7 tính năng thiết yếu của Google Workspace giúp làm việc nhanh hơn

Các ứng dụng Google Workspace được tích hợp nhiều tính năng và công cụ có thể giúp cuộc sống hàng ngày của bạn trở nên hợp lý và hiệu quả hơn. Cho dù bạn đang viết báo cáo, soạn email hay tạo bài thuyết trình, các tính năng tích hợp sẵn của Google Workspace này sẽ giúp bạn tăng cường năng suất.

1. Sử dụng Nhập liệu bằng giọng nói trong Google Docs và Slides

Nhiều người thích sử dụng Google Docs hơn Microsoft Word và Google Sheets hơn Excel. Tuy nhiên, bất kể nền tảng nào, không thể phủ nhận rằng việc nhập các tài liệu hoặc bài thuyết trình dài có thể trở nên nhàm chán, đặc biệt là nếu bạn đang làm việc với nội dung khá nặng và có thời hạn gấp. Trong những lúc như thế này, hãy dựa vào tính năng Nhập liệu bằng giọng nói trên cả hai nền tảng.

Để sử dụng tính năng này, hãy mở Google Docs và chọn Công cụ. Sau đó, chọn Nhập liệu bằng giọng nói từ danh sách các tùy chọn bạn thấy. Đảm bảo rằng con trỏ của bạn được đặt ở nơi bạn muốn văn bản xuất hiện và nhấp vào biểu tượng micro.

Bây giờ, bạn có thể bắt đầu nói và Google sẽ phiên âm nội dung âm thanh của bạn thành văn bản viết. Tương tự, trên Slides, hãy mở một bài thuyết trình và chọn Công cụ. Sau đó, chọn Đọc bản ghi chú của người thuyết trình và bắt đầu đọc chính tả.

2. Tiết kiệm thời gian bằng phím tắt trên Google Sheets

Nhờ hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực, Google Sheets là một trong những ứng dụng bảng tính tốt nhất. Cho dù bạn đang làm việc trên các báo cáo tài chính quan trọng hay thậm chí chỉ là những dự án cá nhân, việc quản lý và điều hướng bảng tính có thể trở nên khó khăn nếu bạn tự mình làm mọi thứ.

Đó là lý do tại sao việc biết các phím tắt có thể giúp giảm thời gian thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại là rất hữu ích.

Hãy nhớ rằng các phím tắt của Google Sheets khác nhau đối với Windows và Mac, nhưng bạn có thể in một bảng hướng dẫn ra giấy nếu thường xuyên làm việc trên ứng dụng. Ngoài ra, hãy ghi nhớ hoặc ghi chú các công thức bạn sử dụng thường xuyên nhất để có thể nhanh chóng sử dụng chúng mà không cần phải tham khảo thêm tài liệu nào khác.

3. Sử dụng "Help me write" để soạn email và trả lời nhanh

Help me write là tính năng AI cho phép bạn soạn email hoặc trả lời nhanh chóng chỉ bằng một vài prompt. Không giống như Smart Compose, tính năng này đưa ra các gợi ý khi bạn nhập, Help me write tiến xa hơn một bước và tạo email hoàn chỉnh cho bạn.

Nếu không thấy biểu tượng Help me write trong cửa sổ Compose trong ứng dụng Gmail, có thể là bạn chưa đăng ký tính năng này. Để sử dụng tính năng Help me write của Gmail, tất cả những gì bạn cần làm là đăng ký Google Workspace Labs. Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ thấy biểu tượng bút chì có ngôi sao ở trên, ở thanh dưới cùng của cửa sổ Compose.

4. Sử dụng template trên Slides để tạo bài thuyết trình hoàn thiện

Việc tạo bài thuyết trình trông chuyên nghiệp có thể tốn nhiều suy nghĩ và công sức. Nếu bạn muốn bỏ qua những rắc rối, hãy thử sử dụng một trong các template được thiết kế sẵn có trong nền tảng Slides.

Để sử dụng template, hãy mở Google Slides, chọn Giao diện và nhấp vào template. Các template sẽ được điền vào bên phải cửa sổ. Cuộn xuống để xem các tùy chọn và chọn cái mà bạn cảm thấy phù hợp nhất.

Đây thường là điểm khởi đầu khá tốt và bạn có thể điều chỉnh template này thêm nữa để biến bài thuyết trình Google Slides nhàm chán thành bài thuyết trình bắt mắt.

5. Thiết lập lời nhắc định kỳ bằng Google Keep

​​​​​​​​Nếu bạn phải thiết lập lời nhắc thường xuyên về các nhiệm vụ thường xuyên xảy ra như họp nhóm, cập nhật dự án hoặc thậm chí là việc cá nhân, bạn có thể muốn làm mọi thứ dễ dàng hơn một chút cho bản thân bằng cách thiết lập lời nhắc định kỳ. Bạn có thể thực hiện việc này bằng Google Keep và điều tuyệt vời nhất là bạn thậm chí có thể thiết lập lời nhắc tùy chỉnh nếu không cần lời nhắc hàng ngày.

Để thiết lập lời nhắc định kỳ, hãy điều hướng đến Google Keep và tạo ghi chú/lời nhắc. Sau đó, chọn ghi chú đó và nhấn vào biểu tượng chuông/Nhắc tôi. Bây giờ, bạn có thể chọn ngày và giờ cho lời nhắc và chọn tần suất phù hợp nhất với mình. Google Keep cũng có một số tính năng tiện lợi khác, vì vậy hãy đảm bảo khám phá nền tảng này để tận dụng tối đa các khả năng của nó.

6. Nhận lịch trình hàng ngày qua email cho chính bạn

Vào những ngày bận rộn với các cuộc họp và cam kết cá nhân, bạn có thể thấy khó theo dõi mọi thứ mình cần làm. Mặc dù bạn có thể kiểm tra Google Calendar thường xuyên, nhưng cách dễ nhất để theo dõi là nhận lịch trình hàng ngày qua email cho chính mình vào mỗi buổi sáng.

Để bật tính năng này, hãy mở Google Calendar trên máy tính. Di chuột qua lịch xuất hiện ở ngăn bên trái và chọn menu ba chấm. Sau đó, chọn Settings and sharing, rồi nhấp vào Other notifications. Cuối cùng, chọn Email bên cạnh Daily agenda.

Sau khi thiết lập xong, bạn sẽ bắt đầu nhận được bản tóm tắt chi tiết về tất cả các sự kiện được lên lịch trong ngày vào mỗi buổi sáng. Bạn có thể tắt cài đặt này bất kỳ lúc nào nếu thấy lời nhắc hàng ngày không cần thiết.

7. Sử dụng tiện ích mở rộng Lưu vào Google Drive để lưu nội dung web vào Drive

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Chrome và thấy mình tải xuống các file rồi upload lên Google Drive để truy cập trên các thiết bị và trình duyệt khác, hãy thử tải xuống và sử dụng tiện ích mở rộng Lưu vào Google Drive từ Chrome Web Store.

Sử dụng tiện ích mở rộng Lưu vào Google Drive để lưu trực tiếp các file web vào Drive của bạn
Sau khi thêm vào Chrome, bạn có thể di chuột qua bất kỳ file hoặc hình ảnh nào và nhấp chuột phải vào file hoặc hình ảnh đó. Từ menu xuất hiện, hãy chọn Lưu vào Google Drive. Sau đó, file sẽ được lưu trực tiếp vào Drive, loại bỏ nhu cầu upload lên thủ công.

Tận dụng các mẹo này khi sử dụng ứng dụng Google Workspace có thể giúp bạn tận dụng tối đa nhiều khả năng của nền tảng này.