Hướng dẫn tạo và chỉnh sửa báo cáo trong SQL Server Reporting Services

QuanTriMang.com - Bộ sản phẩm SQL Server 2005, 2008 và 2008 R2, tất cả đều được đóng gói cùng với SQL Server Reporting Services (SSRS) – giải pháp chuyên dụng tạo báo cáo dành cho các doanh nghiệp. Với SSRS, người sử dụng có thể tạo, đặt lịch, đăng tải và quản lý các bản báo cáo khác nhau từ nhiều nguồn dữ liệu gốc đa dạng. Trong phần sau của bài viết, chúng ta sẽ cùng nhau tạo, chỉnh sửa và export báo cáo SSRS theo cách thủ công.

Gán SSRS Report vào Project trong BIDS:

Trước tiên, các bạn cần tham khảo và hoàn thiện những bước đầu về SSRS tại đây. Để tạo bản báo cáo theo cách bình thường trong Business Intelligence Development Studio (BIDS), các bạn làm theo trình tự sau:

Mở BIDS, và chọn File > Open > Project/Solution.

Chỉ đường dẫn tới Report Server Project tạo trước đó.

Trong cửa sổ Solution Explorer, kích chuột phải tại Reports và chọn Add > New Item.

Chọn Report tại mục Add New Item, đặt tên cho báo cáo (ví dụ MyReport.rdl) và nhấn OK.

Tại đây, bạn sẽ có bản báo cáo SSRS rỗng, đang mở trong BIDS:

Tại cửa sổ bên trái, các bạn sẽ thấy thẻ Toolbox và Report Data. Nếu những thẻ này không hiển thị, hãy lựa chọn những thẻ tương ứng phù hợp từ menu View. Công cụ Toolbar hiển thị toàn bộ thành phần trên bản báo cáo như textbox và table, chức năng Report Data sẽ hiển thị các nguồn dữ liệu, bao gồm kết quả truy xuất từ gốc, bao gồm các file ảnh, trường dữ liệu (ví dụ như tham số Page Number).

Thêm Data Source và Dataset vào Project:

Khái niệm data source - nguồn dữ liệu, ở đây sẽ làm nhiệm vụ nhận dạng cơ sở dữ liệu (hoặc các đối tượng dữ liệu khác, ví dụ như file XML) từ vị trí bạn dùng để đẩy dữ liệu, các thuộc tính của giao thức kết nối – tên server và tài khoản, được sử dụng. Bài hướng dẫn lần này dựa trên nguồn dữ liệu SQL Server đã tạo trước đó, các bạn hãy làm theo trình tự sau:

Tại thẻ Report Data, chọn New > Data Source và đặt tên cho dữ liệu gốc này.

Chọn Use shared data source reference

Chọn nguồn cơ sở dữ liệu SQL Server đã tạo trước đó từ menu, nhấn OK:

Khái niệm dataset ở đây là tập hợp các yêu cầu về dữ liệu, thông qua các câu lệnh truy vấn, hoặc quá trình lưu trữ, tất cả đều được bắt đầu từ nguồn dữ liệu, ngoài ra, dataset còn chỉ định những dữ liệu nào phù hợp để hiển thị trên báo cáo. Để thêm dataset vào các bản báo cáo, các bạn làm theo bước sau:

Tại thẻ Report Data, chọn New > Dataset và đặt tên cho thành phần này.

Chọn nguồn cơ sở dữ liệu tại bước trên.

Tại đây, các bạn gõ/paste các câu lệnh mẫu, hoặc đơn giản hơn là sử dụng tính năng Query Designer. Ví dụ như sau:

SELECT P.Name ,
ProductNumber ,
Color ,
ListPrice ,
SC.Name [Category]
FROM Production.Product P
LEFT OUTER JOIN Production.ProductSubCategory SC
ON P.ProductSubCategoryID = SC.ProductSubCategoryID
WHERE ListPrice BETWEEN 0 AND 1000
ORDER BY Category, ListPrice ASC

Sau đó nhấn OK. Khi kết thúc bạn sẽ thấy data set hiển thị trong các trường dữ liệu tại thẻ Report Data.

Thêm các thành phần dữ liệu khác vào báo cáo:

Sau khi đã khởi tạo thành công dataset, các bạn bắt đầu tạo báo cáo. Trước tiên là các thuộc tính đơn giản và quen thuộc như bảng sản phẩm, tiêu đề và số trang.

Kéo thả Table từ thẻ Toolbox vào giao diện chính của báo cáo.

Tại thẻ Report Data, tiếp tục kéo và thả các trường dữ liệu Category, Color, Product, Name, và List Price như sau:

Làm tương tự như vậy với thành phần Textbox, gõ AdventureWorks Products.

Tại phần trống của bản báo cáo, các bạn kích chuột phải và chọn Insert > Page Footer.

Kéo thả textbox vào phần footer này, tại mục Built-In Fields trên thẻ Report Data, kéo thẻ tiếp thành phần Page Number.

Sử dụng tính năng Preview để xem trước bảng báo cáo với dữ liệu truyền vào đã chuẩn hay chưa.

Định dạng báo cáo và export:

Đây là bước cuối cùng để hoàn thiện các bản báo cáo, bao gồm những tính năng tại thẻ Design:

Thêm và xóa các cột: click chuột phải vào bảng và chọn Insert Column > Left hoặc Right.

Thay đổi độ rộng của cột dữ liệu: kéo và thay đổi phần bên ngoài.

Thay đổi font và định dạng: chọn các trường dữ liệu tương ứng, tùy chỉnh hoặc thay đổi theo nhu cầu sử dụng.

Định dạng chuẩn chữ số hiển thị: nhấn chuột phải vào trường dữ liệu số, chọn Text Box Properties và thay đổi phần Number.

Thay đổi kích cỡ của báo cáo: di chuột và kéo tại các góc để phóng to hoặc thu nhỏ kích thước.

Để export báo cáo ra các định dạng khác nhau như PDF, Excel... các bạn làm như sau:

Chọn thẻ Preview

Nhấn nút Export ở phía bên trên:

Sau đó chọn định dạng phù hợp, đường dẫn lưu file và nhấn Save.

Trên đây là những bước cơ bản để tạo và chỉnh sửa báo cáo trong SQL Server Reporting Services, ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm ví dụ tại đây: SQL Server Books Online, SQL Server Books Online Tutorials, Microsoft Press - Stacia Misner và CodePlex. Chúc các bạn thành công!