5 trình theo dõi giúp cải thiện việc quản lý thời gian

Nếu bạn luôn ao ước có thêm thời gian để làm những việc mình muốn làm, những ứng dụng theo dõi và quản lý thời gian này sẽ giúp bạn có nhiều thời giờ hơn để thực hiện việc đó.

Việc ước tính thời gian bị lãng phí sẽ rất khó khăn, nếu bạn không theo dõi sát sao từng giờ, từng phút của mình. Nhưng nếu bạn bắt đầu chia nhỏ ngày của mình thành các khoảng thời gian 10 phút thay vì 24 giờ, thì bạn có thể xác định được lượng thời gian bị lãng phí.

Thay vì cho 10 phút bị lãng phí mỗi ngày vào quên lãng, một công cụ tính toán thông minh có thể giúp bạn cộng dồn những con số đó theo ngày hoặc tuần. Đó là lý do tại sao các ứng dụng này rất quan trọng. Cùng Quantrimang.com tìm hiểu 5 trình theo dõi giúp cải thiện việc quản lý thời gian qua bài viết sau đây nhé!

1. Time Wasters Calculator (Web): Bạn lãng phí bao nhiêu thời gian?

SOP Software Way We Do đã tạo ra một công cụ tính toán nhỏ thú vị để tìm hiểu xem bạn đang lãng phí bao nhiêu thời gian trong một năm, thông qua việc làm những việc mà bạn có thể dễ dàng tránh hoặc cải thiện. Time Wasters Calculator không phải là một công cụ tính toán chính xác, nhưng nó sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng sơ bộ.

Time Wasters Calculator nhấn mạnh vào những thứ mà bạn thường bỏ qua cuộc sống hàng ngày. Ví dụ, công cụ yêu cầu bạn ước tính có bao nhiêu cuộc họp không hiệu quả mà bạn tham dự và chúng đã khiến bạn lãng phí bao nhiêu thời gian, tần suất bạn đi công tác, hay thậm chí là việc bạn dành bao nhiêu thời gian để xử lý email. Tất cả các nhiệm vụ nhỏ này có thể “kết hợp” với nhau, khiến việc quản lý thời gian của bạn không hiệu quả.

Bạn thấy chúng là một phần nhỏ trong một ngày và tự nhủ rằng không có vấn đề gì lớn cả. Bạn có thể tự nói với chính mình rằng “Chỉ là 20 phút thôi mà”. Nhưng khi cộng tất cả những khoảng thời gian lãng phí đó thông qua công cụ tính toán này, bạn sẽ thấy con số đó không hề nhỏ đâu. Bạn có thể sử dụng số ngày hoặc tuần bị lãng phí đó cho một kỳ nghỉ hay thực hiện một dự án mà mình đam mê.

2. 144Blocks.com: Theo dõi các khoảng thời gian 10 phút trong ngày

Bạn có tự hỏi làm thế nào một giờ trôi qua nhanh như vậy không? Một ngày có 24 giờ, tương đương với 1440 phút. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chia chúng thành các khoảng thời gian 10 phút và tìm ra những gì bạn đã làm với từng khoảng thời gian đó? 144 Blocks là một công cụ theo dõi thời gian để ghi chú hoạt động của bạn 6 lần mỗi giờ.

Ứng dụng web cũng dễ sử dụng trên màn hình di động, nhờ định dạng dọc. Các khoảng thời gian 10 phút trong mỗi giờ được hiển thị dưới dạng các ô vuông. Nhấn vào một ô vuông và bạn sẽ nhận được một danh sách các hoạt động. Chọn một hoạt động cụ thể từ các danh mục phụ rộng hơn như ngủ, làm việc, đi lại, trường học, thực phẩm, giải trí, tập thể dục, v.v...

Mỗi danh mục có màu riêng và khi bạn thêm các ô 10 phút đó, bảng này sẽ cập nhật trên biểu đồ hình tròn, cho biết cách bạn sử dụng thời gian trong ngày. Đây là một công cụ trực quan nhanh chóng giúp bạn nắm bắt thời gian trong ngày của mình đã trôi qua như thế nào.

3. Time Budget Template (Excel, Google Sheets): Mẫu bảng tính miễn phí theo quỹ thời gian

Time Budget Template là template quản lý thời gian miễn phí của Smartsheet, bạn có thể sử dụng trong bất kỳ chương trình bảng tính nào như Microsoft Excel hoặc Google Sheets. Bảng tính này đề xuất triết lý rằng bạn nên coi thời gian như ngân sách tài chính. Trong ngân sách tài chính, bạn có một số tiền giới hạn cần phân bổ cho nhiều hoạt động khác nhau, để cân bằng thu chi và tránh chi tiêu quá mức. Time Budget Template áp dụng điều đó cho việc quản lý thời gian, yêu cầu bạn chia 168 giờ mỗi tuần cho các hoạt động khác nhau.

Khi bạn thêm thời gian cho mỗi hoạt động của các ngày trong tuần, tổng số giờ sẽ giảm. Tăng và giảm thời gian cho mỗi hoạt động đến khi bạn cân bằng được quỹ thời gian và sử dụng hết 168 giờ.

Mẹo nhỏ: Hãy bắt đầu với số giờ ngủ mỗi ngày của bạn, nếu không, bạn sẽ tiếp tục thêm vào các hoạt động khác và quá mệt mỏi để làm bất cứ điều gì.

Tải Time Budget Template (Miễn phí).

4. SaveMyTime (Android): Theo dõi thời gian mỗi khi màn hình được mở

SaveMyTime là công cụ theo dõi thời gian thủ công tốt nhất dành cho Android mà nhiều người đã từng sử dụng. Bằng cách bắt đầu splash screen (màn hình mà người dùng thấy khi dùng ứng dụng) mỗi khi bạn “đánh thức” chiếc điện thoại của mình, đây là lời nhắc đơn giản nhất để thêm vào nhật ký hoạt động của bạn.

Bạn có thể nhấn vào “Ask me later” để loại bỏ nó khi bạn gặp tình huống khẩn cấp. Mặt khác, ứng dụng yêu cầu bạn thêm 9 loại hoạt động mà bạn đã thực hiện kể từ lần cuối cùng bạn ghi nhật ký bất cứ thứ gì. Nhấn vào bất kỳ hoạt động nào và bạn đã sẵn sàng sử dụng điện thoại của mình, đảm bảo rằng ứng dụng đã theo dõi cách bạn sử dụng thời gian.

Bạn cũng có thể chọn để thêm nhiều hoạt động. Trong tùy chọn đó, bạn sẽ cần chỉ định bao nhiêu thời gian mà bạn dành cho bất kỳ hoạt động nào.

Nếu bạn không “rèn” được thói quen ghi nhật ký các hoạt động của mình trong trình theo dõi thời gian, SaveMyTime là một lựa chọn đáng xem xét.

Tải SaveMyTime cho Android (Miễn phí).

5. Clockify (Tất cả các nền tảng chính): Trình theo dõi thời gian đa nền tảng miễn phí

Clockify là một tùy chọn mới trong số các ứng dụng theo dõi thời gian, với điểm đặc biệt là số lượng tính năng mà nó cung cấp trong phiên bản miễn phí. Bạn sẽ không thấy các ứng dụng khác làm được tất cả những điều này, trong khi hoạt động trên những nền tảng chính. Và đây là một trong số ít các ứng dụng có cả trình theo dõi thời gian và timesheet, vì vậy bạn có thể ghi nhật ký hoạt động theo một trong các phương pháp quản lý thời gian cổ điển.

Trong trường hợp bạn không biết, trình theo dõi thời gian cần bạn bắt đầu và dừng công cụ hẹn giờ, cùng với việc viết ra những nhiệm vụ gì bạn cần làm. Sau đó, bạn có thể thêm các tag cho nó và ghi nhật ký xem nó có phải là thứ gì đó mà bạn sẽ được trả tiền hay không. Điều này khiến cho Clockify trở nên hữu ích hơn đối với những người làm công việc tự do.

Chức năng timesheet hiển thị cho bạn tổng quan về tuần, được chia theo ngày và các hoạt động. Trong mỗi ô, hãy thêm số giờ bạn đã sử dụng. Một tùy chọn siêu tiện dụng là nút “Copy last week” đơn giản, nút ngay lập tức lấp đầy tất cả các ô để tạo thói quen định kỳ dễ dàng hơn.

Chọn một trong hai phương pháp trên, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn điền đủ các ô. Việc bắt đầu một bộ đếm thời gian hoặc thêm một mục rất dễ dàng và thuận tiện. Hãy vào bảng điều khiển hoặc các báo cáo tại bất kỳ thời điểm nào để xem phân tích số liệu thống kê của bạn. Mặc dù một số tùy chọn nâng cao yêu cầu phải trả phí, nhưng nói chung, Clockify cũng tạm ổn cho những người mới bắt đầu theo dõi thời gian.

Clockify có sẵn cho Windows, macOS, Linux, web, iOS, Android, Chrome, bạn truy cập clockify.me để tải về bản tương ứng với thiết bị của mình nhé.

Quản lý thời gian là tìm hiểu xem thời gian của bạn đã trôi qua như thế nào. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn như những ứng dụng trên để ghi lại hoạt động của mình sau khi thực hiện nó hoặc tập thói quen bắt đầu hẹn giờ theo dõi thời gian, khi bạn bắt đầu một nhiệm vụ mới.

Nếu nghiêm túc về việc theo dõi thời gian, thì bạn cần một ứng dụng tốt để làm điều đó. Và giống như với bất kỳ ứng dụng năng suất nào, bạn cần thứ gì đó phù hợp với nhu cầu của mình để biến điều này thành thói quen. Tham khảo 5 công cụ giúp quản lý và sắp xếp lịch trình để tìm ra ứng dụng nào phù hợp nhất với cách làm việc của bạn.

Chúc bạn tìm được cho mình lựa chọn phù hợp!