6 lỗi sử dụng Gmail trong công việc phải tránh

Gmail hiện là phương thức liên lạc, trao đổi phổ biến trong công việc hiện nay hay trong cuộc sống hàng ngày. Khi bạn làm việc với Gmail trong công việc thì nhất định sẽ có một số lỗi cơ bản cần phải tránh. Dưới đây là một số lỗi sử dụng Gmail trong công việc mà bạn nhất định phải tránh.

Gửi các tập tin nhạy cảm không mã hóa

Việc mã hóa thủ công các tệp đính kèm trong email nếu chúng chứa thông tin nhạy cảm hoặc thông tin cần bảo mật vẫn là một thói quen tốt. Bạn chỉ cần nén những tập tin đó với các ứng dụng như WinZip. Sau đó, bạn có thể gửi cho người nhận mật khẩu của tệp ZIP để họ mở tệp.

Nhấn “Trả lời tất cả” cho một email hàng loạt

Khi bạn nhận được email thông báo toàn công ty thì sẽ thấy có rất nhiều địa chỉ email trong trường CC. Nếu muốn trả lời lại email công ty đó thì phải rất cẩn thận vì nếu nhấn nút Reply All thì sẽ sao chép mọi người trong danh sách.

Dùng email công ty cho việc cá nhân

Tuyệt đối không sử dụng email công ty cho việc cá nhân của mình, cho dù là trao đổi giữa bạn và một đồng nghiệp khác. Điều tốt nhất nên làm là nói chuyện riêng với người đó hoặc sử dụng thiết bị của mình và ứng dụng nhắn tin được mã hóa đầu cuối.

Không sử dụng chức năng BCC

Có hai loại chức năng CC và loại bạn nên sử dụng nhiều nhất là BCC. Chức năng BCC cho phép bạn gửi một email đến nhiều người mà không để người nhận nhìn thấy những người khác trong danh sách.

Nếu bạn đang gửi email hàng loạt cho khách hàng, bạn nhất định phải sử dụng BCC email đó.

Nắm rõ chính sách quản lý email công ty

Một số công ty có thêm dòng chính sách quản lý email thông qua chữ in nhỏ ở cuối mỗi email bạn gửi từ tài khoản công ty. Đây là chính sách pháp lý của công ty đối với email mà bạn cần tuân thủ và cũng nêu rõ rằng nội dung của email là tài sản của công ty. Bạn hãy đọc kỹ nội dung quản lý này và tuân theo để tránh trường hợp vi phạm.