7 thói quen phổ biến làm giảm năng suất làm việc siêu nhanh

Nếu đang rơi vào tình trạng đến văn phòng với tâm trạng mệt mỏi, uể oải, không có tinh thần làm việc, thiếu tập trung, thường xuyên buồn ngủ, trì hoãn, đầu tuần chỉ mong đến cuối tuần và KPI lẹt đẹt thì tốt nhất là bạn nên dành một vài ngày nhìn nhận lại bản thân, xem thử chính xác thì bạn đang sử dụng năng lượng và phần lớn thời gian của mình để làm gì; sau đó, tìm ra nguyên nhân và liệt kê một danh sách các giải pháp để thay đổi.

Tiago Forte – một chuyên gia về năng suất làm việc chuyên cung cấp khóa học trực tuyến về cải thiện năng suất làm việc đã từng thử nghiệm phương pháp này vào năm ngoái và liên tục trong 8 tháng liền. Kết quả, ông nhận thấy hiệu quả công việc của mình đã tăng lên tới 341% so với trước đó.

Dưới đây là 7 thói quen xấu mà Forte đã kiên quyết loại bỏ để có được thành quả đáng ngưỡng mộ như vậy. Bạn cũng có thể tham khảo và tự xây dựng cho mình một kế hoạch thay đổi hợp lý.

1. Lướt web và sử dụng mạng xã hội quá nhiều

Các nghiên cứu chỉ ra rằng lướt web có thể giúp cho đầu óc của bạn tỉnh táo, sảng khoái nhưng thói quen này cũng sẽ dẫn tới những tác động tiêu cực giống như "con dao hai lưỡi". Khi thông tin ngày càng được da dạng hóa và trở nên "hỗn tạp" hơn thì dùng Internet quá nhiều sẽ dễ khiến bạn "lạc vào mê cung" mà không thể tìm thấy lối thoát.

Một cuộc khảo sát của trang OfficeTime.net cho thấy 27% số người được hỏi nói rằng họ thường dành 2 giờ mỗi ngày để la cà trên các trang web và mua hàng trực tuyến. Hành vi này cộng thêm với việc liên tục nhận được các tin nhắn từ mạng xã hội, video, hình ảnh gây shock thì chắc chắn, bạn sẽ lãng phí một lượng thời gian không hề nhỏ mỗi ngày mà đáng lẽ ra, chúng nên được dành để làm những công việc ý nghĩa khác.

Hãy đặt ra giới hạn để tự kiểm soát bản thân hiệu quả. Bằng không, nếu cứ tiếp tục với việc tiêu xài thời gian một cách vô tội vạ như vậy thì bạn chắc chắn sẽ sớm bị đuổi việc mà thôi.

2. Thường xuyên kiểm tra email

Một nghiên cứu được thực hiện vào năm 2012 bởi McKinsey and Company đã phát hiện ra rằng một người lao động Mỹ trung bình sẽ dành 28% thời gian của mình cho việc check email. Tỷ lệ này cũng tương đương với "11 giờ trong 40 giờ làm việc mỗi tuần", Kwin Peterson – nhà sáng tạo của Control Email Series cho biết.

Rõ ràng, đây là một thói quen xấu mà rất nhiều người vẫn duy trì mỗi ngày. Thậm chí là biết tác hại của nó nhưng vẫn không kiên quyết thay đổi.

Một lần nữa, cách tốt nhất để quản lý email hiệu quả đó là hãy học cách kiểm soát chính mình. Theo gợi ý của các chuyên gia, nếu vẫn thương kiểm tra email 5 phút/lần hoặc liên tục thì hãy giãn tần suất này thành 15 phút/lần, rồi 30 phút, 1 giờ, thậm chí là 3 đến 4 giờ mới kiểm tra.

3. Nói "có" với mọi thứ

Một tình huống cũng khá phổ biến đó là rất nhiều trường hợp, bạn biết rằng đồng nghiệp đang "buôn chuyện", có ý làm phiền mình, nhờ vả liên tục, không chủ động trong công việc nhưng vì cả nể, nhu nhược nên bạn nói "có" với mọi yêu cầu được giúp đỡ.

Tuy nhiên, trong hầu hết các phương pháp giúp cải thiện năng suất công việc thì học cách nói "không" là một trong những nguyên tắc hàng đầu. Bởi lẽ, không ai có thời gian để làm hết mọi thứ và mỗi người cần học cách chịu trách nhiệm với cuộc sống của mình, không chỉ bạn mà đồng nghiệp của bạn cũng cần như vậy.

Hãy biết cách từ chối một cách lịch sự, ủy quyền công việc, thiết lập rõ các giới hạn và kiên quyết bám sát những gì đã thiết lập thì bạn mới có thể tập trung vào mục tiêu của mình được.

4. Chần chừ, thiếu quyết đoán

"Vạn sự khởi đầu nan, gian nan bắt đầu nản". Rất nhiều người vẫn thường có thói quen khi mọi việc diễn ra êm ả thì rất hài lòng nhưng chỉ cần một chút khó khăn xuất hiện là họ sẵn sàng vứt bỏ mọi thứ để được "yên bình". Họ thu mình lại trong "vùng an toàn" và ở nguyên trong đó mặc dù chỉ cần cố thêm một chút thôi là họ sẽ có thứ họ muốn.

Hãy giải quyết việc khó trước khi bạn tập trung và có nhiều năng lượng nhất. Sau đó, sử dụng kết quả thu được để làm động lực hoàn thành các công việc dễ hơn còn lại. Nếu cảm thấy bản thân bắt đầu có sự trì hoãn, hãy chia sẻ mục tiêu của bạn cho một người bạn, đồng nghiệp và nhờ họ giám sát mình hoặc ra ngoài đi dạo để refresh tinh thần.

Sự trì hoãn là "kẻ thù" của con đường đạt đến mục tiêu mà bạn cần kiên quyết loại bỏ.

5. Ôm đồm, làm không đến nơi đến chốn

Theo một nghiên cứu bởi giáo sư Gloria Mark đến từ UC Irvine thì phải mất 23 phút và 15 giây thì bạn mới có thể thực sự quay trở lại với một công việc đã bị gián đoạn. Thêm nữa, một cuộc điều tra khác cũng phát hiện ra rằng các nhân viên lập trình nếu bỗng dưng chuyển sang làm việc khác khi đang viết code thì cũng phải 10 đến 15 phút sau đó mới quay lại công việc ban đầu được.

Liên tục nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác sẽ khiến bạn không thể nào đào sâu suy nghĩ, đứt mạch công việc dẫn tới hiệu quả không đạt được như kỳ vọng. Thậm chí, đến cuối ngày, bạn còn có thể "phát hoảng" bởi quá nhiều việc vẫn còn đang dở.

Bởi vậy, nếu là người có xu hướng làm việc cẩu thả, không đến nơi đến chốn nhưng lại thích ôm đồm thì hãy thẳng thắn nhận ra sai lầm của mình và kiên quyết sửa chữa. Hãy bắt đầu thay đổi ngay hôm nay bằng việc cam kết không vừa ăn, viết, vừa trả lời tin nhắn; không vừa gửi email cho đối tác vừa trả lời điện thoại cho khách hàng...

6. Nghĩ lớn là tốt nhưng hãy cẩn thận

Đặt ra một mục tiêu lớn là tốt vì nó có thể tạo động lực cho bạn cố gắng nhiều hơn nữa. Nhưng đồng thời, suy nghĩ này cũng sẽ dẫn tới một vấn đề đó là bạn nhanh chóng nản chí bởi vì nỗ lực mãi nhưng vẫn không thể tới đích.

Để tránh rơi vào tình trạng này, hãy chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ đi kèm với danh sách hành động phải làm để đạt được chúng thật cụ thể. Biết cách tạo động lực cho mình bằng việc từng bước hoàn thành các đầu việc sẽ giúp bạn tự tin hơn vào khả năng của bản thân.

7. Ngủ ít

Nếu bạn là "chuyên gia cú đêm" và đã quen với việc ngủ 4 – 5 tiếng mỗi ngày mà vẫn làm việc hiệu quả thì xin chúc mừng bạn. Bạn không phải là người mà tôi đang muốn đưa ra cảnh báo.

Ngược lại, nếu việc rút ngắn thời gian ngủ khiến mỗi lần đến văn phòng, bạn uể oải, lờ đờ, không tập trung, gật gù liên tục và năng suất làm việc giảm một cách tệ hại thì hãy nhận ra tình trạng của mình ngay: bạn đang thiếu ngủ trầm trọng.

Một nghiên cứu chỉ ra rằng, ngủ ít hơn 7 giờ mỗi ngày sẽ hạn chế khả năng vận động của trí não. Hiển nhiên, thói quen này sẽ khiến hiệu quả làm việc bị giảm sút. Trong khi đó, ngủ đủ sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn, làm được nhiều việc chất lượng hơn và tâm trạng cũng được cải thiện.