Chọn giọng điệu phù hợp cho email

Hãy điều chỉnh giọng điệu của bạn cho các đối tượng khác nhau: Chuyên nghiệp, thân mật, v.v...

Phổ giọng điệu

Trong bài học trước, chúng ta đã tìm hiểu về các tiêu đề email thu hút người đọc. Bây giờ, hãy cùng xây dựng trên nền tảng đó. Giọng điệu email không chỉ trang trọng hay thân mật. Nó là một loạt các sắc thái:

RẤT TRANG TRỌNG ←————————————————————————→ RẤT THÂN MẬT
Thông báo pháp lý  Điều hành  Tiêu chuẩn  Thân thiện  Đồng nghiệp thân thiết
Báo cáo chuyên nghiệp  Trò chuyện vui vẻ

Hầu hết các email chuyên nghiệp nằm ở mức trung bình. Nhưng việc biết cách di chuyển dọc theo phạm vi này rất quan trọng.

Các yếu tố quyết định giọng điệu

1. Mối quan hệ

• Lần tiếp xúc đầu tiên: Trang trọng hơn
• Mối quan hệ đã thiết lập: Có thể thân mật hơn
• Đồng nghiệp thân thiết: Có thể thoải mái hơn

2. Cấp bậc

• Viết thư cho cấp trên (giám đốc điều hành, khách hàng): Cẩn thận hơn, tôn trọng hơn
• Viết thư cho đồng nghiệp: Chuẩn mực chuyên nghiệp
• Viết thư cho cấp dưới (nhân viên trực tiếp): Thân thiện nhưng rõ ràng

3. Nội dung

• Tin xấu: Cân nhắc kỹ lưỡng, thấu cảm
• Tin tốt: Thân thiện hơn, năng động hơn
• Yêu cầu khẩn cấp: Trực tiếp, rõ ràng
• Thông tin phức tạp: Thẳng thắn, có cấu trúc

4. Văn hóa công ty

• Các ngành truyền thống (luật, tài chính): Trang trọng hơn
• Các công ty khởi nghiệp, ngành sáng tạo: Thoải mái hơn
• Khi không chắc chắn: Hãy điều chỉnh giọng điệu sao cho phù hợp với người khác

Các mức độ trang trọng

Hãy nghĩ về giọng điệu ở 3 mức độ bạn có thể điều chỉnh:

Mức 1: Trang trọng

Các dấu hiệu trang trọng:

• Câu hoàn chỉnh
• Từ đầy đủ (không viết tắt)
• Lời chào truyền thống (“Kính gửi ông Smith”)
• “Vui lòng” và “Cảm ơn”

Các dấu hiệu thân mật:

• Từ viết tắt (I’m, we’ll, don’t)
• Câu ngắn hơn
• Tên
• Các cụm từ giao tiếp thông thường

Mức 2: Ấm áp

Giọng điệu ấm áp hơn:

• Thể hiện sự trân trọng
• Thừa nhận quan điểm của họ
• Thể hiện cá tính
• Sử dụng ngôn ngữ “chúng ta”

Giọng điệu lạnh lùng hơn:

• Bám sát sự thật
• Lời cảm ơn ngắn gọn
• Ít mang tính cá nhân hơn
• Mang tính giao dịch hơn

Mức 3: Trực tiếp hơn

Trực tiếp hơn:

• Đi thẳng vào vấn đề
• Nêu rõ yêu cầu
• Email ngắn gọn hơn
• Ít vòng vo hơn

Mềm mỏng hơn:

• Xây dựng bối cảnh trước
• Làm dịu yêu cầu
• Giải thích thêm
• Sử dụng ngôn ngữ bổ sung

Ví dụ về giọng điệu

Cùng một thông điệp, giọng điệu khác nhau

Yêu cầu gia hạn thời hạn:

Rất trang trọng (khách hàng pháp lý):

Kính gửi bà Johnson,

Tôi viết thư này để yêu cầu gia hạn thời hạn giao hàng hiện tại là ngày 15 tháng 3. Do những phức tạp không lường trước được trong quá trình phân tích, thêm thời gian sẽ cho phép chúng tôi đảm bảo chất lượng mà bà mong đợi.

Liệu bà có thể chấp nhận thời hạn mới là ngày 22 tháng 3 không?

Cảm ơn sự xem xét của bà.

Trân trọng, Alex Chen

Chuyên gia tiêu chuẩn (đối tác bên ngoài):

Chào Sarah,

Tôi có một yêu cầu nhỏ - liệu chúng ta có thể dời hạn chót ngày 15 tháng 3 sang ngày 22 tháng 3 được không? Việc phân tích đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​và tôi muốn đảm bảo mọi thứ được thực hiện chính xác.

Hãy cho tôi biết điều đó có phù hợp với bạn không.

Cảm ơn, Alex

Thông thường (đồng nghiệp thân thiết):

Chào Sarah,

Mình đang bị chậm tiến độ phân tích – liệu mình có thể dời hạn chót sang ngày 22 được không? Xin lỗi vì đã làm phiền, mình chỉ muốn chắc chắn là bản phân tích sẽ hoàn chỉnh trước khi gửi cho bạn.

Cảm ơn! Alex

Cả ba đều mang tính chuyên nghiệp. Chúng được điều chỉnh cho các mối quan hệ khác nhau.

Vùng nguy hiểm

Quá trang trọng

Dấu hiệu:

• “Xin lưu ý rằng…”
• “Theo thư từ trao đổi trước đây của chúng ta…”
• “Chúng tôi rất mong muốn nếu…”
• Sử dụng đầy đủ chức danh + họ khi chỉ xưng hô bằng tên

Rủi ro: Có vẻ lạnh lùng, máy móc hoặc thụ động - hung hăng.

Quá suồng sã

Dấu hiệu:

• Sử dụng tiếng lóng với cấp quản lý
• Sử dụng biểu tượng cảm xúc với người chưa gặp
• Lời chào quá thân mật (“Chào bạn”)
• Đùa giỡn trước khi thiết lập được mối quan hệ

Rủi ro: Có vẻ thiếu chuyên nghiệp hoặc kiêu ngạo.

Thụ Động - Hung hăng

Những cụm từ nghe tệ hơn ý định ban đầu:

• “Như tôi đã đề cập trước đó…” (ngụ ý họ không lắng nghe)
• “Theo email gần đây nhất của tôi…” (ngụ ý họ không đọc)
• “Từ nay trở đi…” (ngụ ý họ đã mắc lỗi)
• “Chỉ để làm rõ…” (ngụ ý họ đang bối rối)

Những cụm từ này đôi khi cần thiết, nhưng hãy lưu ý rằng chúng có thể gây ấn tượng tiêu cực.

Điều chỉnh giọng điệu của bạn

Khi không chắc chắn, hãy cố gắng phù hợp với giọng điệu của họ

Hãy xem các email họ đã gửi cho bạn. Phù hợp với:

• Phong cách chào hỏi
• Mức độ trang trọng
• Độ dài
• Phong cách kết thúc

Điều này hầu như luôn an toàn.

Bắt đầu với giọng điệu trang trọng hơn một chút

Nếu đó là một mối quan hệ mới, hãy nghiêng về phía trang trọng hơn một chút. Bạn luôn có thể trở nên thoải mái hơn. Đi theo hướng ngược lại sẽ rất khó xử.

Đọc to lên

Bạn có dám nói điều này trực tiếp với người đó không? Nếu khi nói ra nghe có vẻ máy móc hoặc lạnh lùng, hãy sửa lại.

Bài kiểm tra trên báo chí

Email này có thể được đăng tải mà không làm bạn xấu hổ không? Nếu không, hãy xem xét lại.

Giọng điệu tùy theo tình huống

Cách sửa giọng điệu nhanh

Quá máy móc? Thêm chút cá nhân hóa:

• Trước: “Vui lòng xem báo cáo đính kèm.”
• Sau: “Đây là báo cáo – hãy cho tôi biết nếu bạn có câu hỏi.”

Quá suồng sã? Thêm chút cấu trúc:

• Trước: “Này, một câu hỏi nhanh – bạn có thể phê duyệt cái này không?”
• Sau: “Một câu hỏi nhanh – bạn có thể phê duyệt file đính kèm không?”

Quá gay gắt? Làm dịu giọng điệu bằng ngữ cảnh:

• Trước: “Bạn đã trễ hạn.”
• Sau: “Tôi không thấy báo cáo được gửi đến – mọi thứ ổn chứ?”

Những điểm chính cần nhớ

• Giọng điệu gồm nhiều sắc thái, chứ không cố định là A hoặc B
• Điều chỉnh giọng điệu phù hợp với mối quan hệ, thứ bậc, nội dung và văn hóa
• Điều chỉnh 3 yếu tố: Trang trọng, ấm áp, trực tiếp
• Khi không chắc chắn, hãy điều chỉnh giọng điệu sao cho phù hợp với người khác
• Hãy dùng giọng điệu hơi trang trọng với những người mới quen, sau đó điều chỉnh
• Đọc to để phát hiện các vấn đề về giọng điệu