Lỗi cần tránh khi viết mở đầu email

Mở đầu email rất quan trọng bởi nó là ấn tượng đầu tiên với người nhận thư. Dưới đây là những lỗi bạn cần tránh khi viết mở đầu email.

Dùng emoji và quá nhiều dấu câu

Emoji đã trở nên quá phổ biến tới mức ngay cả người không rành công nghệ cũng sử dụng chúng trong trò chuyện hàng ngày. Sau tất cả, biểu đạt cảm xúc qua câu chữ thật khó. Thay vì mô tả chính xác các sắc thái của giao tiếp phi ngôn ngữ, bạn sẽ thấy việc click vào ảnh kỹ thuật số dễ hơn nhiều.

Dù dùng emoji thật sự tiện lợi, bạn không nên lạm dụng nó trong viết email công việc. Chúng chỉ mang tới sự thiếu chuyên nghiệp. Một số người nhận thậm chí còn thấy khó chịu với người bắt đầu email bằng emoji.

Tương tự với dấu câu cũng vậy. Việc dùng quá nhiều dấu câu ngay ở phần đầu email cũng dễ khiến người nhận khó chịu. Hãy chỉ làm việc này với người bạn thân thiết hoặc ngang hàng. Nếu không, email của bạn sẽ bị từ chối ngay từ đầu.

Dùng ngôn ngữ tiếp thị nhưng hời hợt

Chiến thuật viết email quảng cáo thông thường không còn hiệu quả. Người nhận hiện tại gần như đều đóng email có phần giới thiệu đậm chất mời chào mà không cần quan tâm tới phần tiếp theo và sẽ không bao giờ mở lại nó. Một số người thậm chí còn chặn người gửi mà họ không quen.

Để tránh bị như thế:

• Bỏ đi cách viết mở đầu email quảng cáo
• Dùng một số câu đầu tiên để làm nổi bật thương hiệu cá nhân, thay vì quảng cáo chiêu hàng.
• Lấy sự tin tưởng của người đọc là ưu tiên hàng đầu. Dù muốn tăng lương hay đặt lịch hẹn với khách hàng tiềm năng, bạn đều phải cho thấy mình là một người đáng tin cậy trước.

Giới thiệu dài dòng

Mọi người thường nói quá nhiều khi họ không chắc chắn về vấn đề nào đó. Vì thế, đừng làm như vậy ở phần đầu email. Hãy suy nghĩ thật kỹ, viết thật ngắn gọn mục đích viết email. Đề cập tới danh tính cá nhân, lí do liên hệ, rồi khơi gợi sự tò mò của họ.

Nhớ rằng, phần đầu email là gợi mở, không phải tóm tắt. Hãy viết phần giới thiệu thật lịch sự, thu hút sự chú ý và chỉ nên từ 2 tới 3 câu.

Dùng quá nhiều biệt ngữ

Biệt ngữ là những từ được dùng riêng trong các cộng đồng cụ thể. Chúng nhanh chóng truyền tải các khái niệm phức tạp mà không cần phải dùng nhiều lời giải thích dài dòng, dư thừa. Những thuật ngữ này không có từ đồng nghĩa. Bạn sẽ dựa vào chúng khi thảo luận các vấn đề liên quan tới ngành nghề cùng với đồng nghiệp hoặc chuyên gia.

Dù hữu ích nhưng không nên dùng chúng ở ngay phần đầu email bởi không phải ai cũng hiểu ý nghĩa của biệt ngữ. Tốt nhất, luôn bắt đầu email bằng các cụm từ chung chung và ngôn ngữ ngắn gọn. Chỉ sử dụng biệt ngữ sau khi bạn đã giới thiệu bản thân và thiết lập ý định viết email rõ ràng.

Thân thiện quá mức ngay từ đầu

Giao tiếp tại nơi làm việc không phải lúc nào cũng đòi hỏi thái độ thân thiện, vui vẻ. Những câu chuyện cá nhân, cụm từ bổ sung và những điều vụn vặt sẽ làm rối dòng mở đầu của bạn nếu không phù hợp với ngữ cảnh. Trước khi viết mở đầu email, hãy xem xét mức độ gần gũi của bạn với người nhận. Tôn trọng ranh giới nghề nghiệp của họ. Tránh các cụm từ có thể hiểu sai và chỉ nên dùng ngôn từ thân thiện khi bên kia cũng hồi đáp lại như thế.

Trên đây là những điều bạn cần tránh khi viết mở đầu email. Bạn thấy khi viết thư công việc, không nên phạm lỗi nào khác? Hãy chia sẻ với độc giả Quantrimang.com nhé!