20 thói quen công nghệ làm thay đổi cuộc sống (Phần 2)

Gom tất cả các e-mail về một nơi, biến Internet thành cô thư ký nhắc việc hiệu quả, dùng ổ USB để thay cho chiếc laptop… Những thói quen tưởng như nhỏ lại rất hữu dụng.

>> 20 thói quen công nghệ làm thay đổi cuộc sống (Phần 1)

Không bao giờ quên những việc cần làm

Để không bỏ sót những công việc cần làm trong một “núi” những công việc trong ngày mọi người cần có những biện pháp nhắc việc hiệu quả. Điện thoại di động, laptop đều có thể trở thành một “cô thư ký” của bạn nhưng tại sao không thử dùng những dịch vụ trực tuyến? Remember the Milk (RTM) là trang web cung cấp dịch vụ nhắc việc rất tốt và miễn phí. RTM có thể nhắc việc trên mạng, gửi thông báo đến máy tính hay thậm chí là điện thoại di động của bạn. Nó cung cấp đủ các thể loại nhắc nhở như: nhắc đính kèm file khi gửi email, ghi chú, các việc cần ưu tiên, lịch hẹn hay thậm chí là dịch vụ "honey do" – cho phép bạn nhắc nhở người khác. RTM còn có thể tích hợp trực tiếp vào trình duyệt Firefox thông qua một add-on tương tác với hộp thư Gmail và giúp bạn có thể biến những nhắc nhở đó thành một email.

Thay thế laptop bằng ổ USB hay chiếc iPod

Thay vì phải vác cả chiếc laptop cồng kềnh cho chuyến công tác, tại sao bạn không dùng một chiếc ổ lưu trữ USB (hay một chiếc iPod, ổ cứng di động…) và sử dụng những phần mềm chạy ngay không cần cài đặt (portable). Khi đó, bạn sẽ có thể sử dụng tất cả những phần mềm quen thuộc, đọc những tài liệu quan trọng trên bất kỳ chiếc máy tính nào.

Tận dụng chiếc di động chụp ảnh

Trong thời bùng nổ thông tin, đôi khi bộ não của chúng ta cũng quá tải vậy tại sao bạn không bắt những thiết bị khác gánh đỡ công việc cho bộ não? Một chiếc điện thoại di động có tích hợp camera sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều nếu biết tận dụng nó.

Khi đến một thành phố lạ, hãy dùng chiếc di động để chụp ảnh đánh dấu đường đi để khi quay lại bạn sẽ không cần hỏi đường, chụp lại ảnh của chiếc váy mà có thể người bạn thân rất thích, chụp lại giá của một mặt hàng…

Tham khảo giá trên mạng trước khi mua hàng

Cùng với những website rao vặt, bán hàng trực tuyến, giờ đây mạng Internet còn rất nhiều những web giúp người dùng so sánh giá cả, cung cấp địa chỉ nơi bán, số lượng hàng còn… Hãy tập thói quen tham khảo giá để những người bán hàng không “bắt nạt” được bạn hay tiết kiệm thời gian, xăng xe đi “lượn” qua vài cửa hàng tham khảo giá.

“Tập hợp” nhiều hòm thư khác nhau về Gmail

Thay vì mỗi ngày tốn không ít thời gian để đăng nhập vào vài địa chỉ email khác nhau, bạn hãy gom tất cả chúng về một nơi để chỉ phải đăng nhập 1 lần duy nhất. Gmail là một trong số ít dịch vụ có thể làm việc này một cách hoàn toàn miễn phí và tiện lợi.

Đăng nhập vào địa chỉ Gmail của bạn, vào mục Setting >> Accounts và nhập địa chỉ email khác vào đó và kể từ nay, bất kể email được gửi đến cho bạn qua địa chỉ nào, chúng cũng sẽ xuất hiện trong phần inbox của Gmail. Ngay trong Gmail bạn cũng có thể soạn thư và gửi đi với phần From là các địa chỉ khác nhau.

Tạm biệt “bệnh” quên mật khẩu

Trình duyệt web có thể “nhớ giúp” bạn mật khẩu đăng nhập hòm thư, diễn đàn nhưng chúng ta còn cả tá những loại mật khẩu khác phải nhớ. Hãy sử dụng các phần mềm lưu trữ mật khẩu miễn phí có khả năng mã hóa để nói lời tạm biệt với “căn bệnh quên mật khẩu mãn tính”.

Trong số các chương trình dạng này KeePass tỏ ra vượt trội hơn cả khi có thể hoạt động trên các hệ điều hành Windows, Mac hay Linux và có một mật khẩu chủ để quản lý cơ sở dữ liệu của bạn.

Mã hóa các file cá nhân

Mỗi người đều có những thư mục thuộc hàng “tuyệt mật” mà họ không muốn người khác xem được. Để tránh những cặp mắt nhòm ngó, những kẻ chuyên rình rập đánh cắp… mã hóa những file (thư mục) đó là giải pháp tốt nhất.

TrueCrypt là một phần mềm miễn phí khá lý tưởng để làm việc này. Phần mềm này có khả năng mã hóa một file, một thư mục hay thậm chí là mã hóa cả một ổ đĩa.

Nâng cao kỹ năng tìm kiếm

Có một thực tế là nhiều người đã thực hiện cả ngàn lần tìm kiếm trên Google nhưng thực sự là họ vẫn chưa biết cách tìm kiếm đúng cách để có kết quả chính xác nhất, đúng ý muốn nhất. Hãy tập sử dụng những thủ thuật đơn giản như đưa từ khóa tìm kiếm vào trong ngoặc kép (“”) để tìm kiếm theo cùm từ chính xác, sử dụng dấu + hay dấu – để chuyên biệt nghĩa của từ khóa, đặc biệt là những từ đa nghĩa hay tìm kiếm theo từng loại file tài liệu (ví dụ filetype:xls – tìm file dạng Excel).

Trong dịch vụ thư điện tử Gmail, nếu biết cách tìm kiếm bạn cũng sẽ tìm lại những email cũ một cách rất nhanh chóng. Ví dụ với cú pháp “from:"Bill Gates" subject:"dinner date"... Gmail sẽ hiểu là bạn đang cần tìm một bức email được gửi đến từ Bill Gate và tiêu đề bức thư có lời mời ăn tối…

In ấn thông minh và tiết kiệm

Mỗi lần thay mực in bạn mới hiểu nó tốn kém thế nào và vì sao các công ty lại khắt khe với việc in ấn của nhân viên đến thế. Rèn luyện thói quen xem kỹ lại tài liệu trước khi in, cắt gọn nội dung và giảm số trang cần in, đặt độ phân giải của máy in về mức thấp hay in bằng 2 mặt giấy… là những việc mỗi chúng ta nên làm ngay từ hôm nay.

Nếu bạn phải in một trang web, hãy loại bỏ những thành phần không cần thiết nhưng lại rất tốn mực như các banner quảng cáo, các khoảng màu… bằng add-on có tên Aardvark của trình duyệt Firefox.