5 nhược điểm đáng ngạc nhiên khi sử dụng kỹ thuật Pomodor

Kỹ thuật Pomodoro có thể giống như một tấm vé vàng để tăng năng suất. Tuy nhiên, trong khi nhiều người cho rằng nó hiệu quả, thì kỹ thuật này cũng có nhược điểm. Trên thực tế, một số khía cạnh của phương pháp này có thể cản trở năng suất, làm gián đoạn quy trình làm việc hoặc thậm chí gây thêm căng thẳng.

1. Làm gián đoạn sự tập trung sâu sắc

Một trong những nhược điểm lớn nhất khi sử dụng kỹ thuật Pomodoro là nó có thể làm gián đoạn sự tập trung sâu sắc. Khi làm việc gì đó đòi hỏi sự tập trung sâu sắc, chẳng hạn như viết lách, thường cần 15 đến 20 phút để đạt được trạng thái tập trung. Khi hoàn toàn đắm chìm vào bài viết của mình, chẳng ai muốn một bộ đếm thời gian reo lên và làm gián đoạn dòng chảy của mình.

Mặc dù vẫn phải ghi nhận vai trò của kỹ thuật Pomodoro trong việc giúp bắt đầu một nhiệm vụ, nhưng nó thường cản trở khả năng duy trì sự tập trung hoàn toàn và năng suất.

Vậy, làm sao bạn có thể tận hưởng những lợi ích của kỹ thuật Pomodoro mà không làm gián đoạn sự tập trung? Kỹ thuật Flowtime là một giải pháp thay thế tốt hơn nhiều. Thay vì thiết lập các khoảng thời gian làm việc cố định, bạn có thể làm việc miễn là đang cảm thấy tập trung và chỉ nghỉ giải lao khi bạn tự nhiên đạt đến điểm dừng. Nó linh hoạt, nghĩa là bạn có thể làm việc không bị gián đoạn khi đang trong trạng thái tập trung và nghỉ giải lao khi cần.

2. Không phù hợp với các dự án phức tạp

Kỹ thuật Pomodoro phù hợp khi làm các nhiệm vụ đơn giản, lặp đi lặp lại như trả lời email hoặc nghiên cứu cho các bài viết của mình. Tuy nhiên, phương pháp này không hiệu quả khi áp dụng cho các dự án phức tạp đòi hỏi sự sáng tạo, giải quyết vấn đề hoặc suy nghĩ sâu sắc. Đối với các dự án như vậy, bạn cần sự linh hoạt để các ý tưởng phát triển tự nhiên thay vì buộc bản thân phải suy nghĩ trong một khung thời gian nhất định.

Phương pháp Getting Things Done (GTD) có thể là giải pháp tốt hơn để duy trì các dự án phức tạp diễn ra suôn sẻ. Hệ thống năng suất này được thiết kế để giúp bạn nắm bắt, sắp xếp và giải quyết các dự án đơn giản và phức tạp bằng cách ưu tiên những việc cần làm ngay và những việc có thể làm sau.

Phương pháp này đặc biệt có giá trị đối với các dự án dài hạn hoặc nhiều bước đòi hỏi phải lập kế hoạch chu đáo hoặc nhiều nhiệm vụ khác nhau dẫn đến kết quả thống nhất.

3. Khung thời gian cứng nhắc có thể ảnh hưởng đến kết quả

Biết rằng bạn chỉ có 25 phút để hoàn thành một phân đoạn và việc theo dõi đồng hồ đếm ngược thường khiến bạn cảm thấy áp lực phải vội vã hoàn thành các nhiệm vụ. Việc chạy đua với thời gian đếm ngược có thể phản tác dụng vì nó có thể thúc đẩy bạn cắt xén và ảnh hưởng đến chất lượng kết quả.

Giới hạn thời gian có thể giúp cải thiện khả năng tập trung của bạn, vì đây là phương pháp linh hoạt và ít căng thẳng hơn. Thay vì làm việc trong khoảng thời gian ngắn, căng thẳng 25 phút, phương pháp giới hạn thời gian cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ cụ thể. Theo cách này, bạn có thể tập trung vào công việc đang làm mà không phải lo lắng về việc bộ đếm thời gian Pomodoro của bạn sẽ reo liên tục.

Giới hạn thời gian cũng có thể thay đổi được, vì bạn có thể chỉ định các giới hạn dài hơn hoặc ngắn hơn tùy thuộc vào mức độ phức tạp của nhiệm vụ và mức năng lượng của bạn.

4. Không phù hợp với nhiều mức năng lượng

Hầu hết mọi người đều cảm thấy tràn đầy năng lượng và năng suất hơn vào những thời điểm cụ thể trong ngày. Việc tuân thủ các khoảng thời gian làm việc cứng nhắc của kỹ thuật Pomodoro có thể không phù hợp với các đỉnh và đáy năng lượng tự nhiên của bạn. Ví dụ, việc ép buộc bản thân làm việc trong 25 phút trong những khoảng thời gian năng lượng thấp, thay vì nghỉ giải lao dài hơn, có thể dẫn đến giảm năng suất và kiệt sức.

Mặt khác, 25 phút có thể quá ngắn trong những khoảng thời gian năng lượng cao của bạn và việc phải nghỉ giải lao thường xuyên có thể làm gián đoạn động lực. Bạn có thể tránh kiệt sức và trở nên năng suất hơn với nhịp điệu bình thường của mình - chu kỳ năng lượng đỉnh điểm kéo dài 90 đến 120 phút theo sau là thời gian phục hồi ngắn.

Biết được những khoảng thời gian năng suất nhất trong ngày và lên lịch cho các nhiệm vụ đòi hỏi cao của bạn một cách phù hợp có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn mà không cảm thấy kiệt sức.

5. Xung đột với việc hợp tác

Thật khó để áp dụng kỹ thuật Pomodoro trong môi trường hợp tác với các cuộc họp, dự án nhóm hoặc những cuộc trò chuyện ngẫu hứng. Nếu làm việc theo nhóm hoặc làm việc chung với người khác, bạn sẽ luôn cần phải cắt ngắn phiên Pomodoro của mình bất cứ khi nào có sự gián đoạn, điều này phá vỡ cấu trúc của phương pháp.

Nhìn chung, kỹ thuật Pomodoro phù hợp hơn với công việc cá nhân. Nếu bạn cần một hệ thống năng suất cộng tác hơn, hãy cân nhắc quản lý các nhiệm vụ của mình bằng kỹ thuật Kanban của Nhật Bản. Kỹ thuật Kanban lý tưởng cho các nhóm vì nó cho phép bạn dễ dàng theo dõi ai đang làm gì và từng nhiệm vụ đang ở đâu trong quy trình.

Mặc dù kỹ thuật Pomodoro có những ưu điểm riêng, nhưng nó không phải là giải pháp phù hợp với tất cả mọi người. Nó thường quá cứng nhắc để phù hợp với nhiều phong cách và môi trường làm việc khác nhau. May mắn thay, có rất nhiều giải pháp thay thế cung cấp tính linh hoạt và khả năng thích ứng để phù hợp với nhiều loại nhiệm vụ và môi trường khác nhau. Điều quan trọng là tìm ra phương pháp bổ sung cho quy trình làm việc của bạn thay vì hạn chế nó.