Tránh quên gửi đính kèm trong Outlook

Quản trị mạng – Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp nhấn nút gửi email và ngay sau đó nhận ra rằng mình quên gắn kèm file như những gì nói trong nội dung email. Forgotten Attachment Detector là một công cụ tuyệt vời sẽ tránh cho bạn gặp những tình huống không đáng có như vậy.

Forgotten Attachment Detector (FAD) là một tiện ích nhỏ cho Outlook của Office Labs, đây là nhóm nhỏ nằm trong nhóm Office, nhóm đã tạo ra một vài add-in khá thú vị cho các sản phẩm Office. Bất cứ khi nào bạn gửi một email có chứa các thuật ngữ chẳng hạn như attachment, attached, enclosed,… nhưng lại chưa có file gắn kèm thực sự, khi đó chương trình sẽ cảnh báo cho bạn trước khi bạn nhấn nút gửi email của mình. Nhờ thông báo này bạn có thể quay lại và gắn đính kèm vào email như đã dự định và sau đó gửi email.

Add-in này làm việc trên Outlook 2007 và 2010, gồm có cả phiên bản 32 và 64 bit. Trong bài thí nghiệm, chúng sử dụng nó trên Outlook 2010 x64.

Bắt đầu

Khi download Forgotten Attachment Detector (liên kết cho bên dưới), bạn hãy tiến hành cài đặt chương trình này. Cần thoát khỏi Outlook trước khi cài đặt nó. Bạn có thể hủy chọn hộp kiểm hiển thị trong hình dưới nếu muốn.

Sau khi cài đặt xong, bạn có thể mở Outlook. Kh bắt đầu chạy Outlook sau khi cài đặt Forgotten Attachment Detector, chương trình sẽ yêu cầu bạn thẩm định rằng bạn muốn cài đặt add-in. Hãy kích Install, lúc này chương trình hoàn toàn sẵn sàng cho bạn sử dụng.

Lúc này, khi bạn nhấn nút để gửi email, add-on sẽ quét toàn bộ các từ khóa trong thư của bạn. Nếu nó phát hiện thấy bạn có ý định gửi đi file đính kèm nhưng quên chưa đính, chương trình sẽ hiển thị một cửa sổ thay vì cho phép bạn gửi đi email chưa có đính kèm của mình.

Bạn có thể kích “Show Snippet” để xem chính xác điều gì trong email của bạn kích hoạt nhắc nhở. Nếu muốn quay lại email để đính kèm file, hãy kích No; ngược lại bạn có thể kích Yes để gửi file một cách miễn cưỡng.

Các thiết lập

Trong Outlook 2010, bạn sẽ thấy xuất hiện một nút với cho Forgotten Attachment Detector trên tab Add-ins của ribbon. Trong Outlook 2007, nút này được thêm vào thanh công cụ của bạn.

Nút này sẽ giúp bạn mở trang thiết lập của Forgotten Attachment Detector. Ở đây bạn có thể thêm hoặc bớt các từ khóa để kích hoạt nhắc nhở đính kèm file vào email. FAD sử dụng cả các cụm từ để nhận ra khi bạn dự định thêm đính kèm cũng như các từ khóa xuất hiện trong nội dung với một từ khác. Bạn có thể thêm hoặc bớt các entry từ các mục này. FAD mặc định cũng nhắc nhở bạn bất bất cứ khi nào bạn gửi email không có tiêu đề; bạn có thể hủy chọn hộp kiểm này nếu không muốn nó. Cuối cùng, hộp thoại này sẽ hiển thị số lần bạn quên đính kèm file hoặc thêm tiêu đề cho email.