5 công cụ giúp quản lý và sắp xếp lịch trình

Ngày này, trên các máy tính, điện thoại thông minh và ứng dụng hiện đại, lịch kỹ thuật số đã trở nên vô cùng thân thiện với người dùng. Bạn có thể đồng bộ lịch trên bất kỳ hệ điều hành nào, tải ứng dụng lịch miễn phí trên điện thoại thông minh và thậm chí thiết lập lịch chung với gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp của mình.

Nhưng điều đó không có nghĩa là ứng dụng lịch kỹ thuật số không có nhược điểm.

Ứng dụng lịch trên máy tính của bạn có thể khó khăn như lịch giấy (một số người trong chúng ta thích lập kế hoạch trên giấy) trong việc sắp xếp các lịch trình, đặc biệt nếu bạn có lịch biểu bận rộn.

May mắn thay, có rất nhiều ứng dụng và trang web có thể giúp bạn luôn cập nhật mọi thứ trong lịch biểu của mình. Dưới đây là 5 công cụ có thể đặc biệt hữu ích để sắp xếp lịch trình của bạn theo thứ tự và tất cả đều miễn phí!

1. Cozi.com - Một ứng dụng lịch mượt mà cho mọi gia đình

Ứng dụng hướng đến gia đình này có một trong những giao diện dễ sử dụng nhất trên web và nó cũng là một trong những giao diện hữu ích nhất cho một gia đình. Từ giao diện dọc đơn giản, gợi nhớ đến các công cụ lập kế hoạch gia đình kiểu cũ, bạn có thể lập kế hoạch bữa ăn, theo dõi các sự kiện của trường hoặc lịch trình tại nơi bạn sinh sống và các cuộc hẹn hàng tuần hoặc hàng tháng được mã hóa màu.

Cozi là một ứng dụng gia đình có thể chia sẻ, thay thế các loại lịch kỹ thuật số hoặc danh sách việc cần ghi trên giấy truyền thông, dán ở mặt trước của tủ lạnh. Ngoài lịch, Cozi còn có danh sách mua đồ tạp hóa, danh sách kiểm tra, kế hoạch bữa ăn và tạp chí gia đình.

Danh sách việc cần làm có lẽ là một trong những tính năng hữu ích hơn cả, đặc biệt là đối với những người cần trợ giúp để quản lý các loại danh sách đó.

Một trong những lợi ích chính của Cozi, cho một gia đình hoặc một nhóm người, là nó có thể nhập lịch từ những ứng dụng khác và tích hợp chúng vào lịch của Cozi, bao gồm cả Google Calendar và nhiều loại lịch trực tuyến khác được sử dụng bởi các trường học và trung tâm sự kiện. Cozi cũng có hướng dẫn chi tiết về cách nhập lịch cho bạn.

• Hướng dẫn sử dụng Calendar với Google Calendar trong Windows 10

Hầu hết các tính năng hấp dẫn của ứng dụng này đều có sẵn trong phiên bản miễn phí. Bản nâng cấp Cozi Gold mở khóa các tính năng mạnh mẽ khác như tạo nhiều lời nhắc, theo dõi sinh nhật và chế độ mua sắm. Cozi cũng có sẵn cho di động, có nghĩa là bạn có thể quản lý lịch gia đình và tất cả các tính năng khác, từ điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn. Nó có sẵn cho điện thoại iOS, Android và Windows.

2. Assistant.to - Lên lịch cuộc họp dễ dàng

Tiện ích Google Chrome này chỉ thực hiện một công việc, nhưng rất hiệu quả. Đây là một tiện ích mở rộng hoạt động trong Google Calendar, cũng như cho phép bạn lên lịch các cuộc họp với các khoảng thời gian ghi trong email của bạn và tích hợp chúng một cách liền mạch vào lịch.

Khi bạn mở thư nháp email, hãy nhấn nút “A” ở cuối email đó. Điều này sẽ đưa ra một lịch trình mà từ đó bạn có thể chọn tối đa 3 khoảng thời gian. Khi bạn hoàn tất, các khoảng thời gian này, cùng với tên và vị trí của cuộc họp, sẽ được tự động chèn vào phần nội dung của email.

Khi người mà bạn đã gửi email chấp nhận một trong những khoảng thời gian này, cuộc họp sẽ được tự động chèn vào Google Calendar của bạn (và của người nhận email, nếu họ cũng sử dụng Assistant.to) và bạn sẽ nhận được một email xác nhận.

Nếu bạn giữ lịch biểu của mình chủ yếu trong Google Calendar, thì Assistant.to là một sự trợ giúp tuyệt vời để giữ mọi thứ liên tục. Nó cũng giúp bạn loại bỏ những rắc rối khi phải ghi nhớ việc đưa các cuộc họp vào lịch trình của bạn.

Assitant.to hoạt động giống như Google Calendar.

3. YouCanBook.Me - Cho phép người khác lên lịch thời gian của bạn

Nhiều ứng dụng trong số này chủ yếu được sử dụng cho mục đích cá nhân, hoặc những ứng dụng dành cho doanh nghiệp cũng ít nhiều hướng tới các công việc văn phòng. Nhưng giả sử bạn là chủ doanh nghiệp, thường xuyên phải hẹn gặp khách hàng, và bạn muốn khách hàng cũng tham gia vào việc lên lịch hẹn để thuận tiện cho cả hai bên. YouCanBook.Me có thể là công cụ dễ dàng nhất để thực hiện điều đó. Việc thiết lập và sử dụng nó rất dễ dàng!

Bạn có thể tạo một YCB qua tài khoản iCloud, Google hoặc Facebook. Thiết lập tài khoản của bạn dễ dàng bằng cách nhập tên, tiêu đề công ty và lĩnh vực hoạt động. Sau đó, bạn có thể chọn URL tùy chỉnh dựa trên tên công ty, tên riêng hoặc lĩnh vực của bạn.

Một khi bạn đã thực hiện các thiết lập, việc đặt lịch là hoàn toàn tùy biến theo nhu cầu của bạn. Bạn có thể chọn thời gian có sẵn, loại email xác nhận và lời nhắc, cũng như loại thông tin mà khách hàng của bạn cần cung cấp để đặt lịch.

Có một số loại tùy chỉnh sâu hơn có sẵn cho những người dùng có tài khoản premium, nhưng gói cơ bản vẫn khá ổn cho một cá nhân hoặc một doanh nghiệp nhỏ.

Trang đặt lịch của bạn cũng có thể được nhúng vào trang web hoặc bạn có thể nhúng một nút liên kết đến trang YCB của bạn. Dù bằng cách nào, nó cũng vô cùng thuận tiện cho các chủ doanh nghiệp và làm mọi việc trở nên dễ dàng hơn cho khách hàng của bạn.

4. Doodle.com - Đơn giản hóa việc lên lịch

Doodle có lẽ là tùy chọn tối giản nhất trong danh sách này. Các tính năng và chức năng của nó bị hạn chế, nhưng nó vẫn làm tốt việc tạo ra một lịch trình mà khách hàng và/hoặc đồng nghiệp của bạn có thể tương tác.

Doodle có thể được sử dụng mà không cần tài khoản, mặc dù nó chỉ có chức năng cơ bản nhất để tạo cuộc thăm dò ý kiến ​​thực sự khả dụng. Hãy tạo một tài khoản để sử dụng các tính năng khác.

Doodle cho phép bạn tạo các cuộc thăm dò ý kiến không giới hạn. Chức năng chọn lịch trong phần cài đặt cho cuộc thăm dò ý kiến có thể biến cho nó trở thành một công cụ tốt để lên lịch cho các sự kiện. Bạn có thể cho phép những người tham gia vào cuộc bình chọn bỏ phiếu các thời điểm thích hợp cho một cuộc họp hoặc bất kỳ điều gì khác.

Ngoài ra còn có một tính năng được gọi là MeetMe, cung cấp một URL Doodle giúp lập kế hoạch dễ dàng hơn. Tương tự như YouCanBook.Me, nó cung cấp lịch cho khách truy cập của bạn và họ có thể đánh dấu thời gian họ muốn gặp bạn trong một yêu cầu. Bạn có thể liên kết lịch Google, iCloud và Outlook của mình để bất kỳ ai cũng có thể nhìn thấy khi bạn có mặt.

Mặc dù không thể tùy chỉnh và tiện lợi như YCB, Doodle vẫn là công cụ hữu ích và dễ tích hợp, đặc biệt đối với những người sử dụng Google Calendars. Doodle miễn phí cho một người dùng. Tính năng Premium và Business cung cấp cho bạn các tùy chọn nâng cao như mã hóa an toàn và không có quảng cáo.

5. Calendly.com

Nếu bạn thấy YouCanBook.Me và Doodle ở trên không đủ cho nhu cầu lên lịch của bạn, thì Calendly có thể là giải pháp mà bạn đang tìm kiếm. Đó là một sự kết hợp hoàn hảo và mang đến sự riêng tư hơn cả 2 ứng dụng trên.

Người lập kế hoạch với bạn không thể xem những khoảng thời gian đã được chọn hoặc lý do tại sao. Thay vào đó, họ có thể chọn từ các khoảng thời gian có sẵn, khoảng thời gian mà bạn có thể tùy chỉnh. Họ phải cung cấp ít nhất tên và địa chỉ của họ, và bạn có thể chỉ định cách liên lạc với bạn và cuộc họp có thể kéo dài trong bao lâu.

Trên trang cài đặt, bạn có thể chỉ định loại sự kiện nào bạn có thể được mời, từ tên gọi đến thời lượng, ngày và giờ cụ thể có sẵn. Nếu bạn đang sử dụng Google Calendar, bạn cũng có thể chỉ định trong phần cài đặt của Calendly để kiểm tra xung đột. Từ dashboard của Calendly, bạn có thể xem ai đã yêu cầu một cuộc họp, vào lúc nào.

Calendly cho phép bạn lên lịch các cuộc họp phù hợp với lịch biểu hàng ngày của mình, bằng cách làm việc với Google Calendar và không can thiệp vào các sự kiện bạn tự tạo trên cùng một lịch.

Các ứng dụng lịch không còn đơn độc nữa. Có các ứng dụng và công cụ lên lịch của bên thứ ba cho Google Calendar giúp cho việc lập kế hoạch thời gian trở nên dễ dàng. Hãy thử chúng ngay sau khi bạn xem xét các mức ưu tiên và mục tiêu của riêng bạn.

Bạn có sử dụng bất kỳ ứng dụng web hoặc công cụ đặc biệt nào để sắp xếp lịch trình của mình không? Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!

Xem thêm:

• 4 công cụ giúp tạo bản đồ tư duy
• 6 công cụ họp trực tuyến miễn phí tốt nhất để cộng tác nhóm
• 5 giải pháp Whiteboard kỹ thuật số miễn phí thay thế cho ứng dụng Whiteboard của Microsoft và Google