Xây dựng thư viện template email của bạn

Hãy áp dụng tất cả những gì bạn đã học để tạo một thư viện template email cá nhân mà bạn sẽ sử dụng hàng ngày!

Tổng hợp lại những kiến thức đã học

Trong bài học trước, chúng ta đã tìm hiểu về các template email phổ biến. Bây giờ, hãy xây dựng trên nền tảng đó. Bạn đã học được các nguyên tắc cơ bản. Bây giờ, hãy xây dựng thứ gì đó mà bạn thực sự sẽ sử dụng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn tạo thư viện template email cá nhân của mình - một bộ sưu tập các template đã được chứng minh hiệu quả, được tùy chỉnh cho công việc cụ thể của bạn.

Khái niệm thư viện template

Một thư viện template không phải là để tạo cảm giác máy móc. Nó liên quan đến việc:

• Tiết kiệm thời gian cho những email bạn viết đi viết lại
• Đảm bảo tính nhất quán trong các thông tin liên lạc quan trọng
• Giảm mệt mỏi khi phải đưa ra quyết định lúc bạn mệt mỏi hoặc vội vàng
• Ghi lại những gì hiệu quả trước khi bạn quên

Hãy coi nó như cuốn cẩm nang cá nhân của bạn về email.

Bước 1: Kiểm tra các email thường dùng

Trước khi tạo template, hãy xác định các mẫu. Xem thư mục Sent (Đã Gửi) của bạn trong tháng trước.

Liệt kê 10 loại email phổ biến nhất của bạn:

Các template nên bao gồm những email bạn gửi với số lượng lớn.

Bước 2: Tạo các template email cốt lõi

Xây dựng các template cho 5 - 7 loại email hàng đầu của bạn. Đối với mỗi loại:

1. Viết template theo các nguyên tắc đã học
2. Đánh dấu các điểm tùy chỉnh bằng [dấu ngoặc vuông]
3. Bao gồm các biến thể cho những tình huống phổ biến
4. Kiểm tra template trên các email thực tế

Ví dụ: Template yêu cầu cuộc họp

Trước khi học:

Chào, mình có thể gặp nhau lúc nào đó không? Mình muốn thảo luận một số vấn đề về dự án. Cho mình biết lúc nào tiện nhé.

Sau khi học:

Chủ đề: [Chủ đề] – [Thời lượng] tuần này?

Chào [Tên],

Yêu cầu nhanh: Chúng ta có thể dành [15/30 phút] để thảo luận về [chủ đề cụ thể] được không?

Tôi muốn [thảo luận/nhận ý kiến ​​của bạn về/thống nhất về]:
- [Mục 1]
- [Mục 2]

Tôi rảnh:
- [Lựa chọn 1]
- [Lựa chọn 2]
- [Lựa chọn 3]

Bạn có thể chọn thời gian nào trong số đó không?

Cảm ơn,
[Tên của bạn]

Bước 3: Cấu trúc thư viện template

Sắp xếp các template để bạn có thể tìm thấy chúng nhanh chóng:

TEMPLATE EMAIL
├── Cuộc họp
│ ├── Yêu cầu cuộc họp
│ ├── Hoãn lại cuộc họp
│ └── Từ chối cuộc họp
├── Yêu cầu
│ ├── Yêu cầu thông tin
│ ├── Yêu cầu phản hồi
│ ├── Yêu cầu phê duyệt
│ └── Yêu cầu giới thiệu
├── Cập nhật
│ ├── Tình trạng dự án
│ ├── Quyết định đã được đưa ra
│ └── Chia sẻ kết quả
├── Kết nối
│ ├── Tiếp cận khách hàng tiềm năng
│ ├── Cảm ơn sau cuộc gặp
│ └── Kết nối lại
├── Theo dõi
│ ├── Nhắc nhở nhanh
│ ├── Theo dõi bổ sung giá trị
│ └── Theo dõi cuối cùng
└── Khó khăn
    ├── Từ chối
    ├── Thông báo tin xấu
    ├── Sửa lỗi
    └── Xin lỗi

Bước 4: Tổng kết

Tạo 5 template từ đầu, áp dụng tất cả những gì bạn đã học.

Template 1: Yêu cầu thường gặp nhất

Hãy nghĩ về một yêu cầu bạn thường xuyên đưa ra. Xây dựng một template đáp ứng các tiêu chí sau:

• Tiêu đề rõ ràng, cụ thể
• Mở đầu bằng ngữ cảnh (1 câu)
• Nêu rõ yêu cầu (ngắn gọn)
• Cung cấp ngữ cảnh cần thiết (2-3 câu)
• Dễ dàng phản hồi
• Kết thúc bằng lời kết rõ ràng

Template 2: Bản cập nhật hàng tuần

Nếu bạn gửi email cập nhật trạng thái, hãy xây dựng một template email đáp ứng các tiêu chí sau:

• Có định dạng dòng tiêu đề nhất quán
• Sử dụng định dạng dễ đọc lướt (dấu đầu dòng, tiêu đề phụ)
• Bao gồm: Tiến độ, trở ngại, nhu cầu
• Phù hợp với đối tượng người nhận

Template 3: Email theo dõi

Xây dựng một template email theo dõi đáp ứng các tiêu chí sau:

• Không gây cảm giác thúc ép
• Mang lại giá trị hoặc giúp người nhận dễ dàng phản hồi
• Phù hợp với tình huống theo dõi phổ biến nhất của bạn

Template 4: Email kết nối

Cho dù là tiếp cận khách hàng mới hay kết nối lại, hãy xây dựng một template email đáp ứng các tiêu chí sau:

• Có dòng tiêu đề hấp dẫn
• Nhanh chóng thể hiện sự liên quan
• Đưa ra yêu cầu cụ thể, dễ hiểu
• Tôn trọng thời gian của họ

Template 5: Cuộc trò chuyện cho những tình huống khó xử

Chọn một loại email khó khăn mà bạn thường gặp phải. Xây dựng một template:

• Trực tiếp nhưng thấu cảm
• Không che giấu phần khó khăn
• Đưa ra hướng giải quyết

Bước 5: Lưu trữ và truy cập

Đặt các template ở nơi bạn có thể truy cập nhanh chóng:

Các tùy chọn:

• File văn bản – Đơn giản, có thể tìm kiếm, dễ mang theo
• Ứng dụng ghi chú (Notion, Evernote, Apple Notes) – Được tổ chức, dễ truy cập
• Template Gmail – Được tích hợp sẵn trong cửa sổ soạn thảo
• Mở rộng văn bản (TextExpander, Raycast) – Nhập shortcut, template sẽ xuất hiện
• Các bản nháp đã lưu – Giữ các bản nháp chưa gửi dưới dạng template

Mẹo chuyên nghiệp:

Sử dụng tên nhất quán: [danh mục] - [mục đích sử dụng cụ thể] - cuộc họp - yêu cầu 30 phút - theo dõi - không phản hồi - từ chối - lời mời họp

Công thức email hiệu quả

Mọi email hiệu quả đều tuân theo mẫu này:

CHỦ ĐỀ: [Chủ đề] – [Bạn cần gì/Tại sao họ nên quan tâm]

[MỞ ĐẦU]: Một câu giới thiệu ngắn gọn

[HỎI]: Bạn cần gì từ họ (cụ thể, có thể thực hiện được)

[BỐI CẢNH]: Thông tin cơ bản vừa đủ (2-4 câu hoặc gạch đầu dòng)

[KẾT THÚC]: Bước tiếp theo rõ ràng hoặc thời hạn

Hướng dẫn nhanh: Trước khi nhấn nút Gửi, hãy kiểm tra những thứ sau:

• Tiêu đề email có cụ thể và nêu bật vấn đề không
• Yêu cầu có xuất hiện trong 3 câu đầu tiên không
• Định dạng có dễ đọc lướt (đoạn văn ngắn, gạch đầu dòng) không
• Giọng điệu có phù hợp với mối quan hệ và nội dung không
• Nội dung có dễ phản hồi (câu hỏi cụ thể, đưa ra các lựa chọn) không
• Có yêu cầu rõ ràng cho mỗi email không
• Đọc to – email có giống giọng văn của bạn không?

Bước tiếp theo

Kỹ năng viết email của bạn giờ đã tốt hơn đáng kể so với mức trung bình. Hãy tiếp tục cải thiện:

1. Theo dõi những gì hiệu quả – Ghi chú những email nào nhận được phản hồi nhanh chóng
2. Tinh chỉnh template email của bạn – Cập nhật dựa trên kết quả thực tế
3. Chia sẻ với nhóm của bạn – Template email có thể trở thành tài sản chung
4. Tiếp tục học hỏi – Các quy tắc email luôn thay đổi; hãy cập nhật

Hãy gửi một số email thực sự nhận được phản hồi.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Xem lại các khái niệm chính từ bài học và xác định cách áp dụng chúng vào công việc của bạn
• Thực hành các kỹ thuật được đề cập
• Hãy nhớ rằng sự thành thạo đến từ việc áp dụng những ý tưởng này, chứ không chỉ đọc về chúng.