Nên chọn Microsoft Office 2016, Office 2019 hay Office 365?

Microsoft Office có thể là công cụ phổ biến nhất cho các doanh nghiệp và cá nhân, nhưng tất nhiên không phải phiên bản nào cũng phù hợp với tất cả mọi doanh nghiệp, mọi người dùng. Bài so sánh và phân tích này giúp bạn chọn ra phiên bản Office tốt nhất cho mình: Office 2016 (và người kế nhiệm - Office 2019) hay Office 365?

Microsoft Office có thể là công cụ giúp tăng năng suất lao động thực tế cho hàng triệu người lao động trên toàn thế giới. Office có rất nhiều tùy chọn khác nhau: Office trên iPhone, trên iPad, Office trên điện thoại thông minh Android, Office trên PC, Windows và macOS, Office với một số ứng dụng.

• So sánh Microsoft Office 2016, Office 365 và Office Online

Nhưng xét về tổng thể, chỉ có 2 loại Office. Một là Office 2016, bộ phần mềm độc lập có nguồn gốc từ thế kỷ trước (người kế nhiệm của nó là Office 2019) và hai là Office 365, một dịch vụ subscription (dịch vụ đăng ký) được ra mắt vào năm 2011.

• Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Office 2016

Việc phân biệt chúng khác nhau ra sao có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt là chúng ít nhiều bao gồm các ứng dụng tương tự. Dưới đây là ba cách tốt nhất để phân biệt các công cụ này và xem xét những gì sắp tới, dựa trên các chính sách hỗ trợ mới được công bố gần đây của Microsoft cho Office 2019 trong tương lai, cũng như Office 365 ở hiện tại.

Phương thức thanh toán cho các bộ Office

Một trong số những điểm khác biệt giữa Office 2016 và Office 365 là các tính năng nổi bật nhất phụ thuộc vào các gói mà bạn mua.

Office 2016 được Microsoft gọi là "mua một lần" hay còn gọi là mua "vĩnh viễn".

Microsoft định nghĩa "mua vĩnh viễn" là khi "bạn trả một chi phí một lần duy nhất và trả trước để nhận các ứng dụng Office cho một máy tính". Người dùng phải trả toàn bộ chi phí cho Office 2016 trước khi nhận được phần mềm này.

Việc mua được coi là "giấy phép" để chạy phần mềm hợp pháp, mang lại cho người mua quyền sử dụng Office 2016 vĩnh viễn. Nói cách khác, giấy phép không có ngày hết hạn và người dùng có thể chạy bộ này tới khi nào họ muốn.

Việc mua một lần áp dụng cho Office Professional Plus 2016 (Windows) và Office Standard 2016 cho Mac (macOS), SKU cấp doanh nghiệp chỉ có sẵn thông qua việc cấp phép số lượng lớn; và các gói bán lẻ như Office Professional 2016 (Windows), Office Home và Business 2016 cho Mac (macOS).

Office 365 là một dịch vụ đăng ký (phương thức mua hàng của Microsoft hiện đang được chú trọng nhất), với các khoản thanh toán được thực hiện hàng tháng hoặc hàng năm. Ví dụ, Office 365 Business Premium có giá 150$/năm/người dùng (tương đương với 12,50$/tháng/người dùng, nếu trả theo năm), và 15$/tháng nếu trả theo tháng (tương đương với 180$/năm).

Tất cả các gói doanh nghiệp - từ E1 đến E5, cũng như ProPlus - không có tùy chọn trả tiền theo tháng, mà yêu cầu cam kết trả theo năm.

Giống như bất kỳ dịch vụ đăng ký nào, Office 365 cũng cung cấp dịch vụ - trong trường hợp của Office, đó là quyền chạy các ứng dụng của bộ Office - miễn là các khoản thanh toán tiếp tục được trả. Ngừng thanh toán thì quyền chạy các ứng dụng sẽ chấm dứt. (Trên thực tế, chúng không ngừng hoạt động ngay lập tức; các ứng dụng sẽ tiếp tục hoạt động bình thường trong 30 ngày kể từ ngày đến hạn thanh toán)

Quyền sử dụng Office sau đó tùy thuộc vào các khoản thanh toán. Tạm dừng thanh toán thì "giấy phép" sẽ bị thu hồi. Tiếp tục thanh toán thì giấy phép sẽ được khôi phục lại.

Gói Office 365 cung cấp dịch vụ cho từ một người dùng cá nhân (Office 365 Personal), doanh nghiệp nhỏ (Office 365 Business), các tổ chức giáo dục (Office 365 Education E5) cho tới các công ty (Office 365 Enterprise E3).

Cách mỗi phiên bản Office hoạt động

Mặc dù các khoản thanh toán quyết định đến sự khác biệt giữa Office 2016 và Office 365, nhưng tốc độ phát triển và công bố các bộ Office mới của Microsoft còn quan trọng hơn đối với người dùng và các chuyên gia CNTT hỗ trợ cho họ.

Hãy coi Office 2016 là phần mềm truyền thống được sản xuất và bán theo cách truyền thống. Microsoft cung cấp các bản cập nhật bảo mật hàng tháng cho các ứng dụng Office, thường vào ngày thứ Ba thứ hai của mỗi tháng và cũng sửa các lỗi không bảo mật trong 5 năm đầu tiên của SKU.

Nhưng Office 2016 không nhận được bản nâng cấp với các tính năng và chức năng mới. Những gì bạn nhận được khi bạn mua nó sẽ được giữ nguyên. Khi Microsoft tạo ra một ấn bản mới (Office 2019 hoặc Office 2020 chẳng hạn), bạn sẽ phải trả một khoản phí khác để sử dụng nó.

Office 365 có một mô hình dịch vụ hoàn toàn khác. Trong khi các ứng dụng Office được cấp phép cho người dùng thông qua Office 365 nhận được các bản sửa lỗi bảo mật (được phân phối cho cả Office 2016), chúng cũng được trang bị thêm các tính năng và chức năng mới theo lịch trình hai lần một năm. Ba tháng trước, Microsoft đã sửa lại lịch cập nhật. Hãng này nói rằng sẽ phát hành bản nâng cấp vào tháng 9 và tháng 3 hàng năm. Bản đầu tiên sẽ tung ra ngày 12 tháng 9.

Khi đã tích lũy đủ các tính năng và chức năng mới cho đến một thời điểm nào đó Microsoft cảm thấy cần phải tung ra ứng dụng mới, chẳng hạn như Office 2019 hoặc Office 2020, hãng sẽ đóng gói các phiên bản đó thành bộ nâng cấp cho những khách hàng mua hàng một lần hoặc đã trả trước. (Microsoft đã cam kết sẽ thực hiện điều này cho người kế nhiệm của Office 2016, tức Office 2019, nhưng các phiên bản cũ thì không).

Cách Office liên kết với dịch vụ đám mây

Office 2016 và Office 365 đều không thực sự dựa trên đám mây, nhưng cả hai đều có thể kết nối với các dịch vụ đám mây của Microsoft (và với vài dịch vụ của bên thứ ba nhưng ở một mức độ rất hạn chế). Hiện tại, các được tặng kèm khi mua Office 2016 và những ứng dụng được cài đặt như một phần của gói Office 365 đều có thể kết nối với các dịch vụ như Exchange, OneDrive và Skype for Business.

Tuy nhiên, trong tháng 4, Microsoft đã công bố một sự thay đổi lớn về quyền của những phiên bản kế nhiệm sau Office 2016. Sau ngày 13 tháng 10 năm 2020, các ứng dụng Office có được thông qua việc mua trước bộ phần mềm phải nằm trong giai đoạn hỗ trợ "Mainstream", là 5 năm đầu tiên trong 10 năm bảo hành theo truyền thống, để kết nối với các dịch vụ đám mây của Microsoft.

Sự thay đổi này nhắm đến những khách hàng sử dụng kết hợp các dịch vụ đám mây với phần mềm thanh toán một lần theo truyền thống vì được lợi thêm 1,5 lần thời gian sử dụng. Đồng thời, sự thay đổi này cũng thúc đẩy nỗ lực của Microsoft đối với khách hàng doanh nghiệp sử dụng Office 365. Và công ty đã không ngại ngần khi tuyên bố như sau:

"Office 365 ProPlus là ứng dụng được khuyến khích dành cho người dùng Office 365" (theo ông Alistair Speirs, người quản lý chương trình hoạt động cấp cao, trong một bài đăng trên blog vào tháng Tư). "Đây là ứng dụng luôn cập nhật thường xuyên và đảm bảo trải nghiệm dịch vụ tốt nhất".

Các ứng dụng có được từ gói Office 365 sẽ không bao giờ có ngày bị ngắt kết nối.

Office sẽ được hỗ trợ như thế nào trong tương lai?

Vào ngày 1/2/2018, Microsoft đã tiết lộ những thay đổi về cách hãng sẽ hỗ trợ cho Office 2019, người kế nhiệm Office 2016 trong danh mục "mua một lần", sau khi phát hành vào cuối năm nay. Hãng cũng đã xem trước một sự thay đổi trong hình thức hỗ trợ dành cho Office 365, đặc biệt là thành phần ProPlus - các ứng dụng cho máy tính để bàn - dự kiến ​​sẽ có hiệu lực vào tháng 1 năm 2020.

• Những câu hỏi thường gặp về Office 2019

Microsoft sẽ có kế hoạch cắt giảm hỗ trợ cho Office 2019.

"Office 2019 sẽ cung cấp 5 năm hỗ trợ chính và khoảng 2 năm hỗ trợ mở rộng", theo ông Jared Spataro, tổng giám đốc của Office, viết trong một bài đăng ngày 1 tháng 2 trên blog của công ty. Điều này là để phù hợp với thời gian hỗ trợ cho Office 2016. Hỗ trợ mở rộng sẽ kết thúc vào 10/14/2025. Như ông Spataro ngụ ý, hỗ trợ của Office 2016 cũng sẽ kết thúc vào ngày 14 tháng 10 năm 2025.

Office 2016 nhận được 10 năm hỗ trợ (5 năm trong phần hỗ trợ "Mainstream", 5 năm trong "Extended"). Office 2019 sẽ chỉ nhận được 7 năm, tương ứng với mức giảm 30%. Vì hỗ trợ Mainstream của Office 2019 có lẽ sẽ kết thúc vào tháng 10 năm 2023, đó sẽ là sự cắt giảm để kết nối các ứng dụng Office 2019 với các dịch vụ đám mây của Microsoft.

Việc tạm dừng hỗ trợ đồng thời Office 2016 và 2019 là tín hiệu mạnh nhất chứng minh việc Microsoft sẽ loại bỏ tùy chọn mua một lần sau Office 2019, và cách duy nhất để mua giấy phép sử dụng bộ ứng dụng văn phòng này chính là các gói Office 365.

Spataro cũng tiết lộ những manh mối khác về tương lai của Office. "Bắt buộc phải chuyển phần mềm của chúng tôi theo một hướng hiện đại hơn", ông viết, ngụ ý rằng nhiều năm hỗ trợ cho phần mềm được cấp phép vĩnh viễn sẽ là gánh nặng cho Microsoft hoặc đặt khách hàng vào rủi ro (cũng có khi là cả hai).

Cùng với việc giảm thời gian hỗ trợ, Microsoft cũng thông báo rằng Office 2019 sẽ chỉ được hỗ trợ trên Windows 10. Mặc dù Windows 7 vẫn còn thời hạn hỗ trợ hơn một năm và Windows 8.1 còn hơn bốn năm nữa trước khi Office 2019 ra mắt, nhưng Office 2019 sẽ không được hỗ trợ trên các hệ điều hành đó nữa.

Trong khi đó, ProPlus của Office 365 cũng sẽ bị cắt bớt thời gian hỗ trợ.

Các chính sách mới cho thấy Windows 10 là phiên bản được hỗ trợ duy nhất của hệ điều hành Microsoft kể từ ngày 14 tháng 1 năm 2020. Windows 8.1 cũng sẽ không được hỗ trợ bởi Office 365 ProPlus, như phiên bản Windows 10 LTSC (Long-term Servicing Channel - Kênh dịch vụ dài hạn).

Nói cách khác, người đăng ký Office 365 đang chạy PC Windows có chưa đến hai năm để nâng cấp lên Windows 10 nếu họ tiếp tục sử dụng dịch vụ đăng lý này.

"Điều này sẽ đảm bảo rằng cả Office và Windows đều nhận các bản cập nhật thường xuyên, kết hợp để cung cấp môi trường an toàn nhất với những tính năng mới nhất", ông Spataro cho biết.

Trong môi trường Internet ngày càng thiếu an toàn, những thay đổi này của Microsoft hoàn toàn có lý. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản hệ điều hành, Office cũ của Microsoft hãy cân nhắc đến việc nâng cấp chúng để nhận được sự hỗ trợ tốt hơn của hãng.

Xem thêm:

• So sánh Microsoft Office 2016, Office 365 và Office Online
• Làm sao để tải bản Microsoft Office hoàn toàn miễn phí?
• Microsoft Office Online: Miễn phí, full tính năng cần thiết, bản mới nhất, dùng mọi nơi, không mất file, bạn còn chờ gì mà không thử nhỉ?