Tối ưu hóa năng suất làm việc bằng phương pháp Ivy Lee

Vào năm 1928, Charles M. Schwab là một trong những người đàn ông giàu nhất thế giới.

Schwab là chủ tịch của tập đoàn thép Bethlehem – xưởng đóng tàu lớn nhất và nhà sản xuất thép lớn thứ hai của nước Mỹ vào thời đó. Nhà phát minh nổi tiếng Thomas Edison đã từng ám chỉ Schwab như là "bậc thầy về nghị lực". Ông liên tục tìm kiếm lợi thế của mình ngay cả khi đang ở trong thời kỳ cạnh tranh khốc liệt nhất.

Vào một ngày năm 1918, với mong muốn tăng hiệu suất làm việc của cả nhóm và tìm ra các giải pháp tốt hơn để hoàn thành công việc, Schwab đã sắp xếp một buổi gặp gỡ với một chuyên gia tư vấn về năng suất lao động rất đáng kính có tên là Ivy Lee.

Lee là một doanh nhân tự thân và được mọi người biết đến như là người tiên phong trong lĩnh vực truyền thông đại chúng (PR). Trong buổi gặp gỡ, Schwab đã dẫn Lee vào phòng của mình và nói: "Anh hãy chỉ cho tôi cách để hoàn thành mọi thứ".

Lee trả lời: "Hãy dành cho tôi 15 phút cùng với một trong những giám đốc điều hành của anh".

Schwab: "Vậy tôi sẽ phải trả cho anh bao nhiêu?"

Lee nói: "Anh không mất xu nào, trừ khi giải pháp tôi đưa ra có hiệu quả. Sau 3 tháng, anh có thể gửi cho tôi một tờ séc với số tiền bao nhiêu cũng được miễn là anh cảm thấy tôi xứng đáng".

Phương pháp Ivy Lee

Trong 15 phút cùng với một giám đốc điều hành, Lee đã giải thích phương pháp đơn giản của mình để tối ưu hóa năng suất làm việc lên mức cao nhất.

Cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra 6 điều quan trọng nhất bạn cần hoàn thành vào ngày mai. Đừng viết nhiều hơn 6 nhiệm vụ. Đồng thời, xác định mức ưu tiên cho từng công việc trong 6 gạch đầu dòng đó theo thứ tự mức độ quan trọng thật sự của chúng.

Khi bạn đến văn phòng vào ngày mai, hãy tập trung hoàn toàn vào công việc đầu tiên cho tới khi hoàn thành xong, sau đó, chuyển sang đầu việc thứ hai. Cứ tiếp tục quy tắc này cho tới khi làm xong tất cả danh sách gồm 6 nhiệm vụ quan trọng đó. Cuối ngày, bạn lập một danh sách mới gồm 6 công việc chưa hoàn thành để chuẩn bị cho ngày kế tiếp.

Hãy áp dụng quy trình này cứ mỗi ngày bạn đến văn phòng.

Phương pháp này nghe có vẻ đơn giản nhưng Schwab và ban điều hành của ông tại tập đoàn thép Bethlehem đã quyết định thử. Sau 3 tháng, Schwab vô cùng vui mừng về sự tăng trưởng của công ty mà ông đã làm được. Ông mời Lee đến văn phòng của mình và ký một tấm séc trị giá $25.000 (tương đương $400.000 vào năm 2015) để trả ơn cho chuyên gia tư vấn tài ba này.

Phương pháp Ivy Lee dành sự ưu tiên cho danh sách công việc này nghe có vẻ rất đơn giản. Vậy thì làm sao mà nó có thể tạo ra những kết quả tuyệt vời đến vậy?

Quản lý các ưu tiên thật tốt

Phương pháp cải thiện năng suất làm việc của Ivy Lee là sự tổng hợp của khá nhiều ý tưởng trước đó và đây chính là điều tạo ra hiệu quả:

Nhiều người cho rằng những phương pháp kiểu này quá cơ bản, không tính đến những sự phức tạp và các vấn đề khác trong cuộc sống. Điều gì xảy ra nếu có trường hợp khẩn cấp? Còn việc sử dụng công nghệ mới nhất để tạo ra lợi thế tốt nhất thì sao? Theo trải nghiệm của tôi, phức tạp thường là điểm yếu (bạn có thể tận dụng nó, chứ không phải là thách thức) bởi vì nó khiến cho mọi thứ khó trở lại đúng hướng. Đúng như vậy, những tình huống khẩn cấp và không mong đợi sẽ tăng lên. Bỏ qua chúng nhiều nhất có thể, đối mặt với chúng khi bạn không còn cách nào khác và dành sự ưu tiên cho danh sách những việc quan trọng càng sớm càng tốt.

Sự phức tạp buộc chúng ta phải đưa ra quyết định chắc chắn. Tôi không tin có bất cứ điều gì kỳ diệu nào trong phương pháp chọn ra 6 công việc quan trọng mỗi ngày của Lee. Chọn 5 việc, 4 việc hay 3 việc mỗi ngày có thể dễ dàng hơn. Tuy nhiên, điều tôi nghĩ là có thứ gì đó kỳ diệu xảy ra khi chúng ta buộc bản thân phải vượt qua giới hạn của chính mình. Điều tuyệt vời nhất để làm khi bạn có quá nhiều ý tưởng (hoặc khi bạn bị choáng ngợp bởi rất nhiều thứ phải hoàn thành) là loại bỏ bớt ý tưởng của bạn và những thứ không cần thiết.

Sự thúc ép sẽ khiến bạn trở nên tốt lên. Phương pháp của Lee cũng giống như quy tắc 25 -5 của Warren Buffett khi yêu cầu bạn chỉ tập trung vào 5 việc quan trọng nhất và bỏ qua những thứ khác. Về cơ bản, nếu bạn không cam kết làm bất cứ thứ gì thì bạn sẽ bị phân tán bởi tất cả mọi thứ.

Phương pháp này giúp loại bỏ những mâu thuẫn khi bắt đầu. Chướng ngại vật lớn nhất để hoàn thành hầu hết các công việc đó là bắt đầu chúng (bước ra khỏi giường là điều rất khó nhưng một khi bạn đã thực sự bắt đầu tập luyện thì bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn để hoàn thành bài tập của mình). Phương pháp của Lee buộc bạn phải quyết định công việc cần làm đầu tiên vào buổi tối trước khi đi làm.

Chiến lược này cực kỳ hữu ích với tôi: một người thích viết. Tôi sẽ lãng phí 3 hoặc 4 giờ chỉ để phân vân điều tôi muốn viết vào một ngày bất kỳ. Nếu đã chọn vào đêm trước đó thì tôi có thể thức dậy và bắt đầu viết ngay lập tức. Nghe có vẻ đơn giản nhưng nó hiệu quả. Trong giai đoạn đầu, khởi đầu cũng đóng vai trò quan trọng giống như sự thành công trong tất cả mọi việc.

Bạn có thể tập trung vào từng công việc. Con người hiện đại thích nhiều việc, đa nhiệm. Một niềm tin rằng đa nhiệm sẽ đồng nghĩa với tốt lên nhưng đây vẫn là điều chưa được khẳng định bởi khoa học. Điều ngược lại mới đúng là sự thật. Càng có ít sự ưu tiên thì càng giúp mang lại kết quả tốt hơn. Hãy nghiên cứu về các chuyên gia hàng đầu thế giới trong rất nhiều lĩnh vực như vận động viên, nghệ sĩ, nhà khoa học, giáo viên, CEO và bạn sẽ thấy rằng một tính cách rất phổ biến của họ đó là tập trung. Lý do rất đơn giản. Bạn không thể xuất sắc trong một nhiệm vụ nếu bạn liên tục phân chia thời gian của mình theo 10 cách khác nhau.

Muốn trở thành bậc thầy, bạn cần có sự tập trung và kiên định.

Vậy thì giải pháp rõ ràng nhất ở đây là gì? Hãy làm thứ quan trọng nhất đầu tiên trong ngày và đó là mẹo tăng năng suất làm việc duy nhất mà bạn cần đến.