Tạo bộ lọc email bằng Kmail

Quản trị mạng - KMail là một chương trình email client khá phong phú tính năng đối với người dùng desktop. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về hệ thống lọc email phức tạp của Kmail.

Bộ lọc email cho phép bạn có thể phân loại các email gửi vào dựa trên một số các tiêu chuẩn, sau đó gán cho chúng các thuộc tính, di chuyển hay thậm chí trả lời dựa trên các thuộc tính nào đó. Kmail cung cấp một loạt các tùy chọn khá hữu dụng, làm cho tiện ích này trở nên dễ dàng hơn trong việc xử lý một số lượng lớn các email gửi đến.

Việc thiết lập bộ lọc trong Kmail tương đối đơn giản, khi đọc qua hướng dẫn này của chúng tôi, các bạn sẽ có được cách tạo một mailbox hiệu quả và ngăn nắp nhất. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ thực hiện một ví dụ cấu hình Kmail nhận tất cả các email đã được gửi đến tavis at maketech.com và tự động chuyển chúng đến một thư mục khác trong Inbox. Bằng cách này, tất cả email MakeTech sẽ có một thư mục riêng.

Để tạo một bộ lọc email mới, khởi chạy KMail hoặc Kontact và thực hiện theo các hướng dẫn này:

1. Kích “Settings”

2. Kích “Configure Filters”
(Hộp thoại cấu hình sẽ xuất hiện)

3. Kích “Rename” để thay đổi tên của bộ lọc mặc định.

4. Chọn “Match all of the following” hay “…any of the following”. Tùy chọn đầu tiên sẽ kiểm tra mọi role cho thư. Tùy chọn thứ hai sẽ tiếp tục thậm chí nếu nó tìm thấy một trong các rule.

Bên dưới “match”, bạn sẽ thấy ba cột menu sổ xuống. Về mặt lý thuyết thì không có hạn chế về số lượng hàng mà bạn có thể thêm bằng cách nhấn nút “More”, tuy nhiên lúc này, chúng ta sẽ làm với một hàng.

Cột đầu tiên thông báo cho Kmail trường nào để trích dữ liệu (chẳng hạn như Subject, To, Message Body), ví dụ bạn có thể chọn “To”. Cột thứ hai thông báo cách thông dịch bất cứ dữ liệu nào mà nó tìm thấy (contains, does not contain, is in category). Để tùy chọn “contains” cho cột này. Cột cuối cùng là nơi bạn nhập vào các từ, số hay các ký tự mà bạn muốn bộ lọc có thể tìm. Trong trường hợp này là địa chỉ email “tavis”, dấu cộng “at” và “maketech.com”.

Trong hộp phía dưới, bạn sẽ thấy “Filter Actions”, hộp thoại này chỉ định hành động nào bộ lọc sẽ thực hiện với thư khi nó kết luận thư đó tương xứng với tiêu chuẩn đề ra. Ngoài ra còn có nhiều tùy chọn khác mà bạn có thể chọn như Move into Folder, Mark As, và Forward To. Ở ví dụ này, chúng tôi đã chọn “Move Into Folder”. Trong cột thứ hai, kích nút browse có biểu tượng thư mục nằm bên phải nó và chọn Inbox. Sau đó kích “New Subfolder”, và đặt tên MakeTech.

Ở phía trên, kích tab “Advanced”. Ở đây, bạn có thể quyết định bộ lọc áp dụng cho các tài khoản nào. Bạn có thể sử dụng bộ lọc cho các email đã gửi, mặc dù vậy thiết lập này bị vô hiệu hóa một cách mặc định. “Add this filter to the Apply Filter menu” là một tính năng rất quan trọng. Những gì nó thực hiện là cho phép bạn thực hiện lọc có hiệu lực theo thời điểm. Giả dụ rằng bạn đã nhận được 500 email từ MakeTech, tính năng này sẽ cho phép bạn sử dụng bộ lọc mới của bạn đối với inbox của mình. Nó có thể quét inbox và chuyển các email tương ứng với tiêu chuẩn đề ra của bạn vào một thư mục mới. Khi kết thúc việc cấu hình bộ lọc, kích “OK”. Bộ lọc mới sẽ làm việc với bất cứ thư gửi đến nào từ lúc này. Nếu bạn muốn thêm vào các bộ lọc khác, kích “New filter” bên phía trái của màn hình thiết lập.

Ngoài ví dụ trên, với hệ thống lọc của Kmail, bạn còn có thể thiết lập nó thực hiện các hành động phức tạp hơn. Ví dụ như cho phép các biểu thức thông dụng, dữ liệu số, lọc SPAM,… Tuy nhiên chương trình cũng có một hạn ở chỗ số lượng bộ lọc mà bạn có thể sử dụng.