9 ý tưởng workflow kết hợp Claude và Make thực sự hữu ích

Các workflow tối ưu kết hợp Claude Cowork và Make không yêu cầu cả hai công cụ cùng thực hiện một nhiệm vụ. Thay vào đó, chúng sử dụng Make để phát hiện sự kiện, thu thập dữ liệu và điều phối đầu ra, rồi sử dụng Cowork cho các công việc đòi hỏi ngữ cảnh, khả năng phán đoán hoặc tạo ra sản phẩm hoàn thiện.

Các ý tưởng dưới đây dựa trên cơ chế chuyển giao công việc rõ ràng thay vì giả định rằng Make điều khiển trực tiếp giao diện máy tính của Cowork. Do tính sẵn có của các connector và quyền truy cập có thể thay đổi, hãy luôn kiểm tra tài liệu hiện hành của từng ứng dụng trước khi triển khai.

1. Bản tóm tắt phản hồi khách hàng hàng tuần

Make đảm nhiệm: Thu thập các phiếu yêu cầu hỗ trợ (ticket) đã được gắn thẻ, phản hồi khảo sát và dữ liệu đánh giá để xuất thành file theo ngày.

Cowork đảm nhiệm: Xác định các chủ đề chính, đối chiếu với ghi chú về sản phẩm, trích dẫn bằng chứng và soạn thảo bản tóm tắt sẵn sàng cho việc ra quyết định.

Điểm kiểm duyệt: Quản lý sản phẩm xác thực các trích dẫn và thứ tự ưu tiên được đề xuất.

Đây là quy trình khởi đầu hiệu quả vì phần tự động hóa chỉ mang tính chất đọc dữ liệu (read-only) và sản phẩm đầu ra được kiểm duyệt trước khi ảnh hưởng đến lộ trình phát triển sản phẩm.

2. Bộ tài liệu chuẩn bị cho cuộc gọi bán hàng

Make đảm nhiệm: Theo dõi các cuộc gọi chiến lược mới được lên lịch, thu thập những trường dữ liệu CRM đã được phê duyệt và tạo thư mục chuẩn bị riêng cho từng tài khoản khách hàng.

Cowork đảm nhiệm: Tổng hợp lịch sử tài khoản, các trao đổi gần đây, thông tin nghiên cứu công khai, những câu hỏi còn bỏ ngỏ và đề xuất chương trình nghị sự cho cuộc họp.

Điểm kiểm duyệt: Người phụ trách tài khoản loại bỏ các thông tin đã cũ hoặc nhạy cảm trước khi cuộc họp diễn ra.

Tránh để hệ thống tự động gửi tin nhắn tiếp cận khách hàng. Việc chuẩn bị tài liệu mang lại giá trị cao hơn và ít rủi ro hơn so với việc tạo ra các email chung chung.

3. Soạn thảo bản nháp phản hồi khách hàng tiềm năng

Make đảm nhiệm: Xác thực thông tin từ biểu mẫu, loại bỏ dữ liệu trùng lặp về khách hàng tiềm năng và thêm bản ghi đã được cấu trúc vào hệ thống CRM.

Cowork đảm nhiệm: Soạn thảo nội dung phản hồi dựa trên định vị thương hiệu đã được phê duyệt và các tài liệu nghiên cứu tình huống (case study) phù hợp.

Điểm kiểm duyệt: Nhân viên kinh doanh phê duyệt người nhận, các thông tin đưa ra và giọng văn trước khi gửi đi.

4. Tiếp nhận và phân loại hợp đồng

Make đảm nhiệm: Phát hiện file mới tại vị trí tiếp nhận đã được phê duyệt, ghi lại mã số vụ việc (matter ID) và thông báo cho người chịu trách nhiệm xem xét.

Cowork đảm nhiệm: Tạo bản tóm tắt sơ bộ (chưa phải bản cuối cùng), trích xuất các mốc thời gian quan trọng và đối chiếu các điều khoản hợp đồng với quy trình chuẩn đã được phê duyệt.

Điểm kiểm duyệt: Chuyên gia pháp lý có chuyên môn xem xét mọi kết quả. Không sử dụng quy trình này để đưa ra tư vấn pháp lý tự động hoặc cho phép hệ thống tự ý chấp thuận các điều khoản. 

5. Báo cáo diễn giải KPI hàng tháng

Make đảm nhận: Xuất các chỉ số đã được phê duyệt từ hệ thống vận hành sang một bảng dữ liệu thống nhất và ghi lại dấu thời gian của dữ liệu nguồn.

Cowork đảm nhận: Kiểm tra các thay đổi, giải trình những sai lệch trọng yếu và soạn thảo nội dung diễn giải dành cho ban quản lý đi kèm với bảng dữ liệu.

Điểm kiểm duyệt: Người chịu trách nhiệm dữ liệu xác nhận các công thức tính toán, phạm vi thời gian và tính cập nhật của dữ liệu nguồn.

6. Hàng đợi tái sử dụng nội dung

Make đảm nhận: Phát hiện nội dung nguồn mới được phê duyệt và tạo một hạng mục công việc bao gồm thông tin về kênh, thời hạn hoàn thành và URL nguồn.

Cowork đảm nhận: Soạn thảo các bản nháp dành riêng cho từng kênh, đảm bảo tuân thủ giọng văn thương hiệu và giữ nguyên những thông tin khẳng định ban đầu.

Điểm kiểm duyệt: Biên tập viên kiểm tra tính xác thực, vấn đề bản quyền, các liên kết và mức độ phù hợp với kênh trước khi đăng tải.

7. Danh sách theo dõi nghiên cứu 

Make đảm nhận: Theo dõi các nguồn cấp dữ liệu (feed) đã được phê duyệt, cảnh báo hoặc cơ sở dữ liệu, và chỉ lưu lại các bản ghi vượt qua bộ lọc chủ đề.

Cowork đảm nhận: Đọc tập hợp dữ liệu đã chọn lọc, nhóm các diễn biến mới và giải thích lý do tại sao chúng quan trọng đối với một dự án cụ thể.

Điểm kiểm duyệt: Nhà nghiên cứu mở các nguồn tài liệu gốc và xác minh những thông tin quan trọng trước khi chia sẻ bản tóm tắt.

8. Bộ tài liệu tổng kết sự cố

Make đảm nhận: Thu thập timeline sự cố đã được phê duyệt, siêu dữ liệu của phiếu yêu cầu (ticket) và các cập nhật trạng thái sau khi sự cố được đóng lại.

Cowork đảm nhận: Soạn thảo báo cáo tổng kết sự cố theo tinh thần không quy chụp lỗi, bao gồm timeline, các yếu tố góp phần gây ra sự cố, những câu hỏi chưa có lời giải và các bước xử lý tiếp theo được đề xuất.

Điểm kiểm duyệt: Người chịu trách nhiệm xử lý sự cố hiệu chỉnh lại timeline và phân công các hành động cần thực hiện.

Không đưa thông tin xác thực, bí mật khách hàng và tin nhắn riêng tư thô vào tập dữ liệu trung gian trừ khi chính sách của bạn cho phép rõ ràng.

9. Báo cáo tóm tắt hàng tuần cho lãnh đạo 

Make đảm nhận: Tập hợp một nhóm các chỉ số đã được phê duyệt, hồ sơ trạng thái dự án và các mục lịch trình theo chu kỳ hàng tuần.

Cowork đảm nhận: Chuyển đổi các dữ liệu đầu vào đó thành một bản tóm tắt súc tích, nêu bật các quyết định, rủi ro và những vấn đề cần lưu ý.

Điểm kiểm duyệt: Trợ lý điều hành xác nhận tính bảo mật và loại bỏ các thông tin thừa/không cần thiết trước khi gửi báo cáo.

Cách chọn workflow đầu tiên

Chấm điểm từng quy trình tiềm năng theo thang điểm từ 1 đến 5 dựa trên các tiêu chí sau:

Hãy bắt đầu với một quy trình đạt điểm cao ở cả 5 tiêu chí trên. Tránh chọn các quy trình liên quan đến bảng lương, thanh toán, xóa dữ liệu, những quyết định chịu sự quản lý chặt chẽ hoặc giao tiếp với bên ngoài không có sự giám sát cho dự án đầu tiên.

Danh mục kiểm tra trước khi triển khai thực tế 

Trước khi kích hoạt, hãy ghi lại các thông tin sau:

• Điểm kích hoạt và tần suất chạy dự kiến;
• Các trường dữ liệu bắt buộc tối thiểu;
• Vị trí lưu trữ dữ liệu trung gian và đầu ra đã được phê duyệt;
• Các quy tắc ngăn chặn dữ liệu trùng lặp;
• Người nhận thông báo khi có lỗi xảy ra;
• Những kết quả đầu ra nào cần sự phê duyệt của con người;
• Cách tạm dừng kịch bản quy trình;
• Thời gian lưu giữ dữ liệu đầu vào và dữ liệu thực thi.

Make hỗ trợ các kịch bản chạy theo lịch trình, webhook và những luồng xử lý lỗi cụ thể, nhưng các tính năng này vẫn đòi hỏi sự thiết lập kỹ lưỡng. Bài so sánh Claude Cowork và Make sẽ giúp bạn quyết định xem một tác vụ cần sử dụng một công cụ hay cả hai. Xét về chi phí, Make có gói miễn phí, còn Claude Cowork bắt đầu ở mức 20 USD/tháng cho gói Pro.