Cách so sánh các dự báo ngân sách tương lai cạnh nhau trong cuộc trò chuyện với Claude

Nhập khoản phân bổ ngân sách của bạn và những yếu tố có thể thay đổi, Claude sẽ vẽ ra 3 kịch bản cạnh nhau với tùy chọn chuyển đổi giữa số tiền và phần trăm. Nhấp vào bất kỳ kịch bản nào để xem tóm tắt ngắn gọn về điểm mấu chốt gây áp lực.

1. Mô tả nhiệm vụ

Lập kế hoạch kịch bản tốn nhiều thời gian hơn là khó khăn, vì chủ yếu chỉ là mở bảng tính, sao chép tab, điều chỉnh số liệu và so sánh. Khi cuộc họp hội đồng quản trị chỉ còn một giờ nữa, điều bạn thực sự muốn là so sánh nhiều kịch bản tương lai cạnh nhau và nhìn thoáng qua xem kịch bản nào gây thiệt hại nhiều nhất.

Hãy nói với Claude về ngân sách của bạn trong một câu cùng với những điều có thể thay đổi, và các biểu đồ cột xếp chồng sẽ xuất hiện cạnh nhau với tùy chọn chuyển đổi giữa số tiền và tỷ lệ phần trăm. Nhấp vào bất kỳ kịch bản nào sẽ cho bạn một dòng ngắn gọn về ý nghĩa thực sự của nó đối với tổ chức, thường là câu bạn cần nói với hội đồng quản trị.

Một giám đốc điều hành có thể mất một khoản tài trợ lớn và cần phải bước vào cuộc họp hội đồng quản trị với một bức tranh rõ ràng về việc điều đó sẽ như thế nào so với mức tăng trưởng ổn định và nhẹ. Claude vẽ các biểu đồ cạnh nhau, và việc cắt giảm tỷ lệ cho những chương trình sẽ hiện lên như một cảnh báo ngay cả trước khi giám đốc điều hành nhấp chuột.

Chúng ta có thể mất khoản tài trợ 400.000 USD vào năm tới. Ngân sách hiện tại khoảng 2,1 triệu USD: Khoảng 60% dành cho chương trình, 25% cho hoạt động, 15% để gây quỹ. Hãy cho tôi xem ba kịch bản cạnh nhau: Chúng ta mất khoản tài trợ, ngân sách giữ nguyên, và tăng nhẹ. Tôi muốn chuyển đổi giữa số tiền và phần trăm. Khi nhấp vào một kịch bản, hãy cho tôi phiên bản một dòng về ý nghĩa thực sự của nó.

2. Cung cấp ngữ cảnh cho Claude

Các con số bạn nhập vào câu hỏi chính là ngữ cảnh, và chỉ cần ước chừng cũng được vì đây là so sánh hình dạng chứ không phải ngân sách. Một con số tổng cộng với tỷ lệ phần trăm được phân bổ theo các hạng mục chính của bạn là đủ, và nếu bạn biết hạng mục nào cố định (ví dụ, "chi phí hoạt động chủ yếu là tiền thuê nhà"), hãy đề cập đến điều đó để Claude giữ nguyên đường biểu diễn đó trong các kịch bản.

Ngữ cảnh bắt buộc

Không cần upload lên gì cả. Nhập trực tiếp các con số vào câu hỏi của bạn.

3. Những gì Claude tạo ra

Claude vẽ 3 biểu đồ cột xếp chồng cạnh nhau với một nút chuyển đổi ở trên cùng để chuyển đổi giữa số tiền và tỷ lệ phần trăm. Chế độ xem số tiền cho bạn thấy những gì giảm đi, trong khi chế độ xem phần trăm cho thấy liệu số dư của tổ chức có thay đổi hay chỉ giảm theo tỷ lệ. Các hạng mục bị giảm sẽ được đánh dấu, và khi nhấp vào bất kỳ kịch bản nào sẽ mở ra một ghi chú ngắn gọn bên dưới, giải thích ý nghĩa thực tế của những con số đối với hoạt động.

4. Các prompt tiếp theo

Tiếp tục cuộc trò chuyện với Claude để tinh chỉnh, mở rộng hoặc tìm hiểu thêm.

Nhấp vào nút để vẽ lại với một ràng buộc

Việc cắt giảm theo tỷ lệ hiếm khi là điều bạn thực sự sẽ làm, vì vậy nút này giữ cố định một hạng mục và phân bổ lại khoảng cách, cho bạn thấy áp lực thực sự tập trung ở đâu.

Chạy lại Kịch bản A nhưng giữ nguyên mức gây quỹ với số tiền hiện tại. Cho tôi biết khoản cắt giảm thêm sẽ đi đâu và viết lại câu cho ngắn gọn.

Yêu cầu Claude kéo dài một kịch bản theo thời gian

Việc cắt giảm một lần khác với việc giảm dần ngân sách, vì vậy việc yêu cầu Claude vẽ lại kịch bản năm thứ hai có thể thay đổi cách hiểu về những gì tổ chức có thể chịu đựng được.

Điều gì sẽ xảy ra nếu khoản tài trợ không giảm cùng một lúc? Giả sử chúng ta mất một nửa trong năm đầu tiên và phần còn lại trong năm thứ hai. Vẽ lại Kịch bản A trong hai năm và cho tôi biết liệu điều đó có làm thay đổi cách hiểu vấn đề hay không.

Nhờ Claude viết phiên bản sẵn sàng cho hội đồng quản trị

Các thanh biểu đồ cho bạn thấy hình dạng, nhưng điều hội đồng quản trị cần là một câu kết luận, và Claude có thể dịch từng kịch bản thành những gì bạn thực sự sẽ nói.

Đối với mỗi tùy chọn trong ba kịch bản, hãy viết cho tôi một câu mà tôi sẽ nói với hội đồng quản trị. Sự đánh đổi thực sự, chứ không phải các con số.

5. Mẹo, thủ thuật và cách khắc phục sự cố

Cách bạn diễn đạt câu hỏi sẽ định hình những gì bạn nhận được

Việc yêu cầu các kịch bản đặt "cạnh nhau" với một nút chuyển đổi "giữa số tiền và tỷ lệ phần trăm" sẽ tạo ra một cái nhìn so sánh thay vì 3 biểu đồ riêng biệt. Việc đặt tên cho ngữ cảnh quyết định ("cuộc họp hội đồng quản trị trong một giờ") cho Claude biết rằng điều này là về việc nhanh chóng nhìn thấy hình dạng, chứ không phải xây dựng một mô hình mà bạn sẽ đưa cho bộ phận tài chính. Cách tiếp cận tương tự cũng áp dụng cho bất kỳ câu hỏi đa kịch bản nào, cho dù đó là kế hoạch nhân sự, mở rộng chương trình, hay bất cứ điều gì khác mà bạn đang cân nhắc 3 kịch bản tương lai và cần xem kịch bản nào gây thiệt hại nhiều hơn.

Kiểm tra hình ảnh so với hiểu biết của riêng bạn

Tỷ lệ phân bổ mà Claude đưa ra đầu tiên chỉ là điểm khởi đầu chứ không phải là khuyến nghị, vì bạn biết những hạng mục nào có nguồn lực dự phòng và những hạng mục nào chủ yếu là chi phí cố định. Nếu câu tóm tắt của Kịch bản A không khớp với cảm nhận của bạn về nơi mà thiệt hại thực sự sẽ xảy ra, hãy nói với Claude những gì bạn đang thấy và phiên bản tiếp theo sẽ gần hơn với những gì bạn thực sự muốn trình bày.

Bước tiếp theo cần làm với hình ảnh

Di chuột để xem các tùy chọn sao chép biểu đồ so sánh 3 thanh dưới dạng hình ảnh cho bản trình bày trên bảng, hoặc lưu nó dưới dạng tài liệu nếu bạn muốn hiển thị trực tiếp trong cuộc họp và nhấp chuột qua các kịch bản đồng thời theo dõi thái độ của hội đồng quản trị. Bạn cũng có thể yêu cầu Claude viết phiên bản tóm tắt các điểm chính dưới dạng một câu cho mỗi kịch bản để bạn sẵn sàng trình bày.