Tự động hồi đáp email, gửi email cho nhóm với Gmail

Có lẽ bạn đã không còn xa lạ gì với hòm thư Gmail, đối thủ nặng ký của Yahoo! Mail và là một trong số ít dịch vụ email được rất nhiều người tin dùng trên khắp thế giới. Google Gmail không ngừng cải tiến cho sản phẩm của mình, mới đầu chỉ là một dịch vụ email bình thường được mọi người biết đến nhờ tốc độ cao và dung lượng lớn. Giờ đây, Google Gmail đã từng bước trưởng thành với tiến những bước tiến vượt bật so với các dịch vụ khác

Gmail hỗ trợ POP3, nâng cấp dung lượng lưu trữ, tích hợp khả năng tìm kiếm email, hỗ trợ đa ngôn ngữ, tự động sao lưu lưu thông điệp khi soạn thảo, quét virus, xem tập tin đính kèm không cần tải… và đặc biệt là hai chức năng: Tự động trả lời e-mail và Tạo danh sách nhóm.

1. Tự động trả lời e-mail.

Khi chế độ này được bật, Gmail sẽ gửi một thông báo cho người đã gửi e-mail (bằng thông điệp mà bạn quy định). Để làm được điều này, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hòm thư gmail tại http://gmail.google.com

Bước 2: Nhấn chọn mục Setting, nằm phía trên bên phải màn hình.

Bước 3: Trong thẻ General, bạn bật chức năng Vacation responder on trong mục Vacation responder.

Bước 4: Gõ tiêu đề trong Subject và nội dung thông báo bạn muốn người khác nhận trong khung Messenger.

Bước 5: Đánh dấu vào tùy chọn Only send a response to people in my Contacts nếu bạn muốn chỉ có những người trong danh sách Contacts mới có thể nhận được thông điệp này (những người ngoài Contacts sẽ không nhận được thông điệp trả lời tự động).

Bước 6: Nhấn nút Save Changes để lưu lại các thay đổi vừa thiết lập. Thế là xong.

Lưu ý: nếu muốn tắt thông báo tự động của Vacation responder, bạn nhấn nút 'end now' trên giao diện chính của Gmail hoặc chọn Vacation responder off trong Settings > General.

2. Tạo danh sách theo nhóm trong hòm thư Gmail.

Việc tạo danh sách email theo nhóm (Contact Group) sẽ giúp bạn quản lý email của mình nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Lấy ví dụ, nếu bạn muốn gửi email cho tất cả bạn học cũ hồi cấp 2, thay vì phải gõ từng địa chỉ email vào mục To, bạn chỉ việc gửi danh sách Ban_CAP2, thế là xong, Gmail sẽ gửi thông điệp của bạn đến tất cả bạn bè nằm trong nhóm Ban_CAP2, tiện lợi quá phải không bạn? Để được như thế, bạn thực hiện như sau:

Cách 1: Bạn nhấn chọn nút Contacts nằm bên trái trang Gmail và chọn thẻ Groups. Trong thẻ này, bạn nhấn nút Create Group và đặt tên cho nhóm. Công việc tiếp theo là bạn sẽ gõ từng địa chỉ email vào nhóm (trong khung Add Contacts). Bạn chớ vội nghĩ việc gõ chọn e-mail là khó, thực ra rất dễ, bạn chỉ việc gõ ký tự đầu tiên, Gmail sẽ tìm ngay tên mà bạn muốn nhập và điền giúp bạn. Rất nhanh chóng.

Cách 2: Ở cách này, thay vì chọn thẻ Group, bạn chọn thẻ Frequently Mailed hoặc All Contacts. Công việc của bạn là đánh dấu chọn vào các địa chỉ muốn đưa vào Group. Sau đó, bạn nhấn vào danh sách Add to group > chọn New group, thế là tự động các địa chỉ email vừa chọn sẽ nằm gọn trong Group bạn vừa mới tạo.

Để gửi e-mail cho nhóm, bạn nhấn nút Compose Mail > gõ tên nhóm vào địa chỉ gửi đi (ô To, CC, BCC..) > điền tiêu đề (Subject) > gõ nội dung > đính kèm file (nếu có) > Nhấn Send. Thế là xong.

Minh Hiếu