Truy cập các file chia sẻ trên mạng ngay cả khi Offline

Quản Trị Mạng - Vấn đề với việc lưu trữ toàn bộ tập tin trên một máy chủ hoặc máy tính được nối mạng là khi bạn rời khỏi mạng, làm thế nào để truy cập được các tập tin đó của mình? Thay vì sử dụng một VPN hoặc Dropbox, bạn có thể thử với tính năng Offline Files được xây dựng trong Windows. Tính năng này còn được biết đến với tên gọi sử dụng Offline Files trong Windows để Cache các tập tin Offline trên mạng.

>>> Làm việc với tính năng Offline Files

Như các bạn đã biết, Offline Files là một tính năng của Windows, cho phép bạn truy cập vào các file được lưu trên mạng của mình trong cả những thời điểm mạng hoặc các file không có sẵn. Tính năng này cho phép bạn chọn các file hay các thư mục nào mà bạn muốn có sẵn khi offline, sau đó nó sẽ tạo các copy nội bộ trên máy tính của bạn. Các copy này được gọi là các offline file và có thể được truy cập bất cứ thời điểm nào. Khi bạn kết nối trở lại với mạng của mình, Windows sẽ tự động đồng bộ các file offline này của bạn với location nơi chúng được lưu trên mạng.

Tính năng này rất hữu dụng khi bạn làm việc trên laptop/netbook, khi đó bạn phải sử dụng ở nhiều địa điểm và nhiều mạng: bạn kết nối đến một mạng, tạo một copy offline cho các file công việc của mình, hủy kết nối với mạng, chỉnh sửa các file đó và đồng bộ chúng trở lại khi bạn có kết nối với cùng mạng đó. Theo cách đó Offline Files sẽ cung cấp cho bạn thêm khả năng di động và các ưu điểm khác như: sự bảo vệ khi mất mạng và nâng hiệu quả khi làm việc trên các kết nối chậm.

Lưu ý rằng bạn không thể sử dụng hướng dẫn này để áp dụng với dữ liệu lớn đến hàng terabyte – điều này không được khuyến cáo bởi tính năng Offline Files không thể thực hiện lưu trữ số lượng dữ liệu offline quá lớn.

Thiết lập Offline Files

Nếu bạn mới kết nối mạng, có thể tham khảo bài viết Kết nối các máy tính Windows 7, Vista và Windows XP và Share Files và Printers giữa Windows 7 và Vista.

Trước tiên bạn sẽ muốn kết nối tới máy tính lưu trữ các thư mục chia sẻ. Có một số cách giúp bạn làm điều này, nhưng đơn giản nhất là sử dụng phím Windows + R kết hợp để gọi hộp thoại Run, sau đó nhập vào hai dấu ghạch chéo (\\) và tên máy hoặc địa chỉ IP của máy tính cần kết nối. Tất nhiên bạn cũng có thể làm tương tự trên thanh địa chỉ của Windows Explorer:

Sau đó tùy thuộc vào thiết lập của mạng mà bạn có thể cần nhập vào username/password. Khi đã kết nối thành công, bạn sẽ thấy các thư mục được chia sẻ từ máy tính khác. Kích chuột phải vào thư mục bất kỳ và chọn Map Network drive. Trên màn hình tiếp theo, hệ thống yêu cầu chọn một ký tự ổ đĩa và tùy chọn không bắt buộc Connect use different credentials.

Thực hiện tương tự với các thư mục khác mà bạn muốn.

Sau khi đã ánh xạ một ổ đĩa và mở nó trong Windows Explorer, bạn có thể vào bất kỳ thư mục con nào của ổ đĩa và chọn Always available offline từ menu ngữ cảnh.

Một khi toàn bộ các tập tin đã được xử lý, bạn sẽ nhận được một tin nhắn báo cho chúng ta biết chúng sẽ có sẵn khi offline. Thông báo này sẽ tự biến mất ngay cả khi không ấn Close.

Chẳng hạn ở đây chúng tôi đã thực hiện trên thư mục Personal để nó có sẵn trong offline, bên trong chứa một file văn bản có tên My Plans với nội dung là “Text Text Text Text” như hình dưới đây:

Bây giờ cho dù có ngắt kết nối mạng thì bạn vẫn có thể truy cập tập tin này bình thường:

Lưu ý rằng bạn có thể thấy một danh sách các thư mục khác, vì nó đã cache một danh sách nào đó. Nhưng nếu cố gắng mở thư mục không có sẵn trong offline sẽ xuất hiện cửa sổ trống rỗng cho đến khi bạn kết nối vào mạng lần nữa.

Lúc này offline files đã được thiết lập và chúng ta có thể mở các tập tin để thay đổi chúng.

Khởi tạo thủ công một Sync

Trong khi hầu hết tại các thời điểm bạn luôn muốn quá trình đồng bộ hóa của mình được thực hiện một cách tự động, bạn vẫn có thể làm điều này bằng tay nếu lựa chọn, bằng cách kích chuột phải vào thư mục có chứa offline files, chọn Sync –> Sync selected offline files từ menu ngữ cảnh.

Lập lịch trình cho công việc Sync

Nếu bạn muốn tự động hóa mọi thứ, bạn có thể thiết lập sự đồng bộ sẽ diễn ra một cách tự động. Để làm điều này , nhập Sync Center vào menu Start (không phải hộp thoại Run) và nhấn Enter. Khi cửa sổ Sync Center được mở, chọn liên kết View sync partnerships ở khung bên trái, sau đó kích đúp vào offline files xuất hiện ở khung bên phải để nhận được một danh sách các tập tin offline có sẵn.

Chọn tiếp thư mục cần lập lịch trình cho sự đồng bộ, nhấn nút Schedule ngay bên trên thanh menu. Màn hình tiếp theo yêu cầu thư mục mà bạn muốn tạo lịch trình cho nó, và một trình wizard sẽ giúp bạn hoàn thành quá trình cấu hình này.

Giải quyết các xung đột

Nếu bạn chỉnh sửa một tập tin trong khi offline, và người nào đó trên mạng của bạn cũng làm điều tương tự, lúc này sẽ xảy ra xung đột mà chúng ta cần quan tâm và giải quyết. Windows sẽ bỏ qua sự đồng bộ hóa và đánh dấu chúng như là một xung đột, nhưng chúng ta có thể khắc phục dễ dàng!

Nhập Sync Center vào menu Start và nhấn Enter.

Tại giao diện cửa sổ Sync Center, kích liên kết View sync conflicts (khung bên trái), ở phần bên phải bạn sẽ thấy một danh sách toàn bộ các file không được đồng bộ.

Để giải quyết xung đột này, kích chuột phải vào tập tin cần thiết và chọn View options to resolve… từ menu ngữ cảnh.

Điều này sẽ cung cấp các tùy chọn để hoặc là giữ lại phiên bản bạn tạo ra trong khi ở xa, hoặc là giữ phiên bản trên máy chủ mà ai đó đang chỉnh sửa, hoặc giữ cả hai bản và đổi tên cho chúng:

Bổ sung một số bảo mật

Để tăng cường an ninh cho các file chia sẻ, bạn có thể thêm một lớp bảo mật cho offline files của mình bằng cách sử dụng EFS (Encrypting File System), nó bị vô hiệu hóa ở chế độ mặc định, vì vậy bạn cần kích hoạt cho nó. Lưu ý rằng điều này chỉ mã hóa offline files chứ không phải toàn bộ tập tin trên máy chủ.

Để kích hoạt offline files, nhập Sync Center vào menu Start và nhấn Enter. Tại cửa sổ Sync Center kích vào liên kết Manage offline files. Hộp thoại mới xuất hiện, chuyển sang tab Encryption và nhấn nút Encryption:

Tính năng offline files không giống như Dropbox, nó chắc chắn là một tính năng hữu ích đối với những người thường xuyên sử dụng các thư mục trong mạng.