So sánh 2 ứng dụng quản lý tác vụ Mac OmniFocus và Things

Nếu bạn quá bận rộn, việc theo dõi mọi thứ cần làm có thể là một nhiệm vụ không mấy dễ dàng. Vô số ứng dụng tràn ngập App Store của Apple, cung cấp nhiều tính năng bạn có thể cần.

Vấn đề là mọi người có xu hướng làm việc theo những cách khác nhau. Vì vậy, một ứng dụng quản lý tác vụ phù hợp với bạn, không có nghĩa nó cũng hữu ích với người khác.

Để giúp bạn quyết định, bài viết hôm nay sẽ so sánh trực tiếp 2 trình quản lý tác vụ xuất sắc cho macOS và iOS: OmniFocus 3 và Things 3.

Cả hai đều có giá cao hơn nhiều ứng dụng tương tự và chỉ có sẵn trên các thiết bị macOS cũng như iOS ở thời điểm hiện tại. Các ứng dụng có điểm tương đồng, nhưng cũng khác biệt xét theo một số khía cạnh chính.

Phương pháp quản lý công việc

Giống như cách mọi người làm việc không giống nhau, các ứng dụng cũng vậy. Mặc dù có nhiều điểm chung, nhưng OmniFocus và Things có những cách tiếp cận khác nhau để giúp người dùng tổ chức cuộc sống và công việc của mình.

OmniFocus

OmniFocus mang trong mình nhiều tính năng và có thể hơi phức tạp. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể sử dụng ứng dụng một cách đơn giản. Chỉ là bạn không tận dụng được công cụ này một cách tối đa, nếu sử dụng nó như một danh sách việc cần làm đơn giản.

Khi mới ra mắt, OmniFocus đã tập trung rất nhiều vào hệ thống Get Things Done (GTD) của David Allen. Phiên bản gốc của OmniFocus đã sử dụng Contexts, cho phép bạn sắp xếp công việc theo vị trí hoặc các công cụ bạn cần để hoàn thành nhiệm vụ. Chẳng hạn, chúng có thể là Home, Office hoặc Email.

OmniFocus 3 đã thay thế Contexts bằng Tags. Điều này cung cấp cho người dùng nhiều quyền tự do hơn về cách tổ chức các nhiệm vụ. Sự khác biệt chính là bạn có thể có nhiều tag (thẻ) cho mỗi nhiệm vụ, điều bất khả thi với Contexts.

Things

Things luôn tập trung vào việc xem xét các nhiệm vụ của bạn như các Project. Điều này cho phép bạn tổ chức các nhiệm vụ theo từng bước.

Ứng dụng này cũng có cách tiếp cận thoải mái hơn với các tác vụ, được minh họa bằng flag Today. Điều này cho phép bạn ghim một mục vào danh sách của ngày hôm nay.

Kết luận: 2 ứng dụng hòa nhau về khía cạnh này. Bởi vì đây là một khía cạnh được cá nhân hóa, nên không thể nói ứng dụng này hay ứng dụng kia có phương pháp tiếp cận tốt hơn.

Thiết kế và giao diện người dùng

Một ứng dụng không thể hữu ích nếu bạn không thích sử dụng nó. Chính vì thế, thiết kế và giao diện người dùng của các ứng dụng này là một trong những khía cạnh quan trọng nhất.

OmniFocus

Một số người thích các ứng dụng họ sử dụng phải trông thật chuyên nghiệp. Nếu bạn cũng như vậy, OmniFocus chắc chắn sẽ hấp dẫn bạn.

Mặc dù OmniFocus 3 đã xây dựng lại phần lớn ứng dụng từ đầu, nhưng nó vẫn giữ được các tính năng quan trọng trong nhiều năm qua. Điều này mang lại cho OmniFocus một diện mạo thú vị (bạn có thể thấy điều này trên macOS rõ hơn so với iOS).

Things

Các Project trong Things được xây dựng dựa trên mức độ hoàn thành. Chúng không chỉ là các danh mục thô. Khi hoàn thành các nhiệm vụ bên trong một dự án, bạn sẽ thấy một chỉ báo hình tròn bắt đầu lấp đầy.

Như đã đề cập trước đây, công cụ việc cần làm tốt nhất là thứ bạn thực sự sử dụng. Nếu các chỉ báo tiến trình trực quan khiến bạn quay lại ứng dụng, thì đó là một điểm cộng lớn. Ứng dụng này cũng tận dụng tốt các khoảng trắng, với giao diện tổng thể gọn gàng và thân thiện hơn so với OmniFocus.

Kết luận: Things chiến thắng xét về khía cạnh này. Diện mạo của OmniFocus trông không có vấn đề gì cả. Things chỉ đơn giản là trông đẹp hơn và có thể sẽ dễ sử dụng hơn đối với một số người.

Tính năng

Đây mới là cuộc đối đầu thực sự giữa 2 ứng dụng này. Rốt cuộc, một ứng dụng quản lý tác vụ không thể gọi là tốt nếu nó không có các tính năng bạn cần.

OmniFocus

OmniFocus có sẵn 2 phiên bản Standard và Pro. Đối với nhiều người, phiên bản Standard sẽ ổn. Bạn có quyền truy cập vào Projects, Tags và các chế độ xem tích hợp, cho phép bạn xem công việc của mình theo nhiều cách khác nhau.

Nếu bạn sử dụng ngày đáo hạn để xác định những gì cần làm vào một ngày nhất định, chế độ xem Forecast sẽ có ích. Điều này không chỉ cho bạn thấy những nhiệm vụ có trong ngày hôm nay, mà còn những gì sắp diễn ra và cả những sự kiện trên lịch nữa. Bạn cũng có thể xác định theo tag, nơi mọi tác vụ khả dụng với tag này sẽ hiển thị.

Phiên bản Pro của OmniFocus cung cấp Custom Perspectives. Đây là những công cụ mạnh mẽ và cho phép bạn định hình chính xác những phần nào trong dự án bạn thấy và khi nào tới hạn hoàn thành. Nếu mới sử dụng OmniFocus, những thứ này có thể khiến bạn “choáng ngợp”, vì vậy bạn có thể không muốn đi sâu vào phiên bản Pro ngay lập tức.

Things

Things chỉ có một phiên bản và đi kèm với một số tag tích hợp. Để tận dụng tối đa, bạn sẽ muốn tùy chỉnh những thứ này theo cách bạn làm việc. Vì Things không có các mức ưu tiên tích hợp, nên bạn có thể mô phỏng chúng bằng các tag.

Các tag cũng có thể cung cấp cho nhiệm vụ của bạn một số bối cảnh GTD hoặc bạn cũng có thể sử dụng chúng để ước tính thời gian thô. Chẳng hạn, tag Today có thể chỉ ra mức độ ưu tiên của nhiệm vụ.

Bạn cũng sẽ thấy các sự kiện lịch của mình với Things và nó hiển thị thông tin tương tự như những gì có trên OmniFocus. Trên Things, lượng siêu dữ liệu được hiển thị ít hơn. Điều đó làm cho người dùng ít bị choáng ngợp hơn một chút.

Trong khi OmniFocus có các tác vụ định kỳ tùy biến vô tận, thì Things lại có vẻ cơ bản hơn. Bạn có thể có các nhiệm vụ định kỳ và thậm chí là những dự án định kỳ, nhưng chúng có phần hạn chế hơn so với những gì bạn tìm thấy trong OmniFocus.

Kết luận: OmniFocus chiến thắng Things xét về các tính năng.

Khả năng đồng bộ liền mạch

Quay lại thời điểm khi cả hai ứng dụng đều mới xuất hiện, đồng bộ chưa phải là tính năng phổ biến như hiện nay. OmniFocus cung cấp tính năng đồng bộ mạnh mẽ, nhưng Things không nhanh chóng bổ sung tính năng này. Ngay cả sau khi bổ sung, Things vẫn không có khả năng đồng bộ nhanh chóng hay dễ dàng, ít nhất là lúc đầu.

May mắn thay, một chặng đường dài đã trôi qua. Tính năng đồng bộ giờ đây rất ổn định với cả Things và OmniFocus. Nếu tất cả những gì bạn quan tâm là đảm bảo các nhiệm vụ luôn có sẵn, thì cả 2 ứng dụng sẽ xử lý tốt công việc.

OmniFocus

OmniFocus đạt được một điểm cộng ở đây bằng cách cung cấp nhiều tùy chọn đồng bộ. Bạn có thể đồng bộ thông qua các máy chủ của riêng mình, đó là điều mà hầu hết mọi người muốn lựa chọn. Bạn cũng có thể đồng bộ qua WebDAV. Vì vậy nếu sử dụng máy chủ của riêng mình, bạn cũng có thể làm điều đó.

Things

Things đồng bộ thông qua service riêng thay vì sử dụng iCloud. Điều này cho phép bạn dễ dàng gửi email các mục và thêm chúng dưới dạng nhiệm vụ. May mắn thay, giống như OmniFocus, bạn không cần phải trả phí để đồng bộ bằng Things Cloud.

Kết luận: OmniFocus chiến thắng Things khi xét về khả năng đồng bộ liền mạch, do có nhiều tùy chọn đồng bộ hóa. Điều đó không quan trọng với hầu hết mọi người, nhưng nếu bạn cần sử dụng máy chủ của riêng mình để đồng bộ, thì điều đó thật tuyệt khi có tùy chọn bảo mật này.

Giá cả

Cả hai ứng dụng này đều rẻ. Đây đều là các giao dịch mua một lần, không phải hình thức đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm mà nhiều ứng dụng sử dụng.

OmniFocus

Phiên bản Standard của OmniFocus cho macOS được bán với giá $49,99 (1.115.000VND), trong khi phiên bản Pro có giá $99,99 (2.300.000VND). Đối với iOS, phiên bản Standard có giá $39,99 (960.000VND), trong khi phiên bản Pro là $59,99 (1.280.000VND). Nếu muốn sử dụng phiên bản Pro của OmniFocus trên máy Mac và iPhone, bạn sẽ cần phải mua cả hai phiên bản với giá $159,98 (3.700.000VND).

Things

Things cũng có mức giá riêng cho mỗi phiên bản của ứng dụng. Phiên bản macOS của Things 3 được bán với giá $49,99 (1.150.000VND), trong khi phiên bản iPhone được bán với giá $9,99 (230.000VND). iPad có một phiên bản riêng biệt được bán với giá $19,99 (460.000VND).

Kết luận: Things là tùy chọn chiến thắng ở đây. Mặc dù có giá cao hơn nhiều ứng dụng quản lý tác vụ khác, Things vẫn rẻ hơn OmniFocus. Điều đó đủ để giúp nó chiến thắng hạng mục này.

Còn các tùy chọn đa nền tảng thì sao?

Hy vọng rằng, việc đưa ra quyết định lựa chọn giữa OmniFocus và Things bây giờ sẽ dễ dàng hơn một chút. Thật tuyệt vời nếu bạn chỉ sử dụng thiết bị Mac và/hoặc iOS. Còn nếu bạn sử dụng các nền tảng khác như Windows hoặc Android thì sao?

OmniFocus đang nghiên cứu một phiên bản web, điều này có thể hữu ích nếu bạn vẫn nghiêng về ứng dụng này. Nếu không, đừng lo lắng, có rất nhiều lựa chọn khác. Quantrimang.com có một danh sách công cụ quản lý tác vụ đa nền tảng phổ biến nhất, sẽ cung cấp cho bạn một vài ý tưởng để bắt đầu.

Chúc bạn tìm được cho mình lựa chọn phù hợp!