9 ứng dụng quản lý công việc tích hợp AI giúp tối ưu hóa việc sắp xếp nhiệm vụ

Khi một ngày của bạn dần lấp đầy bởi các cuộc họp, email, tin nhắn trên Slack và những yêu cầu mới, bạn bắt đầu hạ thấp mức độ ưu tiên cho danh sách công việc cần làm (to-do list) của mình. Bạn liên tục dời hạn chót và dành nhiều thời gian để sắp xếp lại danh sách hơn là thực sự bắt tay vào giải quyết các công việc đó.

Đây chính là lúc các ứng dụng quản lý công việc tích hợp AI phát huy tác dụng. Một số ứng dụng có khả năng tự động lên lịch cho những nhiệm vụ dựa trên lịch làm việc của bạn. Những ứng dụng khác giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên, chia nhỏ các dự án lớn thành những bước thực hiện cụ thể, hoặc chuyển đổi ghi chú và các cuộc hội thoại thành những nhiệm vụ có thể triển khai ngay.

Nếu bạn đang quản lý công việc cho cả một nhóm, một số công cụ này còn có thể hỗ trợ phân công nhiệm vụ, tóm tắt các cập nhật và duy trì tiến độ dự án mà không cần phải liên tục kiểm tra hay hỏi han tiến độ.

Tuy nhiên, một ứng dụng tối ưu cho việc lập kế hoạch cá nhân trong ngày có thể không phải là lựa chọn phù hợp để quản lý các dự án liên phòng ban. Ngược lại, một công cụ quản lý tác vụ chuyên sâu có thể trở nên quá cồng kềnh nếu bạn chỉ đơn giản muốn một danh sách công việc cá nhân thông minh hơn.

Để giúp bạn tìm ra lựa chọn phù hợp nhất, Quantrimang.com đã chọn lọc 9 ứng dụng quản lý công việc tích hợp AI tốt nhất, chia thành 3 nhóm:

• Các ứng dụng lập kế hoạch và tự động lên lịch bằng AI
• Các ứng dụng quản lý công việc cá nhân tích hợp AI
• Các công cụ quản lý tác vụ bằng AI dành cho nhóm

Hãy cùng bắt đầu với danh sách các ứng dụng quản lý công việc tích hợp AI sẽ được đề cập trong hướng dẫn này.

Các ứng dụng quản lý công việc tích hợp AI dành cho cá nhân

1. Todoist: Quản lý công việc cá nhân thông minh hơn

Todoist là một trong những ứng dụng quản lý danh sách công việc (to-do list) phổ biến nhất, nay đã được tích hợp thêm các tính năng AI. Ứng dụng này giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn bằng cách chia nhỏ các mục tiêu lớn thành những bước cụ thể, chuyển đổi các nhiệm vụ mơ hồ thành những hành động rõ ràng, đồng thời gợi ý cách sắp xếp khối lượng công việc của bạn.

Bạn sẽ không mất nhiều thời gian để làm quen với ứng dụng. Nếu bạn đã quen sử dụng các danh sách công việc truyền thống nhưng vẫn cần hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và sắp xếp công việc, Todoist chính là sự kết hợp hoàn hảo giữa tính đơn giản và khả năng tự động hóa.

Todoist Assist là lựa chọn lý tưởng cho các cá nhân và nhóm nhỏ muốn tận dụng AI để đơn giản hóa việc lập kế hoạch công việc mà không cần chuyển sang các nền tảng quản lý dự án phức tạp hơn.

Các tính năng chính

• Sử dụng AI để chia nhỏ các nhiệm vụ lớn hoặc mơ hồ thành những nhiệm vụ phụ cụ thể, có thể thực hiện được.
• Viết lại mô tả nhiệm vụ để giúp chúng trở nên rõ ràng và dễ hoàn thành hơn.
• Hỗ trợ tạo nhiệm vụ bằng ngôn ngữ tự nhiên (ví dụ: thiết lập thời hạn, các nhiệm vụ lặp lại và lời nhắc).
• Sắp xếp công việc thông qua các dự án, sticker, mức độ ưu tiên, bộ lọc và không gian làm việc chung.

2. Saner.AI: Chuyển đổi ghi chú và ý tưởng thành các nhiệm vụ cụ thể

Saner.AI kết hợp tính năng ghi chú, quản lý công việc và hỗ trợ từ AI trong cùng một không gian làm việc. Với Saner, bạn không cần phải tự tay sắp xếp các ý tưởng, ghi chú cuộc họp, email hay lời nhắc. AI sẽ tự động trích xuất các nhiệm vụ, nhóm các thông tin liên quan lại với nhau và làm nổi bật những nội dung cần bạn chú ý.

Nhờ đó, bạn dành ít thời gian hơn cho việc sắp xếp thông tin và có nhiều thời gian hơn để thực hiện công việc.

Các ứng dụng quản lý công việc truyền thống thường bắt đầu bằng một danh sách trống, điều này không phù hợp với những người có công việc bắt nguồn từ các ý tưởng rời rạc, quá trình nghiên cứu, những cuộc hội thoại hoặc tài liệu. Saner giải quyết vấn đề đó bằng cách giúp người dùng nắm bắt thông tin và chuyển đổi chúng thành một kế hoạch hành động cụ thể.

Saner.AI là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nhân, người làm công việc tri thức, nhà nghiên cứu, người sáng tạo nội dung và cả những người mắc chứng ADHD (rối loạn tăng động giảm chú ý) – những người cần AI hỗ trợ sắp xếp thông tin và tạo nhiệm vụ mà không phải phụ thuộc vào các thư mục cứng nhắc hay việc phân loại thủ công.

Các tính năng chính

• Trích xuất các tác vụ từ ghi chú, email và những ý tưởng ngẫu hứng nhờ công nghệ AI
• Trợ lý AI dạng hội thoại giúp bạn tạo, sắp xếp và quản lý các tác vụ
• Kết hợp ghi chú, tác vụ, sự kiện trên lịch và tài liệu vào một không gian làm việc thống nhất
• Kết nối với Google Calendar, Gmail cùng các công cụ năng suất khác để đồng bộ công việc

3. Akiflow: Hợp nhất các tác vụ từ nhiều ứng dụng

Akiflow tập hợp các tác vụ từ email, lịch, Slack, Notion, Jira, Todoist và các ứng dụng công việc khác của bạn vào một hộp thư đến duy nhất. Tại đây, bạn có thể xem lại mọi thứ, sắp xếp các ưu tiên và kéo thả trực tiếp các tác vụ vào lịch của mình mà không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng.

Trợ lý AI có tên là Aki sẽ hỗ trợ bạn tạo tác vụ, lập kế hoạch cho ngày làm việc và giải đáp các câu hỏi liên quan đến lịch trình của bạn.

Akiflow là lựa chọn lý tưởng cho những người làm việc chuyên nghiệp, thường xuyên sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau và muốn có một nơi duy nhất để ghi lại, sắp xếp cũng như lên lịch cho các tác vụ của mình.

Các tính năng chính

• Nhập tác vụ từ Gmail, Slack, Notion, Jira, Asana, Todoist và các ứng dụng khác vào một hộp thư đến duy nhất
• Sử dụng Aki – trợ lý AI – để tạo tác vụ, sắp xếp các ưu tiên và hỗ trợ lập kế hoạch cho ngày làm việc
• Hỗ trợ tính năng kéo thả để phân bổ thời gian (time blocking) từ danh sách tác vụ vào lịch
• Đồng bộ với Google Calendar và Outlook để đảm bảo các tác vụ và sự kiện luôn nhất quán

Các công cụ lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình tự động bằng AI

4. Motion: Lập kế hoạch bằng AI cho các tác vụ hàng ngày

Motion kết hợp danh sách việc cần làm (to-do list), lịch và công cụ quản lý dự án dựa trên AI vào một không gian làm việc duy nhất. Công cụ này tự động lên lịch cho các tác vụ dựa trên thời hạn, mức độ ưu tiên, khối lượng công việc dự kiến, những cuộc họp và thời gian rảnh của bạn.

Nếu lịch trình thay đổi, Motion sẽ tự động điều chỉnh lại các công việc còn lại để đảm bảo kế hoạch của bạn luôn khả thi.

Motion cũng hỗ trợ lập kế hoạch cho nhóm. Bạn có thể tổ chức công việc theo dự án, phân công tác vụ, theo dõi các đầu việc phụ thuộc lẫn nhau và quan sát khối lượng công việc của cả nhóm; nhờ đó, công cụ này phù hợp cho cả nhu cầu làm việc cá nhân lẫn cộng tác nhóm.

Motion đặc biệt phù hợp với các chuyên gia và đội ngũ có lịch trình bận rộn, thường xuyên thay đổi hoặc khó dự đoán trước. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn dành quá nhiều thời gian để lên kế hoạch thủ công cho một ngày làm việc, hoặc thường xuyên phải điều chỉnh công việc do các cuộc họp phát sinh và sự thay đổi về mức độ ưu tiên.

Các tính năng chính

• AI tự động sắp xếp công việc vào lịch của bạn dựa trên thời hạn, mức độ ưu tiên, các mối liên hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và quỹ thời gian trống.
• Liên tục điều chỉnh lịch trình cho những công việc chưa hoàn thành khi có thay đổi về cuộc họp hoặc khi có nhiệm vụ mới được thêm vào.
• Hỗ trợ các công việc lặp lại, quản lý dự án, thiết lập mối liên hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và lập kế hoạch phân bổ khối lượng công việc.
• Tích hợp với Google Calendar, Outlook, Gmail, Slack, Zoom và các công cụ hỗ trợ năng suất khác.

5. FlowSavvy: Tự động sắp xếp công việc vào lịch trình của bạn

FlowSavvy là một công cụ lập kế hoạch sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) để sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên lịch trình hiện có của bạn. Bạn chỉ cần nhập các nhiệm vụ, thời hạn, mức độ ưu tiên và khoảng thời gian rảnh; ứng dụng sẽ tự động xây dựng một lịch trình và liên tục cập nhật trong suốt cả ngày.

Nếu một công việc tốn nhiều thời gian hơn dự kiến ​​hoặc có một cuộc họp đột xuất phát sinh, FlowSavvy sẽ tự động điều chỉnh lại lịch trình cho các công việc còn lại của bạn.

FlowSavvy tập trung vào năng suất cá nhân. Ứng dụng này không cố gắng thay thế quy trình quản lý công việc hiện tại của bạn bằng các tính năng quản lý dự án phức tạp, vì vậy đây là lựa chọn phù hợp nếu mục tiêu chính của bạn là dành ít thời gian hơn cho việc lập kế hoạch hàng ngày.

FlowSavvy là lựa chọn lý tưởng cho các cá nhân, sinh viên, người làm tự do (freelancer) và những chuyên gia muốn kết hợp lịch trình với danh sách công việc mà không cần phải thủ công thiết lập khung thời gian cho từng nhiệm vụ.

Các tính năng chính

• Tự động lên lịch công việc dựa trên thời hạn, mức độ ưu tiên, thời gian dự kiến ​​và khoảng thời gian trống trong lịch.
• Liên tục điều chỉnh lịch trình khi có thay đổi về cuộc họp hoặc khi các nhiệm vụ hoàn thành chậm hơn dự kiến.
• Hỗ trợ các nhiệm vụ lặp lại, thời hạn linh hoạt và tùy chọn khung giờ làm việc trong ngày.
• Đồng bộ với Google Calendar, Outlook Calendar và Apple Calendar.

6. SkedPal: Lập kế hoạch linh hoạt bằng AI dựa trên các ưu tiên của bạn

SkedPal là công cụ lập kế hoạch công việc sử dụng AI, giúp sắp xếp công việc dựa trên các ưu tiên, thời hạn, thời gian rảnh và khung giờ làm việc mong muốn của bạn. Bạn không cần phải gán từng nhiệm vụ vào một khung giờ cố định. Chỉ cần thiết lập các quy tắc lập lịch - chẳng hạn như thời điểm bạn muốn tập trung làm việc chuyên sâu hoặc thực hiện những công việc cá nhân - SkedPal sẽ xây dựng một lịch trình có khả năng thích ứng linh hoạt theo những thay đổi trong lịch của bạn.

Điểm mạnh lớn nhất của SkedPal chính là sự linh hoạt. So với các công cụ lập lịch bằng AI đơn giản khác, SkedPal mang đến cho bạn quyền kiểm soát tốt hơn đối với cách phân bổ thời gian. Đây là lựa chọn phù hợp cho những người phải xử lý nhiều dự án cùng lúc với các ưu tiên cạnh tranh nhau.

SkedPal là lựa chọn lý tưởng cho các chuyên gia, người làm tự do và doanh nhân - những người quản lý nhiều dự án và muốn có quyền kiểm soát cao hơn đối với cách AI sắp xếp khối lượng công việc của họ.

Các tính năng chính

• Lên lịch công việc dựa trên thời hạn, mức độ ưu tiên, quỹ thời gian hiện có và các tùy chọn sắp xếp cá nhân
• Cho phép tạo các sơ đồ thời gian tùy chỉnh để phân bổ những khoảng thời gian cụ thể trong ngày cho từng loại công việc nhất định
• Hỗ trợ các công việc lặp lại, mối quan hệ phụ thuộc giữa những công việc, công việc con và tổ chức dự án
• Đồng bộ với Google Calendar và Outlook Calendar để đảm bảo lịch trình của bạn luôn được cập nhật

Các công cụ quản lý công việc tích hợp AI dành cho nhóm

7. Asana: Quản lý công việc nhóm ở quy mô lớn

Asana là một trong những nền tảng quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất. Những tính năng AI của nền tảng này giúp các nhóm tạo công việc từ các cuộc hội thoại, tóm tắt dự án, xác định những rào cản và tự động hóa các công việc thường nhật. Asana mang đến cho các nhóm phương thức quản lý công việc hiệu quả hơn mà không cần phải thay đổi những quy trình hiện có.

Nền tảng này tập trung vào sự cộng tác. Với sự hỗ trợ của AI, các nhóm có thể sử dụng Asana để điều phối dự án, giảm thiểu những thao tác cập nhật thủ công và duy trì tiến độ công việc xuyên suốt các phòng ban.

Asana Intelligence đặc biệt phù hợp với các nhóm và tổ chức đang phát triển, những đơn vị cần AI để đơn giản hóa việc điều phối dự án, quản lý công việc và tăng cường sự cộng tác giữa các bộ phận.

Các tính năng chính

• Tạo công việc, tóm tắt nội dung và cập nhật dự án bằng AI
• Tự động hóa quy trình làm việc, các bước phê duyệt và những công việc lặp lại trong dự án
• Hỗ trợ đa dạng các chế độ xem dự án như danh sách, bảng, timeline, lịch và biểu đồ Gantt
• Kết nối với hàng trăm công cụ kinh doanh phổ biến như Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Salesforce và Zoom

8. Wrike: Giải pháp cho khối lượng công việc phức tạp của nhóm cần sự hỗ trợ từ AI

Wrike là một nền tảng quản lý dự án và công việc. Các tính năng AI của Wrike tập trung vào việc giảm bớt những công việc hành chính, đồng thời hỗ trợ người quản lý dự án duy trì tiến độ cho các sáng kiến ​​quy mô lớn với nhịp độ nhanh. Công cụ này giúp các nhóm soạn thảo mô tả công việc, tóm tắt những cập nhật dự án, nhận diện rủi ro, đề xuất các bước tiếp theo và tự động hóa những tác vụ lặp đi lặp lại.

Kết hợp với các dashboard, biểu mẫu yêu cầu và tính năng quản lý khối lượng công việc, Wrike mang đến cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn về các dự án mà không đòi hỏi phải cập nhật thủ công liên tục.

Wrike là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp quy mô vừa và những nhóm trong doanh nghiệp lớn, nơi cần quản lý các dự án phức tạp xuyên suốt nhiều phòng ban và đòi hỏi AI để cải thiện công tác lập kế hoạch, báo cáo cũng như quản lý công việc.

Các tính năng chính

• Sử dụng AI để tạo mô tả công việc, tóm tắt dự án và ghi chú cuộc họp
• Ưu tiên công việc bằng cách xác định các rủi ro tiềm ẩn và điểm nghẽn trong dự án
• Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, những bước phê duyệt và quản lý yêu cầu
• Hỗ trợ nhiều góc nhìn dự án khác nhau, bao gồm danh sách, bảng, biểu đồ Gantt, lịch và dashboard

9. ClickUp: Quản lý công việc bằng AI với khả năng tùy biến cao

ClickUp đã tích hợp tính năng hỗ trợ AI vào nền tảng quản lý dự án của mình. Công cụ này giúp các nhóm tạo nhiệm vụ, tóm tắt những cuộc thảo luận, giải đáp thắc mắc về dự án và tự động hóa các công việc thường nhật.

Kết hợp với không gian làm việc có khả năng tùy biến linh hoạt, ClickUp mang đến một nền tảng tập trung để các nhóm quản lý nhiệm vụ, tài liệu, mục tiêu và quy trình làm việc.

ClickUp phù hợp với các nhóm phải quản lý nhiều dự án cùng lúc. Các tính năng AI giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công, trong khi những tùy chọn tùy biến cho phép từng bộ phận thiết lập nền tảng sao cho phù hợp với quy trình riêng của họ.

ClickUp Brain là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm và tổ chức đang phát triển, những đơn vị mong muốn kết hợp quản lý công việc bằng AI với các quy trình dự án, hệ thống tài liệu và công cụ cộng tác có thể tùy chỉnh linh hoạt.

Các tính năng chính

• Sử dụng AI để tạo nhiệm vụ, tóm tắt dự án và soạn thảo tài liệu
• Giải đáp các câu hỏi dựa trên thông tin từ nhiệm vụ, tài liệu, các cuộc trò chuyện và cơ sở tri thức lưu trữ trong không gian làm việc của bạn
• Hỗ trợ đa dạng các góc nhìn dự án, bao gồm danh sách, bảng Kanban, lịch, biểu đồ Gantt, timeline và dashboard
• Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và tích hợp với những công cụ phổ biến như Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, GitHub và Zoom