Tìm kiếm email hiệu quả trong Gmail

Chức năng tìm kiếm email đã hiện diện trong Gmail đã khá lâu, tuy nhiên, để khai thác tối đa chức năng tìm kiếm, bạn cần tận dụng một số thủ thuật tương tự như khi tìm kiếm trên Google.

Tìm kiếm email trong Gmail sẽ nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn với các cú pháp. (Ảnh minh họa: Internet)

Cú pháp tìm kiếm

Để kết quả tìm kiếm một email hay nội dung có trong email được chính xác, bạn cần vận dụng một số cú pháp sau:

* Tìm theo nhãn (label). Gmail cho phép người dùng quản lý email theo nhãn (label) rất tiện lợi. Với từng loại email, người dùng có thể tạo một nhãn như "Quản trị mạng", rồi tạo thêm một bộ lọc (filter) tự động gán nhãn này cho các email mang địa chỉ quantrimang@gmail.com gửi đến.

Cú pháp: label: tên nhãn từ khóa tìm kiếm. Ví dụ: label: quản trị mạng thủ thuật (kết quả trả về là các email mang nhãn quản trị mạng và có chứa từ khóa thủ thuật).

* Dùng dấu ngoặc kép (" ") sẽ cho kết quả trả về chính xác với các email mang nội dung từ khóa bên trong dấu ngoặc kép.

Cú pháp "từ khóa cần tìm kiếm" . Ví dụ: "tin bài quản trị mạng".

* Subject (tiêu đề): tìm kiếm email có tiêu đề theo yêu cầu.

Cú pháp "subject:từ khóa tìm kiếm" (không bao gồm dấu ngoặc kép). Ví dụ: subject:thông báo từ quản trị mạng.

Tìm theo tiêu đề email có từ khóa "ces".

* Tìm theo xuất xứ (from): kết quả sẽ tìm các email có nguồn gốc từ "từ khóa tìm kiếm".

Cú pháp là "from:tên người gửi hay địa chỉ email đầy đủ" (không bao gồm dấu ngoặc kép). Ví dụ: from: Quản trị mạng hoặc from:quantrimang@gmail.com.

Ngược lại, bạn cũng có thể tìm các email gửi đến (to) một địa chỉ nào đó với cú pháp tương tự, thay from bằng to. Ngoài ra, có thể áp dụng tương tự cho email gửi kèm (cc) và gửi kèm ẩn danh (bcc), thay thế cc hay bcc vào vị trí của from.

* Tìm trong thư mục: hộp thư Gmail được phân chia làm các thư mục như hộp thư (inbox), thùng rác (trash), thư rác (spam).. và khi bạn đang ở thư mục nào thì kết quả tìm kiếm sẽ chỉ hiện ra các email trong thư mục đó. Do đó, nếu cú pháp là in:tên nhãn hoặc in:inbox/trash/spam/anywhere (anywhere là tìm tất cả các thư mục). Ví dụ: Để tìm các email được gán một nhãn nhất định ta gõ in:quản trị mạng (quản trị mạng là tên nhãn) hay in:inbox quản trị mạng để tìm email trong hộp thư có chữ quản trị mạng.

* Tìm theo trạng thái. Trong Gmail, ngoài nhãn (label), bạn còn có các dạng đánh dấu email khác như đánh dấu sao (starred). Do đó, khi cần tìm một email được đánh dấu sao có nội dung như ý muốn thì gõ cú pháp is:starred từ khóa tìm kiếm.

Nếu muốn tìm với các email chưa đọc (unread) / đã đọc (read) hay đoạn chat (Gtalk trong Gmail) thì gõ cú pháp is:unread/read/chat từ khóa tìm kiếm.

Tìm theo trạng thái, Gmail đã gợi ý sẵn các trạng thái.

* Tìm theo thời gian. Nếu nhớ được khoảng thời gian nhận email cần tìm, bạn có thể dễ dàng tìm theo khoảng thời gian cố định theo cú pháp:

- before:yyyy/mm/dd (năm/tháng/ngày) từ khóa tìm kiếm: tìm các email trước thời gian đặt ra. Ví dụ: before:2010/12/30 chúc Tết sẽ lọc ra các email có chữ chúc Tết được gửi đến trước ngày 30-12-2010.

Tương tự vậy, có thể tìm các email gửi đến sau một mốc thời gian với cú pháp after:yyyy/mm/dd hoặc kết hợp giữa before và after để tìm trong một khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ: after:2011/01/15 before:2010/12/30 chúc Tết

* Tìm theo tên file đính kèm. Các email có tập tin đính kèm vẫn có thể tìm qua cú pháp filename:tên-file.format (format là định dạng tập tin).

Ví dụ ta cần tìm tập tin baicongtac.pdf đính kèm trong một email nào đó từ trong hộp thư thì gõ filename:baicongtac.pdf.

Nếu không nhớ tên tập tin, bạn có thể tìm và lọc chỉ với định dạng tập tin (format). Cú pháp sẽ là filename:format. Ví dụ: filename:pdf.

Cuối cùng, để tìm tất cả email có tập tin đính kèm (file attachment) thì dùng cú pháp has:attachment.

Ví dụ: from:quantrimang has:attachment, kết quả trả về sẽ ra các email từ quantrimang có kèm tập tin đính kèm.

Tìm email có tập tin đính kèm.

Kết hợp tìm kiếm

Những cú pháp tìm kiếm trên có thể kết hợp với nhau để khoanh vùng tìm kiếm nhằm cho ra kết quả chính xác nhất. Khi số lượng email theo nhiều năm lên đến vài ngàn đến hàng chục ngàn thì việc áp dụng các cú pháp sẽ rất hiệu quả.

* Dấu trừ "-". Sử dụng khi cần loại bỏ bớt ngữ cảnh. Ví dụ: has:attachment -filename:zip, kết quả trả về là các email chứa tập tin đính kèm nhưng không bao gồm các tập tin dạng nén zip.

* Hoặc là (OR) hay Và (AND). Đưa OR và AND vào cú pháp tìm kiếm nhằm bổ sung thêm tùy chọn tìm kiếm.

Ví dụ: from:quantrimang@gmail.com OR from: quantrimang.com@gmail.com , tìm kiếm các email được gửi bởi một trong hai địa chỉ này. Thay OR bằng AND, ta có các email được gửi bởi cả hai địa chỉ.