5 công việc thường ngày rất phù hợp để tự động hóa

Việc đầu tiên nhiều người tự động hóa là thanh toán hóa đơn. Việc trễ hạn thẻ tín dụng đồng nghĩa với phí phạt, và sự trì hoãn sẽ khiến bạn mất tiền thật. Đó là động lực đủ lớn để thiết lập thanh toán tự động. Từ đó, hãy tiếp tục áp dụng logic tương tự cho các công việc lặp đi lặp lại khác không bị phạt tiền nhưng vẫn tốn thời gian - sắp xếp email, tổ chức các file tải xuống, sao lưu file công việc.

May mắn thay, bạn không cần phải học lập trình để tự động hóa những công việc này. Một số công cụ miễn phí xử lý những việc nhàm chán trong khi bạn tập trung vào những việc thú vị hơn cần sự tham gia tích cực.

Tự động dọn dẹp hộp thư đến

n8n tự động hóa quy trình gắn nhãn Gmail

Tất cả chúng ta đều có hộp thư đến Gmail ngập tràn email quảng cáo, bản tin mà bạn quên mất mình đã đăng ký, và các thông báo ngẫu nhiên từ những dịch vụ mà bạn hầu như không sử dụng.

Vì vậy, một số người quyết định tự động dọn dẹp Gmail bằng n8n, một công cụ tự động hóa mã nguồn mở miễn phí tự host bằng Docker. Nó sử dụng hệ thống quy trình làm việc dựa trên node, nơi bạn kết nối các dịch vụ khác nhau và xác định các quy tắc về cách chúng tương tác. Đối với Gmail, hãy nhập một template chính thức tự động gắn nhãn email đến dựa trên nội dung của chúng.

Workflow sẽ kiểm tra email mới, gửi người gửi, chủ đề và nội dung đến mô hình AI (có thể sử dụng Google Gemini vì nó miễn phí), và áp dụng các nhãn phù hợp. Các email tiếp thị được chuyển đến thư mục Marketing, thông báo mạng xã hội đến thư mục Social, và thư rác được gắn cờ. Quan trọng hơn, những email này sẽ mất nhãn Inbox, vì vậy hộp thư chính của bạn chỉ hiển thị những email cần sự chú ý. Tuy nhiên, việc thiết lập này tốn khá nhiều công sức, vì nó bao gồm việc cấu hình thông tin xác thực Google OAuth và kết nối API Gemini, nhưng nó rất đáng giá.

Ghi chú trong cuộc họp

tl;dv ghi lại các cuộc họp và tự động tạo bản ghi

Ghi chú trong các cuộc họp là điều mọi người luôn gặp khó khăn. Họ thường bỏ sót những điểm quan trọng khi ghi chép hoặc quên mất những gì đã được thảo luận vì quá tập trung vào việc lắng nghe. Và việc yêu cầu ai đó nhắc lại giữa cuộc gọi không ổn chút nào.

Thay vào đó, một số người bắt đầu sử dụng tl;dv, một phần mềm ghi âm cuộc họp bằng AI miễn phí hoạt động với Zoom, Google Meet và Microsoft Teams. Khi bạn tham gia cuộc gọi, bot của tl;dv cũng tham gia và ghi lại mọi thứ, bao gồm âm thanh, video và chia sẻ màn hình. Sau cuộc họp, nó tạo ra bản ghi chép với nhãn người nói và thậm chí tóm tắt các điểm chính.

Gói miễn phí cung cấp bản ghi âm và bản transcript không giới hạn. Bản tóm tắt AI chỉ giới hạn ở 10 cuộc họp đầu tiên, sau đó chỉ 10 phút đầu tiên cho các cuộc gọi tiếp theo, nhưng chỉ riêng bản transcript thường đủ để bạn trích dẫn, đưa ra quyết định và ghi lại các mục cần hành động. Khi bot tham gia, nó hiển thị là "Trợ lý ghi chú AI của Tashreef", vì vậy không có sự mơ hồ nào về sự đồng ý.

Gõ lặp đi lặp lại

aText chuyển các từ viết tắt thành những khối văn bản đầy đủ

Nếu dành nhiều thời gian để gõ, có lẽ bạn cũng đang phải đối mặt với việc gõ lặp đi lặp lại. Bạn có thể sử dụng các template tương tự cho những đề xuất bài viết, email với các tin nhắn định kỳ và những chi tiết cá nhân thông thường mà chúng ta liên tục gõ, địa chỉ, số điện thoại, chi tiết tài khoản, v.v...

Các công cụ mở rộng văn bản như aText và Beefext có thể tiết kiệm hàng giờ gõ mỗi ngày. Bạn chỉ cần chỉ định một từ viết tắt, gán văn bản mở rộng, thế là xong. Mỗi khi bạn gõ từ viết tắt, nó sẽ ngay lập tức trở thành văn bản đầy đủ. Hãy thiết lập các shortcut cho phần ghi chú nguồn ảnh trong bài viết, template đề xuất, email trả lời tiêu chuẩn, điền biểu mẫu và các prompt AI lặp đi lặp lại. Những việc trước đây mất cả phút giờ chỉ cần 3 lần nhấn phím.

Dọn dẹp và sắp xếp file

DropIt tự động sắp xếp thư mục Downloads

Thư mục Downloads là một mớ hỗn độn gồm hình ảnh, file PDF, trình cài đặt, file lưu trữ ZIP và các tài liệu ngẫu nhiên mà bạn lấy từ đâu đó. Bạn nên sắp xếp chúng, nhưng việc kéo thả file vào các thư mục mỗi ngày chắc chắn là không khả thi.

DropIt là một tiện ích Windows miễn phí, mã nguồn mở cho phép bạn tự động sắp xếp các file tải xuống của mình. Bạn tạo những quy tắc "liên kết" để khớp các file theo tên, phần mở rộng, kích thước hoặc ngày tháng, và gán những hành động như di chuyển, sao chép hoặc nén. Hãy thiết lập để nó giám sát thư mục Downloads, sau đó các file PDF sẽ được chuyển đến Documents, hình ảnh đến Pictures, trình cài đặt đến thư mục Software và các file lưu trữ đến vị trí riêng của chúng.

Hãy bắt đầu với các quy tắc cơ bản và thêm các quy tắc phức tạp hơn sau này nếu bạn muốn. DropIt thậm chí còn hỗ trợ biểu thức chính quy để lọc nâng cao. Nhưng đối với hầu hết mọi người, một vài quy tắc đơn giản dựa trên phần mở rộng file là đủ.

Sao lưu tự động

Duplicati sao lưu các file của bạn đến nhiều vị trí

Mặc dù việc có một chiến lược sao lưu dữ liệu tốt luôn là điều cần thiết, nhưng trên thực tế, hầu hết chúng ta đều bỏ qua việc sao lưu dữ liệu quan trọng cho đến khi xảy ra sự cố. Ảnh và video từ điện thoại của bạn có thể tự động đồng bộ lên bộ nhớ đám mây, nhưng còn những tài liệu bạn tạo trên máy tính mỗi ngày thì sao?

Hãy sử dụng Duplicati, một công cụ sao lưu miễn phí, mã nguồn mở hoạt động trên Windows, macOS và Linux. Nó sao lưu các file công việc của bạn lên cả bộ nhớ đám mây (OneDrive) và ổ cứng vật lý trên bàn làm việc. Nếu máy tính bị lỗi hoặc ổ đĩa bị hỏng, bạn vẫn có thể truy cập mọi thứ mình cần.

Các bản sao lưu của bạn được mã hóa bằng AES-256 tùy chọn, vì vậy ngay cả khi ai đó truy cập vào bộ nhớ đám mây của bạn, họ cũng không thể đọc các file nếu không có mật khẩu. Bạn có thể thiết lập để nó chạy hàng ngày, hàng tuần hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào phù hợp với mình. Nó cũng hỗ trợ khôi phục dễ dàng về vị trí ban đầu hoặc vị trí mới.

Tự động hóa tiết kiệm nhiều hơn chỉ thời gian

Lợi ích thực sự của việc tự động hóa các tác vụ này không phải là số phút tiết kiệm được - mà là năng lượng tinh thần bạn không phải dành cho chúng. Bạn không còn phải nghĩ đến việc sắp xếp file nữa, không còn lo lắng về việc bỏ sót ghi chú cuộc họp và hộp thư đến của mình vẫn được quản lý dễ dàng mà không cần nỗ lực chủ động.

Không có công cụ nào trong số này phức tạp để thiết lập. n8n tốn nhiều công sức nhất vì cấu hình OAuth, nhưng những công cụ còn lại thực sự đơn giản. Nếu bạn còn nghi ngờ, hãy bắt đầu với một công cụ - có thể là công cụ mở rộng văn bản hoặc công cụ sắp xếp file. Khi thấy ngày của mình trở nên suôn sẻ hơn như thế nào, bạn sẽ muốn tự động hóa nhiều hơn nữa.