10 lỗi thường gặp khi gửi email nơi công sở

Những bức email với những lỗi nhỏ, thiếu chuyên nghiệp sẽ gây khó chịu cho người nhận, khiến đối tác cảm thấy mất tin tưởng đối với người giao dịch. Vì vậy, hãy cẩn thận khi viết email, tránh mắc những lỗi sau để gây ấn tượng tốt với đối tác.

Đánh dấu thư khẩn cấp, dù nó không hề như vậy

Chúng ta đều muốn công việc của mình được giải quyết nhanh nhất. Nhưng nếu vì thế mà đánh dấu "khẩn cấp" cho mọi bức thư gửi đi thì mọi người sẽ không còn tin “một lời nói dối lặp lại thường xuyên”. Vì vậy, đến khi bạn gửi một email thực sự cấp bách, nó sẽ không được ai chú ý cả.

Sử dụng văn phong quá suồng sã

Văn phong trong thư điện tử phản ánh mối quan hệ của bạn với người nhận vì vậy hãy sử dụng ngôn ngữ chính thống, lịch sự và hãy luôn nhớ phải đúng chính tả. Nếu bạn sử dụng ngôn ngữ không chính thức, suồng sã sẽ khiến đối tác đánh giá bạn là người làm việc thiếu chuyên nghiệp.

Đặc biệt, trong email không nên sử dụng các ký tự đặc biệt hoặc viết tắt vì không phải ai cũng có thể hiểu.

Lạm dụng nút "Reply all"

Bạn nên cẩn trọng gửi thư hoặc thư trả lời đúng đối tượng. Nếu bạn sử dụng chức năng "Trả lời tất cả", hãy chắc chắn rằng đó là thông tin chung tất cả mọi người đều cần biết.

CC, BCC nhầm đối tượng

Việc CC, BCC email đến người khác có thể gây phiền hoặc khiến người nhận có cảm giác nặng nề về nội dung trong thư. Vì vậy, khi gửi email công việc hãy chọn đúng đối tượng có trách nhiệm, liên quan hoặc bỏ thêm chút thời gian gửi thư chính thức đến từng đối tác. Điều này cũng giúp thể hiện sự tôn trọng và thiện chí hợp tác của bạn đến người nhận.

Gửi thư lúc 3 giờ sáng

Việc nhận một bức thư về công việc ngoài giờ làm việc sẽ khiến nhiều người không thoải mái. Bạn có thể làm việc ngoài giờ hành chính, làm việc đến tận đêm khuya nhưng không có nghĩa đối tác cũng như vậy.

Khi đối tác nhận một bức thư công việc vào lúc đêm khuya, rất có thể họ sẽ đánh giá bạn làm việc không hiệu quả hoặc là một người tham công tiếc việc.

Gửi thư thiếu tiêu đề

Gửi thư thiếu tiêu đề là một lỗi nghiêm trọng khiến người nhận cảm thấy bạn không coi trọng bức thư này, bạn là một người làm việc không cẩn thận và khả năng lớn là họ sẽ bỏ qua thư của bạn.

Lặp lại tiêu đề thư khi kết thúc nội dung

Một bức thư có nội dung giống hệt tiêu đề sẽ khiến người nhận đánh giá bạn là một người thiếu chuyên nghiệp trong công việc.

Sử dụng địa chỉ email thiếu nghiêm túc

Trong công việc, bạn nên sử dụng một địa chỉ email nghiêm túc để thể hiện sự chuyên nghiệp. Nên tránh những địa chỉ thư có tính hài hước, thể hiện tính cách cá nhân sẽ gây mất thiện cảm ngay từ phút đầu với khách hàng, khiến họ nghi ngờ về khả năng giải quyết công việc của bạn.

Font chữ màu sắc

Trong công việc font chữ lạ, màu sắc có thể khiến bạn “mất điểm” khi liên lạc với đối tác. Tốt nhất nên sử dụng font chữ, kích thước và màu đen, chính thống như Arial, Calibri hoặc Times New Roman.

Nội dung thư quá dài

Hãy viết nội dung thư ngắn gọn, đủ ý trong một độ dài phù hợp bởi không phải ai cũng có thể dành ra khoảng thời gian dài để đọc một bức thư điện tử.

Ngoài ra, bức thư của bạn nên có bố cục rõ ràng, chia nội dung thành những đoạn văn ngắn, mạch lạc để giúp người đọc dễ hiểu.