Cách tạo Wiki cá nhân bằng Microsoft OneNote

Microsoft OneNote là một ứng dụng ghi chú đa năng. Người dùng có thể sử dụng nó theo bất kỳ cách nào để hoàn thành công việc. Với hệ thống wiki đơn giản tích hợp, người dùng có thể tạo kết nối với các ghi chú khác trong cùng phần hoặc notebook khác. Người dùng cũng có thể liên kết các ghi chú của mình với một trang web, đến các tài liệu Office và hơn thế nữa.

Cấu trúc liên kết sâu của OneNote đảm bảo rằng người dùng có thể nhanh chóng tham gia vào việc xây dựng nền tảng kiến ​​thức, tư duy biện chứng và nghiên cứu học tập theo những ngữ cảnh cụ thể. Bài viết hôm nay sẽ chỉ cho bạn đọc cách thiết lập wiki trong OneNote và xây dựng kho lưu trữ kiến ​​thức riêng để quản lý thông tin.

Điều gì làm cho OneNote trở thành một Wiki tuyệt vời?

Về cốt lõi, wiki là một không gian web nơi mọi người có thể thêm hoặc chỉnh sửa nội dung. Trên bất kỳ trang nào, người dùng cũng có thể liên kết trực quan giữa các trang bằng cách đánh dấu từ khóa và chủ đề.

Phần mềm sau đó tự động lập danh mục và tạo một hệ thống phân cấp các danh mục từ trên xuống dưới. Mặc dù OneNote không phù hợp với ứng dụng wiki chuyên dụng, nhưng nó có một số tính năng tuyệt vời liên quan đến wiki.

• OneNote miễn phí, đa nền tảng và dễ cài đặt. Trong một nhóm nhỏ, bạn có thể chia sẻ thông tin có tổ chức mà không cần mất quá nhiều công tìm hiểu.
• OneNote không giới hạn người dùng trong một cấu trúc thông tin cụ thể. Notebook bao gồm các phần. Mỗi phần có thể được chia thành các nhóm với các đối tượng khác nhau. Và mỗi phần có thể chứa nhiều trang hoặc trang con liên kết với nhau.
• Bất cứ ai có quyền truy cập vào notebook đều có thể chỉnh sửa nội dung OneNote. Họ thậm chí không cần biết cách chỉnh sửa theo kiểu wiki.

Cách thiết lập Wiki trong OneNote

1. Tạo trang chủ

Ta sẽ thiết lập một trang chủ wiki với outline sơ bộ về tài liệu. Các outline cung cấp một cái nhìn tổng quát về một chủ đề cụ thể. Chúng thường được tạo ra để lập kế hoạch và tóm tắt một dự án.

Người dùng có thể tạo một outline với tiêu đề lớn ở đầu và 3 ý chính bên dưới, mỗi ý chính có 5 đến 6 dòng chi tiết như trong ví dụ bên dưới.

Với mỗi dự án khác nhau, người dùng có thể thêm mục tiêu, danh sách việc cần làm, lịch, bảng Kanban hoặc bất cứ điều gì để cá nhân hóa chúng. Với các khả năng liên kết của OneNote, người dùng có thể kết nối từng chủ đề với một trang, đoạn, một trang trong các phần khác nhau hoặc với notebook riêng.

2. Liên kết đến một trang hoặc phần bằng cách sử dụng cú pháp Wiki

Nếu chỉ mới bắt đầu, người dùng có thể ngay lập tức biến những ý chính thành các trang riêng lẻ. Để làm điều này, hãy highlight phần văn bản và chọn Link to Pages từ menu ngữ cảnh.

Mỗi ý chính tạo thành một trang riêng trong notebook và chèn các liên kết nội bộ trỏ đến trang tương ứng.

OneNote cũng hỗ trợ cú pháp tạo liên kết được sử dụng trong một số gói wiki. Nhập 2 dấu ngoặc trái theo sau là tên của trang hoặc phần. Văn bản này phải khớp chính xác với tên của mục tiêu liên kết. Sau đó kết thúc liên kết với 2 dấu ngoặc phải.

Nếu tên của mục tiêu liên kết đã tồn tại, văn bản sẽ trỏ đến vị trí đó bằng một đường thẳng màu xanh lam. Hoặc nếu không, OneNote sẽ tạo một trang trống mới với đường đứt nét màu xanh để bạn biết cần thêm nội dung vào trang này.

Lưu ý: Ngay cả khi đã xóa liên kết đích, OneNote vẫn sẽ mở trang đã xóa thông qua thùng rác của notebook. Bạn có thể khôi phục trang đó trong thời hạn 60 ngày. Nếu có một phần và trang cùng tên, các liên kết wiki sẽ ưu tiên trang trước. Hãy thử sử dụng phương pháp thủ công để tạo liên kết.

3. Liên kết đến một phần thông qua hộp thoại Link

Highlight phần văn bản muốn liên kết, sau đó chọn Insert > Link. Từ hộp thoại Link, nhấp vào dấu + bên cạnh notebook, mở rộng notebook và chọn phần mong muốn. Nhấp vào phần hoặc trang muốn liên kết rồi chọn OK.

Các liên kết được tạo thông qua cú pháp wiki hoặc phương thức thủ công sẽ không bị phá vỡ nếu bạn thay đổi tên của trang hoặc phần.

Ngay cả khi di chuyển trang và phần trong notebook, liên kết vẫn còn nguyên. OneNote sẽ tự động cập nhật và duy trì chúng khi cần.

4. Liên kết đến một đoạn cụ thể

Bạn cũng có thể liên kết đến một đoạn cụ thể trong một notebook. Điều này cho phép đi trực tiếp đến thông tin chính xác. Hãy mở notebook và điều hướng đến đoạn muốn liên kết.

Chọn văn bản, nhấp chuột phải và chọn Copy Link to Paragraph. Sau đó chuyển sang một trang trong phần khác, highlight văn bản và chèn liên kết thông qua hộp thoại Link.

5. Liên kết đến file và các tài liệu Office

Ưu điểm chính của việc sử dụng OneNote làm nền tảng wiki là nó hỗ trợ cho nhiều loại nội dung khác nhau. Người dùng có thể nhận được các tính năng tương tự với các gói wiki khác, nhưng việc thực hiện sẽ dễ dàng hơn với OneNote. Điều hướng đến phần Files, nhấp vào tab Insert và chọn File Attachment.

Ngoài ra, người dùng có thể lưu trữ file đính kèm trong đám mây. Trong OneNote cho Windows 10, đi tới Settings > Options, sau đó bật tùy chọn Store attachments in cloud. Khi chèn một file, chẳng hạn file PDF, OneNote sẽ upload file lên OneDrive và chèn một liên kết đến file đó.

Nếu là tài liệu Microsoft Word, OneNote sẽ hiển thị bản xem trước trực tiếp của tài liệu. Người dùng cũng có thể liên kết nó với một trang khác và xem những thay đổi được thực hiện cho tài liệu trong thời gian thực.

Cách tạo mục lục trong OneNote

Một trong những điều tốt nhất về wiki là nó tự động làm hầu hết mọi thứ trên trang. Khi người dùng tạo các tiêu đề trong trang, wiki sẽ tự động tạo mục lục.

Mặc dù OneNote không cho phép tạo mục lục theo mặc định, nhưng bạn có thể tạo một trang mới ở cấp cao nhất và liên kết đến các trang bằng cú pháp wiki.

Để tiết kiệm thời gian, hãy cài đặt Onetastic và khởi động lại OneNote. Đi đến Macroland và cài đặt bảng mục lục macro. Chọn chế độ tạo liên kết và chọn Create New TOC Page.

Ngoài ra còn có các macro để tạo mục lục trong notebook và trang hiện tại. Và nếu muốn tạo nhiều trang hơn, bạn có thể cập nhật mục lục mà không xóa những trang hiện tại.

Cách xem lịch sử trang trong OneNote

Trang lịch sử hiển thị tất cả các chỉnh sửa mà người dùng đã thực hiện cho một bài viết. Trong Wikipedia, người dùng sẽ thấy lịch sử trang là phần View history ở góc trên cùng bên phải của trang. Có nhiều lựa chọn chỉnh sửa cho các trang trong phần này.

Trong OneNote 2016, điều hướng đến phần History và nhấp vào Page Versions. Người dùng sẽ thấy tất cả các chỉnh sửa đã thực hiện trên trang đó kèm theo ngày thực hiện trong thanh điều hướng trang.

Để khôi phục phiên bản cũ hơn, nhấp vào thanh màu vàng ở đầu trang. Sau đó, người dùng có thể chọn khôi phục trang hoặc xóa lịch sử này khỏi các phiên bản trang.

Cách cộng tác với những người dùng khác trong OneNote

Khi làm việc trong một dự án wiki, bạn có thể muốn chia sẻ ghi chú với những người khác trong nhóm của mình và cộng tác cùng nhau. Điều hướng đến phần File và nhấp vào Share để hiển thị các tùy chọn chia sẻ. Nhấp vào Share with People để hiển thị hộp Share with People.

Nhập địa chỉ email của những người muốn chia sẻ và chọn Can edit. Sau đó nhấp vào nút Share. Người được mời phải nhấp vào email mời để mở notebook trong OneNote Online.

Khi có nhiều hơn một người dùng đang chỉnh sửa notebook, mỗi thay đổi được thực hiện sẽ được xác định bằng tên hoặc tên viết tắt của họ. Di chuột qua tên để xem ngày và tác giả của trang.

Trong OneNote cho Windows 10, hãy mở notebook muốn chia sẻ. Ở góc trên bên phải của cửa sổ ứng dụng, nhấp vào Share. Sau đó lặp lại tất cả các bước.

Khi bắt đầu cộng tác, việc duy trì các trang wiki trở nên đơn giản và có thể quản lý nhiều thông tin một cách nhanh chóng.

OneNote là một nền tảng wiki mạnh mẽ. Cách tốt nhất để hiểu những gì phù hợp với bạn là tùy ý thử nghiệm. Xem những tính năng nào hữu ích, thực hiện các chỉnh sửa thường xuyên theo cách cấu trúc thông tin nào, rồi tích hợp nó vào quy trình công việc ra sao.

Chúc bạn thành công!