Cc, Bcc email là gì? Làm sao để phân biệt?

Khi gửi email (bằng Gmail chẳng hạn), nếu để ý kỹ, chúng tôi sẽ thấy có 2 phần luôn hiển thị trong mục To (gửi đến) là Cc và Bcc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết chúng là gì, có chức năng như thế nào và sự khác nhau giữa chúng. Do đó, trong bài viết dưới đây, Quản Trị Mạng sẽ phần nào giúp các bạn giải đáp những thắc mắc đó.

1. Khái niệm

Nếu đã từng gửi email, bạn sẽ thấy hai trường ngay bên cạnh trường "To": Cc và Bcc. Nói một cách đơn giản, Cc và Bcc là hai cách bạn có thể bao gồm nhiều người hơn làm người nhận trong email.

Cc (Carbon copy) là tạo ra các bản sao, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + C để sử dụng nhanh tính năng này.  Quay lại những ngày trước khi có Internet và email, để tạo một bản sao của bức thư đang viết, bạn phải đặt giấy than giữa tờ giấy đang viết và tờ giấy sẽ in bản sao. Cũng giống như bản sao vật lý bằng giấy than ở trên, Cc là một cách dễ dàng để gửi bản sao của email cho người khác. Nếu bạn đã từng nhận email được Cc, bạn có thể nhận thấy rằng email đó sẽ được gửi đến bạn và danh sách những người khác cũng đã được Cc.

Cc có chức năng giống như việc thêm nhiều người nhận vào trường “To”. Quy tắc chung là trường "To" được dành riêng cho những người nhận chính email của bạn. Các bên quan tâm khác có thể được bao gồm dưới dạng Cc để họ có thể có bản sao email của riêng mình. Cc các bên khác cũng nói rõ với tất cả những người có liên quan rằng email đã được mọi người nhìn thấy.

Còn Bcc (Blind carbon copy) là tạo ra các bản sao tạm, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + B để sử dụng nhanh tính năng này. Cũng giống như Cc, Bcc là một cách để gửi các bản sao của email cho người khác. Sự khác biệt giữa Cc và Bcc là, bạn có thể thấy danh sách người nhận khi Cc được sử dụng, nhưng với Bcc thì không. Nó được gọi là Blind carbon copy vì những người nhận khác sẽ không thể biết rằng ai đó đã được gửi bản sao email. Ví dụ, khi bạn gửi email đến danh sách gia đình và bạn bè không biết nhau, hãy đặt địa chỉ của họ vào trường Bcc.

2. Sự giống và khác nhau giữa Cc và Bcc

Giống nhau: Chúng đều được sử dụng khi gửi email cho nhiều người cùng một lúc.

Khác nhau:

• Khi sử dụng CC thì tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của những người cũng nhận được thư đó. Chính vì thế mà bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm.... vì cái này bạn có thể hiển thị công khai và không cần phải bảo mật thông tin, danh tính.
• Tính năng BCC thì khác, mặc dù bạn gửi nội dung cho nhiều người cùng một lúc nhưng không ai nhìn thấy ai cả. Chính vì vậy mà bạn hãy sử dụng BCC trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người khác.

3. Khi nào nên sử dụng CC và BCC?

Ngay cả khi bạn biết sự khác biệt giữa CC và BCC, có thể hơi khó để biết khi nào nên sử dụng từng công cụ này.

Đối với CC, có một số cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng nó. Ví dụ, nếu bạn đang cố gửi email cho nhiều người, thì CC sẽ là trường thích hợp để sử dụng, mặc dù bạn cũng có thể nhập nhiều người nhận vào trường To cho mục đích này.

Đối với các ứng dụng kinh doanh, thông thường bạn sẽ gửi một bản sao email của mình cho bên thứ ba để xác minh. Trong trường hợp này, CC là hoàn hảo vì nó biểu thị rằng bên thứ ba chắc chắn nhận được một bản sao của email. Tuy nhiên, đây là một sự khác biệt nhỏ.

Một cách khác để sử dụng CC là tăng thêm sức nặng cho email của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang gặp vấn đề pháp lý, bạn có thể CC cho luật sư của mình để bên kia biết rằng những gì họ đang nói có thể dẫn đến hậu quả pháp lý tiềm ẩn.

Nếu bạn muốn tự nhắc mình về những email quan trọng, bạn cũng có thể tìm hiểu cách tự động CC cho mình trong Outlook và Gmail. Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ không bao giờ vô tình quên điều gì đó quan trọng.

Với BCC, dấu hiệu nhận biết khi nào nên sử dụng có thể khó hơn một chút. Trường hợp sử dụng đầu tiên và chủ yếu là khi bạn không muốn ai đó biết rằng bạn đang gửi email cho nhiều người nhận.

Trong cùng một ví dụ pháp lý, bạn có thể muốn luật sư của mình biết về mail đã gửi mà không thông báo cho người mà bạn đang gửi email về sự thật này.

Ngoài ra, bạn có thể muốn sử dụng BCC để gửi email đến nhiều người mà không để họ biết rằng email họ nhận không phải là duy nhất. Vì BCC sẽ không tiết lộ rằng bạn đang gửi email cho nhiều người nên đây là trường hợp sử dụng lý tưởng.

Ví dụ, nếu bạn là kiểu người biết cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook, thì điều này có thể khá hữu ích.

Lưu ý: Khi bạn gửi email cho nhiều người thì chế độ mặc định sẽ là Cc.

Tóm lại, bạn sử dụng Cc để gửi email đến nhiều người và công khai danh tính của họ còn Bcc cũng gửi email đến nhiều người nhưng thông tin về những người đó sẽ được giữ kín.

Hi vọng bài viết có ích với bạn!

• 7 lỗi cần tránh khi dùng email nơi công sở
• Cách mở nhanh cửa sổ soạn thư trong Gmail
• Những mẹo hữu ích khi sử dụng email
• Các lợi ích từ chức năng BCC khi gửi email