Sao lưu dữ liệu an toàn khi đi công tác

Các ổ flash mới đang là một yếu tố cần thiết với những người làm việc phải đi lại nhiều.

Tìm kiếm trên Google, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều thông tin về bảo mật dữ liệu di động, bởi mọi người đều biết rằng dữ liệu trên các thiết bị di động đặc biệt là máy tính xách tay thường hay gặp rủi ro. Nhưng hầu hết mọi bài viết mà bạn tìm thấy đều mô tả cho bạn biết làm thế nào để bảo vệ công ty của bạn một cách hợp pháp về mặt pháp lý cũng như về mặt tài chính khi bị mất dữ liệu. Đây là một hướng dẫn nhỏ mách bạn làm thế nào để tiếp tục công việc của bạn khi mà dữ liệu của bạn bị mất.

Khi bạn đang đi trong một chuyến công tác, máy tính xách tay của bạn bị đánh cắp hay ổ đĩa cứng của máy bị hỏng. Bình thường thì tất cả dữ liệu trong máy tính xách tay được lưu tại văn phòng nơi bạn vẫn làm việc thì không có vấn đề gì. Tuy nhiên điều này không phải luôn luôn đúng. Công ty của bạn được an toàn nhưng bạn thì sẽ gặp rất nhiều vấn đề. Các bản phát biểu của bạn bị mất, bạn không thể gửi e-mail, lịch của bạn cũng không có sẵn, hay các file mà bạn cập nhật khi đang đi trên máy bay cũng bị mất.

Không ai có thể tránh được điều này. Chỉ mới hai tuần cách đây trong một chuyến đi, chúng tôi đã thấy có đến ba ủy viên ban quản trị gần như đã bị quay về thời kỳ đồ đá (thời kỳ không có máy tính xách tay) bởi vì không có sự chuẩn bị cho việc có thể mất dữ liệu trên đường. Tôi cho rằng hầu hết trong các chuyến đi của các nhà kinh doanh đã không có sự bảo vệ một cách thỏa đáng để chống lại việc mất dữ liệu theo kiểu như thế này.

Câu chuyện có thật

Luôn luôn sao các tài liệu quan trọng và mang theo bên người là cách bảo vệ dữ liệu tốt nhất

Có quá nhiều thứ xảy ra khi bạn đi trên đường, hiện nay hầu hết mọi người và các công ty của họ chỉ tập trung vào bảo vệ dữ liệu trên các mạng rộng lớn và các máy tính của công ty. Tuy nhiên các máy tính xách tay lại có nhiều các rủi ro hơn. Câu chuyện dưới đây cũng có thể hoàn toàn xảy ra đối với bạn.

Tôi phải phát biểu một bài thuyết trình vào năm ngoái với một ủy viên ban quản trị, anh ta là một nhà lãnh đạo trong công ty, với rất nhiều liên lạc trong công việc. Trong ngày đầu tiên của chuyến đi hai tuần, ổ đĩa cứng của máy tính xách tay của anh ấy bị hỏng làm cho anh ta “bó tay” hoàn toàn với dữ liệu bên trong (e-mail, các bài phát biểu, các file Excel). Anh ta đã tốn một ngày đầu tiên để cố gắng lấy được các file trong ổ cứng, ngày thứ hai để gọi cho mọi người có liên quan trong kinh doanh để báo cho họ biết rằng anh ta không thể có được e-mail của họ. Sau đó anh ta mất thêm ngày thứ ba để “cắm trại” tại các thư viện, sân bay và các trung tâm dịch vụ khách sạn rồi các địa điểm khác với một kết nối Internet. Cuối cùng thì anh ta cũng phải mất hết số ngày nghỉ sau chuyến đi để bắt kịp được với công việc của anh ấy và cố gắng sửa các lỗi trong dự án của anh ta (cũng như danh tiếng của mình).

Sự hỏng hóc đôi khi còn hơn cả những tên ăn trộm. Ngày nay, các thiết bị điện tử như máy tính xách tay được tối thiểu và được nén vào một không gian nhỏ hơn, Các ổ cứng di động từ đó cũng phải nhỏ hơn và giảm bớt lỗi và hỏng hóc. Tuy nhiên điều đó là không có gì chắc chắn. Ngoài ra các máy tính xách tay cũng rất có thể bị đánh rơi, hay bị trượt trên cầu thang. Đặc biệt hơn như chúng ta thấy hiện nay còn một số hiện tượng pin máy bị nổ.

Làm thế nào để có thể tranh những rủi ro như vậy

Tất cả các phương pháp bảo vệ dữ liệu di động truyền thống đều có thể mang đến các rủi ro và các yếu điểm. Ví dụ, bằng việc sao chép lại ổ đĩa của bạn vào một ổ đĩa cứng mở rộng sẽ không là một biện pháp tốt nếu bạn mất toàn bộ túi xách tay mang theo. Việc sao chép dữ liệu của bạn vào một vị trí lưu trữ trực tuyến có thể làm việc nhưng phải đòi hỏi bạn sẽ có một kết nối kết nối Internet khi bạn cần sao lưu hay phôi phục lại dữ liệu – và rằng bạn phải có thời gian để tải xuống tất cả dữ liệu.

Vậy đâu là giải pháp?

Cách tốt nhất để bảo vệ dữ liệu của bạn là sao lưu đến một ổ nhớ flash USB được mã hóa và bảo đảm, loại ổ đĩa này đã xuất hiện rất phổ biến trong vài năm gần đây.

Bạn có thể mang các ổ đĩa flash được bảo vệ mật khẩu trong túi của bạn để chúng sẽ không bị đánh cắp hay mất cùng với máy xách tay. Những loại ổ này rất cơ động và giá thành cũng không quá đắt, dễ dàng sử dụng với các máy PC. Và sau đây là vài mẹo nhỏ mách bạn làm cách nào để sử dụng chúng cho hiệu quả với các vấn đề gặp phải ở trên:

• Mua một ổ có dung lượng lớn mà bạn có thể, thấp nhất cũng từ một đến hai gigabyte.
• Sao lưu vào ổ đĩa flash những file mà bạn cần thiết khi đi trên đường, chú ý là không phải tất cả.
• Tạo một sao lưu một cách thường xuyên, đều đặn trên máy xách tay của bạn, ít nhất là mỗi ngày một lần.
• Bảo đảm phải thực hiện các nhắc nhở khi bạn cắm ổ đĩa flash vào máy xách tay.
• Giữ ổ flash trong túi của bạn trong lúc đang đi trên đường.
• Kiểm tra hệ thống sao lưu của bạn một cách thường xuyên bằng việc khôi phục lại các file một cách ngẫu nhiên.

Đừng có quá tự tin, hy vọng và cầu nguyện khi bạn đi trên đường cùng với nhiều dữ liệu quan trọng trong máy tính, và cũng không được cho rằng việc mất dữ liệu sẽ không xảy ra đối với bạn. Điều đó chính là bảo vệ cho công ty bạn và cũng như bảo vệ cho chính bản thân bạn. Ngày nay, thế hệ mới của các ổ flash không thể bảo vệ được bạn trong mọi hoàn cảnh, nhưng ít nhất chúng cũng có thể bảo vệ được sự thành công của bạn khi bạn đi trên đường.