấp vào nút AutoCorrect Options. Chọn tab AutoFormat As You Type, bỏ chọn Internet and network paths with hyperlink trong phần Replace as you type và nhấp OK. Bây giờ, khi bạn nhập URL vào một ô, nó sẽ không tự động trở thành liên kết.

Tính toán lại toàn bộ bảng tính sau mỗi lần thay đổi

Điều này có thể gây khó khăn khi làm việc với các hàm thay đổi liên tục

Excel sẽ tính toán lại toàn bộ bảng tính mỗi khi bạn thay đổi giá trị của một ô phụ thuộc - một ô mà công thức phụ thuộc vào. Ưu điểm là điều này đảm bảo bảng tính luôn được cập nhật. Tuy nhiên, nó có thể khiến các bảng tính lớn bị chậm, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng những công thức được biết là làm cho Excel bị lag.

Nhưng nếu chúng khiến bảng tính Excel bị treo trong vài phút và bạn không thể tránh hoặc giảm bớt chúng, tốt nhất là nên kiểm soát quá trình tính toán lại.

Để làm điều đó, hãy nhấp vào File -> Options -> Formulas. Trong Calculation options -> Workbook Calculation, hãy chọn nút Manual. Hãy chắc chắn rằng bạn vẫn chọn tùy chọn Recalculate workbook before saving và sau đó nhấp vào OK. Giờ đây, workbook của bạn sẽ được tính toán lại mỗi khi bạn nhấn F9 hoặc lưu.

Công thức tự động hoàn thành trong bảng

Không phải lúc nào cũng hữu ích

Khi bạn nhập công thức vào một ô trong bảng, Excel sẽ tự động áp dụng công thức đó cho các ô còn lại trong cột. Mặc dù điều này có thể giúp tăng tốc công việc trong nhiều trường hợp, nhưng nó có thể gây khó chịu khi có các trường hợp ngoại lệ hoặc đặc biệt. Tệ hơn nữa, nếu bạn cố gắng điều chỉnh một trong những công thức tự động tính toán này, Excel sẽ cập nhật các ô khác trong cột cho phù hợp.

Để vô hiệu hóa tính năng này, hãy vào File -> Options -> Proofing và nhấp vào nút AutoCorrect Options. Chuyển sang tab AutoFormat As You Type, bỏ chọn Fill formulas in tables to create calculated columns trong phần Automatically as you work và nhấp vào OK.

Biểu tượng Copilot nổi lên khi bạn nhấp vào một ô

Gây cảm giác rối mắt không cần thiết

Cuối cùng, hãy nói về biểu tượng Copilot nổi lên khi bạn nhấp vào một ô. Nhấp vào biểu tượng sẽ mở menu ngữ cảnh Copilot với các tùy chọn như Explain this formula hoặc Suggest conditional formatting. Mặc dù nó chắc chắn có ích, nhưng biểu tượng này có thể gây mất tập trung và làm tăng thêm sự rối mắt. May mắn thay, có một cách để giảm thiểu sự xuất hiện của nó mà không cần tắt Copilot.

Để làm điều đó, hãy nhấp vào File -> Options -> Copilot, chọn Show Copilot only for highly relevant suggestions và nhấn OK. Điều này sẽ đảm bảo rằng biểu tượng Copilot chỉ xuất hiện khi Excel xác định rằng nó có thể hữu ích. Ví dụ, bạn có thể thấy nó xuất hiện để giúp bạn phân tích dữ liệu hoặc đề xuất công thức. Đó là một giải pháp trung hòa tuyệt vời nếu bạn thấy tùy chọn này hữu ích.