Tìm hiểu về Google Apps

Gã khổng lồ trong lĩnh vực tìm kiếm nói rằng Google Apps của họ chính là sự bổ sung, không phải thay thế cho Microsoft Office và được trang bị nhằm mục đích giúp người dùng tăng khả năng cộng tác trực tuyến. Những gì còn lại được xem như là những cố gắng của Google trong việc tăng độ bảo mật cho Google Apps trên nền tảng web để tạo sự tự tin cho các tổ chức CNTT.

Khi Google ra mắt dịch vụ web mail (Gmail) của hãng này vào ngày 1/4/2004, nhiều người đã nghĩ rằng đó là một trò đùa cho ngày cá tháng Tư. Cũng ngày hôm đó, công ty này cũng đã đưa ra các kế hoạch để nghiên cứu trên mặt trăng.

Dự án mặt trăng thực sự là một trò đùa. Nhưng mọi người đã nhanh chóng nhận ra rằng Gmail lại là một sự thật, dịch vụ này sẽ phục vụ như một nền tảng cho việc chạy các ứng dụng Google của công ty, một loạt các chức năng miễn phí cho việc gửi thư, các ứng dụng cộng tác, gồm có trong đó như e-mail (Gmail), lịch biểu, tài liệu và bảng tính, khả năng trình chiếu, tin nhắn tức thời (Google Talk), wiki (Google Sites) và iGoogle.

Khi ra mắt phiên bản Google Apps cho các doanh nghiệp vào tháng 2 năm 2007 với mức phí 50$ cho mỗi người dùng trong một năm, Google đã đưa chính họ xếp ngang hàng với những gương mặt đi trước như Microsoft và IBM, cả hai hãng này đều cung cấp phần mềm văn phòng và các hệ thống email công ty.

Tuy nhiên đây không phải là một con đường bằng phẳng đối với Google Enterprise (tên dùng cho một chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm về Google Apps). Theo Jonathan Edwards, một nhà phân tích của Yankee Group, cho rằng Google đang phải đối mặt với sự không sẵn lòng (open) của các tổ chức CNTT (và các CIO của họ), người ta coi Google Apps chỉ như một sản phẩm tiêu dùng, không có khả năng bảo mật, sự hỗ trợ và tin cậy cần thiết cho phần mềm doanh nghiệp.

Google phải chiến đấu để có sự đồng thuận từ phía người dùng

Sự nhận thức về định hướng khách hàng của Google đối với các tổ chức CNTT là khá tốt đối với email. Thống kê gần đây được thực hiện bởi tạp chí nối tiếng CIO, kết quả thực hiện với hơn 300 đơn vị tham gia chỉ có 18% trong số đó coi email như một dịch vụ dành cho lĩnh vực doanh nghiệp. Tuy nhiên hơn 50% nói rằng họ chưa tin tưởng Gmail và đã ám chỉ đến các lý do về bảo mật chính là những rào cản chính cho điều đó.

Với các khách hàng này, sự quyết định có chấp nhận Google Apps trong doanh nghiệp hay không hoàn toàn thuộc về vấn đề kỹ thuật. Tuy nhiên theo Edwards, nhiều công ty không chấp nhận vì sợ dữ liệu của họ (đặc biệt là các thư điện tử) được lưu bên ngoài bức tường của công ty họ (nằm trong trung tâm dữ liệu của Google). Họ lo ngại vấn đề này sẽ làm cho họ xung đột với các luật lệ như Sarbanes-Oxley, một luật lệ yêu cầu các công ty phải sẵn sàng cho việc kiểm định dữ liệu của họ và biết chính xác địa điểm về nó.

Các nhà phân tích nói rằng đó là một khó khăn mà Google đã theo đuổi để mua lại được hãng bảo mật (Postini), hãng bảo mật chuyên cung cấp các dịch vụ cho việc lưu trữ và mã hóa các bản tin. Google cũng đưa ra các thỏa thuận mức dịch vụ khách hàng (SLA) và lộ trình CNTT (IT roadmaps) (một dự án phác thảo về hướng đi trong công nghệ sẽ thực hiện như thế nào trong tương lai), các nét tiêu biểu vốn có trong hợp đồng giữa một hãng phần mềm và một công ty mua sản phẩm của họ.

Google Apps tin tưởng thời gian (và giá trị CNTT) sẽ là khía cạnh chính giúp họ thành công

Các công chức Google biết rất rõ thách thức trong việc thuyết phục các tổ chức CNTT công ty để họ có thể là một nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp. Tuy nhiên các lãnh đạo của Google Enterprise và Google Apps vẫn tin tưởng rằng họ sẽ dành chiến thắng cùng thời gian với cùng các lý do như các hãng SaaS (phần mềm như một dịch vụ), như Salesforce.com đã thực hiện trước đây.

Theo Dave Girouard, chủ tịch của Google Enterprise, một chi nhánh cung cấp phần mềm qua Web như Google Apps, cho phép các tổ chức CNTT nhận ra được giá trị đích thực trong việc tiết kiệm các chi phí bằng cách sử dụng số lượng máy chủ ít hơn trong việc duy trì và thực hiện nâng cấp liên tục (không dừng hệ thống) các ứng dụng.

“Các tài nguyên CNTT thường rất khan hiếm đối với các công ty, và với hầu hết mọi người, họ không nên quản lý các máy chủ email mà nên làm việc trên những thứ có thể giúp chiến thắng các đối thủ cạnh tranh”. Girouard nói vậy.

Thêm vào đó, tính phổ biến của Gmail đối với các khách hàng có thể làm tăng số lượng người dùng và khả năng chấp thuận trong các tổ chức lớn.

Rebecca Wettemann, phó chủ tịch kiêm chuyên gia cố vấn cho Nucleus Research, cũng thấy được tiềm năng này. “Người dùng bắt đầu hỏi, ‘tại sao vấn đề này lại dễ dàng hơn giữa ở nhà so với công ty?’. Nhiều công ty phần mềm đang cố gắng nâng cao các tính năng trong lĩnh vực khách hàng và đưa chúng vào trong lĩnh vực doanh nghiệp. Google là một vị trí rất tốt để thực hiện điều đó”, Wettemann nói.

Google Apps với Microsoft Office: Tư cách một người bạn, không phải thù địch

Sự trải rộng của Gmail và tính phổ biến của Google với tư cách là một công cụ tìm kiếm hàng đầu trên Web đã làm cho Google Apps được quan tâm hơn cho các doanh nghiệp: đìều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ phải trả ít hơn hoặc không tốn một xu nào cho phần mềm trực tuyến và có được các khả năng sử dụng của tài liệu cũng như bảng tính tương tự như những gì đã sử dụng với Microsoft nhưng phải tốn hàng đống đôla để mua bản quyền sử dụng Office?

Girouard và một số nhà lãnh đạo khác của Google Apps đã có hai phản ứng với các tuyên bố như vậy: Đầu tiên, trong ngữ cảnh các doanh nghiệp lớn, Google xem xét phần mềm của họ như một sự bổ sung, không phải vật thay thế Microsoft Office. Chỉ có Gmail và lịch biểu, ông ta thừa nhận làm cho Google Apps hiện diện trong các doanh nghiệp và người dùng của họ như một sự lựa chọn.

“Đây là vấn đề email và lịch biểu, nơi bạn có các vấn đề cùng tồn tại với người dùng và không dùng Google, về phía các tài liệu, đây không phải là một vấn đề vì mọi người có thể sử dụng cả hai [Google Apps và Office] và sử dụng những gì hợp với nhiệm vụ riêng biệt của họ”.

Thứ hai, Google không tập trung vào chất lượng của các tính năng được nhúng trong sản phẩm mà thay vào đó chỉ tập trung vào việc cho phép người dùng có thể công tác trực tuyến theo thời gian thực. Hay nói theo cách khác, là hoàn toàn không có vấn đề gì đối với Google khi một ai đó soạn nội dung trong giao diện của Google Apps hoặc Microsoft Word.

“Google Apps được sử dụng cùng với các ứng dụng khác, và chúng tôi tin tưởng rằng điều đó sẽ là một mới lạ. Trong mô hình dựa vào Internet, sẽ có nhiều sự lựa chọn, trộn lẫn và so khớp hơn cho các hãng so với việc chuẩn hóa theo một hãng nào đó.”

Với khía cạnh các tính năng, những người tham gia thiết kế và quản lý Google Apps nói rằng họ tập trung vào việc trao quyền của mỗi tính năng cho người dùng thay cho việc đóng kín các chức năng mới trong phần mềm vì lợi ích của nó.

“Đây không phải là một ứng dụng 503 tính năng để cạnh tranh với ứng dụng 502 tính năng mà tôi nghĩ về ứng dụng với khoảng 15 tính năng thực sự mạnh và thực sự hữu dụng”, Rajen Sheth, người chỉ đạo sản suất cho Google Apps đã nói như vậy.

Vấn đề bảo mật và nguyên tắc: Bạn sẽ cảm thấy sự thoải mái với Google

Triết lý sống xung quanh vấn đề bảo mật thông tin của Google khá đơn giản: dữ liệu của bạn sẽ an toàn hơn so với khả năng bảo vệ của chính bạn nếu được bảo vệ bởi Google.

“Cũng phần nào là thực trạng phải đối mặt của những người phản đối SaaS, nhưng thành thực mà nói, đây hoàn toàn là sự thật. Chúng tôi đã được các giới quan chức trong chính phủ Hoa Kỳ cho biết rằng: ‘Chúng tôi nghĩ dữ liệu của chúng tôi sẽ an toàn hơn với Google so với lưu trữ nó trên chính các máy chủ của chính chúng tôi’.” Girouard nói.

Google cung cấp cho các khách hàng một số vấn đề bảo mật trong thỏa thuận không được tiết lộ. Mặc dù vậy trên mức thiết thực, các nhà phân tích nói sự mua lại Postini của Google đã giúp cho những cố gắng của họ trong việc thể hiện rằng họ đang rất quan tâm đến vấn đề giữ an toàn dữ liệu cho các doanh nghiệp. Phiên bản premier của Google Apps có giao diện điều khiển Postini để có thể quản lý bảo mật thư tín.

“Postini đã giúp cho Google Apps một số vấn đề vì Postini có một sản phẩm bảo mật đã được nhiều doanh nghiệp chấp thuận và tin tưởng”, Edwards nói.

Google cũng đã nhận được một chứng chỉ khẳng định trong vấn đề kiểm định (SAS 70), chứng chỉ yêu cầu một sự kiểm tra sát sao đến những điều khiển bảo mật bên trong của công ty. Chứng chỉ như vậy có vai trò như một bước quan trọng cho các công ty SaaS trong việc giới thiệu với các khách hàng.

Trong khi các quan chức của Google cũng như Girouard làm tăng giá trị cổ phần trên giá trị doanh nghiệp của các ứng dụng trực tuyến thì các nhà phân tích lại cho rằng hiện trạng công ty đối với các khách hàng làm cho nó khó khăn hơn trong việc đánh bại các tổ chức CNTT so với những gì mà các công ty SaaS đã phải đối mặt trong quá khứ.

Wettemann của Nuclues Research đã nói rằng, hầu hết mọi người đều đang phân vân xem dữ liệu doanh nghiệp của họ liệu có nên tiến tới sử dụng tìm kiếm đối với mọi khách hàng bình thường bằng cách sử dụng thanh search của Google. Wettemann nói: “Điều đó hoàn toàn có cơ sở, bạn hãy xem xét những gì họ thực hiện với Google Health, và mọi người phân vân liệu họ sẽ có thể dựa vào Google để tìm kiếm các bản ghi về tình trạng sức khỏe của mình? Câu trả lời ở đây rõ ràng là không, nhưng nó làm cho mọi người đôi khi có những ý nghĩ như vậy trong đầu”.

Sự cộng tác của Google với hãng SaaS Salesforce.com

Để giúp các doanh nghiệp yên tâm và hiểu được vấn đề rõ hơn, Google đã cộng tác với một công ty rất tinh thông về vấn đề bảo mật, SaaS, trên Salesforce.com, website bán phần mềm customer relationship management (CRM) cho doanh nghiệp trên Web.

Quay trở lại tháng Tư, Google và Salesforce.com đã ký kết sự cộng tác, trong ký kết này, phiên bản basic của Google Apps sẽ hoàn toàn miễn phí đối với các khách hàng của Salesforce.com. Thỏa thuận này đã mở ra một kênh bán hành mới cho Google Apps để bán sản phẩn này đến tay các doanh nghiệp.

“Đó là một điều thật tuyệt vời vì Salesforce.com đã làm việc trong lĩnh vực này trong thời gian dài hơn chúng tôi”, Girouard nói.

Phía trên thiết kế mở của Google Apps

Google Apps được thiết kế rộng dựa trên triết lý sống của Google rằng Web nên để mở cho các khách hàng và doanh nghiệp sử dụng như một nền tảng cho việc tạo các ứng dụng mới. Theo cách đó, Google Apps đã sử dụng rất nhiều các giao diện lập trình ứng dụng (API) để cho phép các chuyên gia phát triển nhóm thứ ba có thể xây dựng các ứng dụng của họ trên nó.

Ưu điểm của chiến lược này là nó giúp Google có thêm các tính năng cho Google Apps để các nhóm kỹ sư phần mềm và chuyên gia phát triển tập trung vào các chức năng chính của phần mềm, không mất nhiều thời gian cho việc tạo sản phẩm. Ví dụ như phần mềm bảng tính của Google mới được cung cấp gần đây.

Sheth và nhóm dự án Google Apps của ông đã tập chung chính vào những gì ông gọi là 80% sử dụng – nghĩa là ông muốn xây dựng ứng dụng để có đến 80% số lượng người dùng tại mỗi công ty, đó là tất cả các tính năng mà họ sẽ cần đến. Chính vì vậy khi mọi người phàn nàn về bảng tính không có khả năng bảng trục đứng thì ông đã cho phép mở nền tảng của Google Apps để thực hiện công việc của nó.

Nhóm thứ ba là một hãng có tên gọi Panorama, đây là một hãng tập trung vào phần mềm Business Intelligence (BI). Nó đã sử dụng Google Gadgets để cho phép mọi người có thể xây dựng hoặc đặt các ứng dụng trên bảng tính của Google. Bằng cách đề cập đến khả năng của các chuyên gia phát triển nhóm thứ ba, các chuyên gia phân tích cho rằng Google có thể cách tân được sản phẩm của mình và giảm sự tĩnh tại.

Theo một nhà phân tích thì việc xây một cộng đồng các chuyên gia phát triển của Google có thể giúp họ giống như những gì đã được làm với Microsoft cách đây vài năm trong việc tạo một hệ sinh thái các chuyên gia phát triển xung quanh Windows. Tuần trước, Google đã giúp tham dự hội nghị tại San Francisco và đã phác thảo ra các kế hoạch của hãng này trong việc đầu tư vào các chuyên gia phát triển nhóm thứ ba. “Nếu bạn có được một cộng đồng các chuyên gia phát triển ở phía sau thì bạn sẽ có được sự cách tân và đổi mới mang tính hàng ngày”, Edwards nói vậy.

Họ đã xây dựng một sự tích hợp chặt chẽ với các hệ thống lịch biểu và email đang tồn tại như Outlook và Exchange và sẽ tiếp tục liên kết với các hệ thống để tiến về phía trước. Google Docs & Spreadsheets (tài liệu và bảng tính) có thể import và export các file thành PDF, các file Office hoặc openoffice.

“Một trong triết lý sống mà chúng tôi muốn đưa ra là chúng tôi không thừa nhận chỉ có một mình chúng tôi ở đây mà các ứng dụng này được xây dựng để sẽ làm việc được với các ứng dụng mà khách hành hiện đã có và trên giả thuyết”, Sheth nói.

Mang tính xã hội

Các công cụ sản xuất và email truyền thống cho các doanh nghiệp hiện không mang tính xã hội (anti-social). Cho ví dụ, nếu một người dùng đã soạn một tài liệu trên Microsoft Word, thì khả năng chia sẻ nó với các đồng nghiệp khác theo thời gian thực rất bị hạn chế. Trong hầu hết các tổ chức thì xu hướng sẽ là gửi email tài liệu này đến các đồng nghiệp hoặc nếu công ty sử dụng Microsoft SharePoint hoặc Office Live thì họ có thể kiểm tra nó trong hoặc ngoài kho chứa dữ liệu tập trung.

Với Google Apps, ý tưởng chia sẻ, thậm chí với các công cụ sản xuất cơ bản là một vấn đề nổi bật và thành phần trung tâm. Cho ví dụ với Google Docs, người dùng soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến và các thay đổi xảy ra theo thời gian thực.

Google gần đây cũng đã bổ sung thêm phần mềm mang tính xã hội như wiki cho danh mục vấn đầu tư của Google Apps. Google Sites, như tên được gọi của nó, cho phép mọi người trong doanh nghiệp sử dụng công nghệ wiki (công nghệ mà Google đã có được từ Jotspot) để xây dựng các website và intranet mà không cần đến nhiều kỹ năng lập trình.

Khi tất cả các công cụ này được đưa vào trong Gadget, và được chuyển giữa các ứng dụng khác nhau, Sheth tin tưởng rằng người dùng có thể xây dựng các kết nối cá nhân và doanh nghiệp hiệu quả hơn rất nhiều.

Đường đi của Google: Phát triển nhanh và phát hành nhanh

Cũng giống như một số hãng trước đây như IBM và Microsoft, Google cung cấp các thỏa thuận mức dịch vụ và IT roadmap (các khách hàng và đối tác phải ký vào thỏa thuận để xem các thông tin chi tiết). Nhưng Google khác ở phương pháp của nó trong chu trình phát triển phần mềm so với các thành viên trước đây (đa số phần mềm ứng dụng thay đổi hàng năm hoặc hai năm một lần). Theo mô hình của Google, những thay đổi nhỏ sẽ làm tăng xuất hiện với tần xuất lớn hơn.

“Những gì chúng tôi phải thực hiện như một nền tảng dựa trên mạng là thực hiện các vấn đề lặp đi lặp lại. Nhiều sản phẩm của chúng tôi có tần xuất tăng hai đến bốn lần”, Sheth nói.

Sự phát triển nhanh và chu kỳ phát hành nhanh có thể tốt đối với Google nhưng các tổ chức công nghệ thông tin sẽ phản ứng như thế nào với các thay đổi nhanh đó, Tom Austin, một nhà phân tích của Gartner đã nói như vậy, ông cũng là người đã từng nhắc nhở Microsoft và IBM nên tạo các roadmap một cách chi tiết trong vòng một năm hoặc nhiều năm trong tương lai. “Còn Google nên đưa ra roadmap trong vòng 6 tháng và họ sẽ rõ các ý hướng đi của mình”, ông nói.

Austin nêu ra luận cứ cho con số này là vì sự phát triển của một phần mềm trực tuyến và sự thật là Google đã gặp rất nhiều các thông tin phản hồi từ phía khách hàng trong việc sử dụng sản phẩm của họ. Chính vì vậy, Google đã thận trọng về những tính năng như thế nào sẽ được thêm vào trong Google Apps.

“Tôi không nghĩ là họ sẽ được hoàn hảo ngay từ đầu, họ sẽ trang bị để tránh những lỗi lớn và sẽ lặp đi lặp lại các phát hành này tới phát hành khác chính là để bảo đảm rằng họ không làm lộn xộn và bỏ chạy khỏi người dùng”, Austin nói.

Một điều chỉnh mang tính triết lý khác mà các doanh nghiệp phải thực hiện: Google chỉ giới thiệu một số lượng tối thiểu các chức năng offline. Tuy Google Gears API đã đưa ra một chế độ offline của nó cho Google Docs & Spreadsheets trong tháng Tư vừa qua thì một phiên bản Gmail offline vẫn chưa có cho những người dùng Google Apps.

Khách hàng và doanh nghiệp

Dường như hoàn toàn hợp lý khi Gmail và sau đó là Google Apps của Google đã bắt đầu như các công cụ online cho các khách hàng. Sau tất cả những vấn đề đó thì triết lý sống của Google đã xây dựng doanh nghiệp tìm kiếm của nó trên trí tuệ của người dùng web: nếu một website mang tính phổ biến và thích đáng thì Google sẽ nhận ra nó và thực hiện những thay đổi tốt hơn trong các kết quả tìm kiếm của hãng.

Trong khi đó Google phải đối mặt với thách thức đã được các nhà phân tích đưa ra khi các tổ chức CNTT lo lắng về dữ liệu doanh nghiệp của họ được lưu cùng với dữ liệu khách hàng thì Google coi việc đứng giữa doanh nghiệp và khách hành như một ưu thế cạnh tranh.