7 cách quản lý thời gian hiệu quả giúp tối ưu hóa năng suất làm việc

Khi nói đến năng suất làm việc, ai trong số chúng ta cũng đều gặp những khó khăn giống nhau bởi chúng ta chỉ có 24 giờ mỗi ngày. Tuy nhiên, thực tế dường như một vài người lại có thời gian làm việc gấp đôi vậy, họ có khả năng huyền bí gì để hoàn thành công việc?

Đã bao lần thức dậy bạn thấy mình đang nằm dài trên bàn làm việc, chỉ trả lời điện thoại và nhấp chuột lướt web đọc thông tin thôi mà đã đến tận trưa rồi và bạn chợt nhận ra bản thân vẫn chưa làm được việc gì cả? Tất cả chúng ta thường bị rơi vào hoàn cảnh đó. Nhưng nếu điều này xảy ra một cách thường xuyên thì đã đến lúc bạn cần phải thay đổi rồi đó. Hãy sử dụng những lời khuyên dưới đây để tối ưu hóa năng suất làm việc của bạn ở nơi làm việc, trường học hay ở nhà nhé!

1. Lập ra một "lộ trình thời gian"

Hãy bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả với danh sách những việc cần làm trong ngày, bao gồm cả thời gian dành cho công việc và cụ thể chi tiết mọi việc đến lúc bắt tay vào làm nhé. Để danh sách đó ở ngay gần bạn, chỗ nào bạn có thể quan sát rõ nhất. Khi bạn nhận thấy bản thân đang lãng phí thời gian, hãy ghi thêm vào lộ trình thời gian của bạn. Điều này sẽ như một lời nhắc nhở về những điều bạn không cho phép bản thân tái phạm - như xem video, TV hay lướt Facebook.

Bạn sẽ hết sức ngạc nhiên khi biết rằng thời gian chết thực sự đang tạo nên mỗi ngày nhiều đến mức nào. Sau đó hãy xem lại những việc bạn cần làm và những gì bạn có thể làm nhưng không làm được nhé!

2. Ẩn hoặc gỡ bỏ những ứng dụng mạng xã hội

"Trong số những người sử dụng mạng truyền thông xã hội, trung bình mỗi người sẽ dành ra 3,6 tiếng một ngày để truy cập vào mạng xã hội trực tuyến", một nghiên cứu được tiết lộ bởi tạp chí Ipsos Open Thinking Exchange. Đó chiếm khoảng 1/4 thời gian tỉnh táo trong ngày! Hãy tưởng tượng xem bạn có thể làm được những gì vào khoảng thời gian còn lại trong ngày.

Để không lãng phí thời gian mỗi ngày, hãy xóa những ứng dụng mạng xã hội ở màn hình chính điện thoại và trên thanh công cụ trình duyệt máy tính của bạn. Khi đó bạn sẽ không tiếp cận được đến các trang web, thực tế điều này có thể giúp bạn tránh bị làm phiền bởi những bản cập nhật.

Việc thỉnh thoảng say mê một chương trình truyền hình yêu thích chả có gì là sai cả, bởi chúng có thể mang đến cho bạn một tâm trạng thoải mái hơn. Tuy nhiên, nếu bạn giải trí bằng việc xem liền các chương trình truyền hình và chơi game, lướt web trong 3 tiếng mỗi tối, thì đã đến lúc bạn cần giảm bớt dần đi thời gian giải trí của mình. Bạn nghĩ sao nếu giảm thời gian xem phim xuống còn 2 giờ và 1 giờ còn lại để dành cho việc đi tập thể hình. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng thời gian đó để luyện nghe tiếng Anh, học thêm một ngôn ngữ hay kỹ năng mới hay đọc sách chẳng hạn.

3. Đặt ra mục tiêu hàng ngày

Mỗi ngày bạn sẽ phải tự đặt ra cho bản thân một nhiệm vụ mới để hoàn thành. Hãy làm cho nó trở nên dễ dàng với bản thân để có thể hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Chẳng hạn bạn sẽ có một bài báo cáo lớn vào tháng tới? Hãy cân nhắc những gì bạn sẽ làm mỗi ngày để hoàn thành nó thay vì chờ đến những ngày cuối cùng rồi mới hoàn thành. Bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Calendar (dịch vụ xây dựng lịch làm việc trực tuyến trên mạng) để có thể hoàn thành được mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt nhắc nhở ở điện thoại để nhớ trình tự công việc cần làm và chắc chắn bạn không quên bất kỳ thứ gì.

4. Trước tiên hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày

Sẽ thật dễ dàng với việc bắt đầu một ngày làm việc bằng những nhiệm vụ đơn giản đúng không? Nó làm cho bạn có cảm giác như bạn đang hoàn thành một thứ gì đó, ngay cả khi bạn đang tránh làm những kế hoạch lớn. Tuy nhiên, thời gian hoàn thành những nhiệm vụ ít quan trọng làm bạn cảm thấy mệt mỏi rồi và đôi khi khiến bạn cảm thấy do dự khi phải bắt đầu vào công việc ưu tiên. Vì vậy, hãy đưa những nhiệm vụ quan trọng lên hàng đầu và thực hiện chúng trước. Đó sẽ là một cách hay để thực hiện và hoàn thành những công việc còn lại trong ngày một cách trơn tru hơn.

5. Không ôm đồm nhiều việc vào một thời điểm

"Đa nhiệm" hay ôm đồm quá nhiều việc là kẻ thù thực sự của năng suất làm việc. Theo như bản báo cáo công bố của trang NPR, con người chúng ta không thể làm việc "đa nhiệm" được. Bộ não con người thường tập trung làm việc nhanh chóng hơn vào từng nhiệm vụ, thay vì ôm đồm quá nhiều việc một lúc để gây mất tập trung.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một người ôm đồm nhiều việc? Nếu bạn cố gắng làm quá nhiều việc một lúc, có lẽ bạn sẽ chẳng thể hoàn thành nhiệm vụ đó một cách hiệu quả. Thêm vào đó, nó có thể làm mất nhiều thời gian của bạn hơn nếu chỉ đơn giản tập trung vào từng nhiệm vụ, nghĩa là bạn chỉ có thể làm giảm đi năng suất làm việc nếu "đa nhiệm".
Kết quả là những người ôm nhiều việc – những người làm nhiều việc cảm thấy việc này giúp nâng cao thành tích của họ - nhưng ngược lại, còn làm kém hiệu quả hơn so với những người làm từng việc một vào thời điểm khác nhau. Nguyên nhân là do người đa nhiệm thường gặp khó khăn hơn trong việc tổ chức ý tưởng và sàng lọc thông tin liên quan, họ sẽ chậm chạp hơn trong việc chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

6. Tận dụng thời gian chết

Bạn thường làm gì khi chờ đợi ở phòng khám bác sĩ hay lúc ở trên tàu hỏa đi về nhà? Nếu bạn chỉ nhìn chằm chằm ra ngoài cửa sổ thì bạn đang làm tốn thời gian quý báu của mình đó. Thay vào đó, bạn có thể gửi email, suy nghĩ hoặc ghi lại kế hoạch làm việc sắp tới ở cơ quan hay nơi học tập của bạn. Thậm chí, bạn có thể sử dụng thời gian chết này để thực hiện những bài tập thở để giảm stress hàng ngày, miễn là bạn có thể làm một thứ gì đó năng suất hơn.

7. Đọc những quyển sách về quản lý thời gian (và những lời khuyên quý báu)

Để có được những lời khuyên tốt nhất về cách quản lý thời gian của bạn, hãy xem xét việc đọc những quyển sách viết về quản lý thời gian. Chúng có thể sẽ hữu ích đối với bạn bởi chúng giúp ta có được những cái nhìn sâu hơn. Hơn nữa, bạn thường sẽ tìm thấy những bài tập áp dụng những khái niệm đó. Hãy thử đọc:

• Cuốn "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity," của tác giả David Allen (tạm dịch: Hoàn thành mọi việc: Nghệ thuật hiệu suất không căng thẳng).
• Cuốn "The Skinny on Time Management: How to Maximize Your 24-Hour Gift," của tác giả J Randel (tạm dịch: Quản lý thời gian ít ỏi: Làm thế nào để tối ưu hóa năng suất làm việc của bạn trong 24 giờ).
• Cuốn "Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time" của tác giả Brian Tracy (tạm dịch: Ăn ngay con ếch đó: 21 nguyên tắc tránh trì hoãn và hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn nhất) với mục đích chỉ cho bạn cách thoát khỏi sự trì hoãn và làm việc hiệu quả hơn.