Hướng dẫn các cách đơn giản sao lưu dữ liệu Outlook

Backup Outlook không khó và bạn có rất nhiều phương pháp. Dưới đây là chi tiết các cách backup mail Outlook và dữ liệu trên Outlook.

Việc sao lưu dữ liệu Outlook sẽ giúp chúng ta lấy lại toàn bộ email, dữ liệu Outlook của mình trong trường hợp bạn phải cài lại máy tính do máy tính bị lỗi, hoặc chuyển dữ liệu Outlook từ máy tính này sang máy tính khác. Như vậy bạn sẽ có ngay được toàn bộ dữ liệu của Outlook. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn sao lưu dữ liệu Outlook.

Những điều bạn cần cân nhắc trước khi backup dữ liệu Outlook:

• Bạn cần chuẩn bị một chút để đảm bảo quá trình backup Outlook diễn ra trôi chảy:
• Outlook cho phép bạn dùng nhiều tài khoản email. Vì thế, trước khi bắt đầu xuất dữ liệu, hãy kiểm tra kỹ tài khoản email bạn đã chọn.
• Quản lý kích thước hòm thư bằng cách dọn dẹp nó thường xuyên. Bạn chỉ nên lưu dữ liệu cần thiết và hãy loại bỏ phần còn lại.
• Outlook mặc định được cấu hình trước, để tải email cách đây một năm. Mở Outlook, tới Account settings > Account Name > Sync Settings, sau đó kéo thanh trượt sang All to export (xuất tất cả) email của bạn.
• Hãy xuất file .pst của bạn sang trang OneDrive. Nếu đã kích hoạt đồng bộ tự động, đảm bảo nó đồng bộ với một vị trí OneDrive. OneDrive sẽ ngừng đồng bộ hóa tự động các file Outlook.pst.

Những dữ liệu có thể được sao lưu trong Outlook

• Outlook tạo một bản sao dữ liệu khi nó xuất email, danh bạ và thông tin lịch sang file .pst. Trong Outlook, không có dữ liệu bị mất. Email, danh bạ, lịch đều sẽ hiện trong Outlook của bạn.
• Outlook bao gồm các tệp đính kèm email khi xuất email.
• Metadata bao gồm các thuộc tính thư mục (lượt xem, quyền và cài đặt AutoArchive), quy tắc tin nhắn và người gửi trong blacklist sẽ không được xuất bởi Outlook.

Hướng dẫn sao lưu Outlook 2013 trở lên

Bước 1:

Trước hết chúng ta mở giao diện Outlook rồi nhấn vào mục File, chọn Open & Export > Import/Export như hình dưới đây.

Bước 2:

Lúc này hiển thị giao diện Import and Export Wizard, bạn nhấn vào Export to a file và ấn Next.

Khi đó bạn sẽ nhấn vào Outlook Data File (.pst) rồi nhấn Next bên dưới để tiếp tục.

Bước 3:

Lúc này người dùng sẽ nhìn thấy tất cả địa chỉ email mà bạn đã đăng nhập và sử dụng trên Outlook. Tại đây bạn hãy nhấn vào địa chỉ email mà bạn muốn tiến hành sao lưu dữ liệu.

Tiếp đến tích chọn vào Include subfolders box để xuất tất cả nội dung trong tài khoản Outlook của bạn. Nhấn Next để tiếp tục.

Bước 4:

Lúc này bạn sẽ thấy giao diện lưu bản sao của tệp .pst vào vị trí mặc định ổ C. Nếu thích thì bạn nhấn nút Browse để chọn vị trí khác nếu cần. Nhấn Finish để tiến hành.

Khi tạo tệp .pst mới, Outlook sẽ yêu cầu bạn bảo vệ bằng mật khẩu. Bạn nhập mật khẩu để hoàn thành quá trình sao lưu là xong.

Cách sao lưu dữ liệu trên Outlook 2010

Với bạn Outlook 2010 thì chúng ta cũng mở giao diện Outlook rồi nhấn vào File, nhấn chọn Options. Sau đó chúng ta nhấn tiếp vào Advanced ở danh sách bên trái, nhìn sang bên phải nhấn vào Export.

Sau đó cũng hiển thị giao diện hộp thoại Import and Export, chúng ta thực hiện tương tự như với bản Outlook 2013 trở lên.

Hướng dẫn sao lưu email Outlook 2007

Để tiến hành sao lưu email và những nội dung khác trong Outlook 2007, chúng ta nhấn vào File, sau đó click chuột vào Import and Export trong danh sách hiển thị.

Các thao tác tiếp theo bạn thực hiện tương tự như với bản Outlook 2013.

Cách sao lưu dữ liệu Outlook bằng copy tệp .pst thủ công

Với những người đã thành thạo trong việc sử dụng Outlook thì có thể tìm nhanh tệp pst thủ công theo từng phiên bản khác nhau.

Với phiên bản Outlook 2013 trở lên

Trên Windows 8 và Windows 10 bạn truy cập theo 1 trong 2 đường dẫn thư mục dưới đây.

• C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook
• C:\Users\<username>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook

Với Windows 7 thì bạn truy cập vào đường dẫn:

• C:\Users\<username>\Documents\Outlook Files

Trong phiên bản Outlook 2010

Nếu dùng Outlook 2010 trở lên thì tất cả với bản Windows, tệp sao lưu được lưu trữ tại C:\Users\<username>\Documents\Outlook Files.

Với bản Outlook 2007

Với bản Outlook 2007 trở về trước thì tệp lưu trữ sẽ được lưu tại C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Hướng dẫn xác định vị trí tệp .pst trên máy tính

Để xác định nhanh vị trí tệp pst trên máy tính, chúng ta nhấn vào File chọn Account Settings, rồi chọn tiếp Account Settings.

Hiển thị giao diện hộp thoại mới, bạn nhấn vào tab Data Files rồi nhấn vào tài khoản bạn muốn xác định vị trí tệp, rồi nhấn vào Open File Location…

Khi đó bạn sẽ được chuyển ngay sang thư mục chứa tệp .pst trên máy tính. Lúc này chúng ta có thể sao chép, di chuyển tệp sao lưu này.