Quản lý Resource Mailboxes trong Exchange Server 2007 (Phần 2)

Quản lý Resource Mailboxes trong Exchange Server 2007 (Phần 1)

Anderson Patricio

Trong phần trước của loạt bài này, chúng ta đã biết được cách tạo một resource mailbox và cách kích hoạt nó để một người dùng nào đó có thể truy cập thông qua cmdlet add-mailboxpermission. Lúc đó chúng ta vẫn chưa thể thực hiện điều này thông qua Exchange Management Console, còn ngày nay với Exchange Server 2007 Service Pack 1 chúng ta có thể sử dụng nó. Bây giờ, sau khi tạo một tài nguyên trao đổi mailbox (resource mailbox), chúng ta có thể thiết lập một điều khoản mailbox đầy đủ với Exchange Management Shell hoặc Exchange Management Console. Để sử dụng Exchange Management Console bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

• Mở Exchange Management Console.
• Mở Recipients.
• Kích vào resource mailbox.
• Trong Toolbox Actions, kích Manage Full Access Permission...
• Manage Full Access Permission. Kích vào nút Add và chọn bất cứ người dùng nào là chủ sở hữu của Resource Mailbox này, sau đó kích Manage.

Hình 1: Administrator của người dùng sẽ có thể truy cập vào resource mailbox với đầy đủ các điều khoản truy cập

• Kích Finish

Lúc này chúng ta đã có phương pháp mới được giới thiệu trong Exchange Server 2007 SP1, giờ có thể chuyển tiếp và xem một số các thiết lập về resource mailbox.

Các thiết lập ban đầu trong Resource Mailbox

Lúc này chúng ta đang tiếp tục từ điểm đã dừng lại trong phần trước của loạt bài này – có một phiên OWA đang chạy Resource Mailbox và chúng ta sẽ bắt đầu việc tùy chỉnh các thiết lập.

Trước tiên, chúng ta phải định nghĩa resource mailbox này sẽ được cung cấp bao nhiêu ngày và bao nhiêu giờ. Để định nghĩa các thiết lập này, khi đã đăng nhập vào OWA, bạn kích Options, sau đó kích Calendar Options (xem trong hình 2). Trong trang này, chúng ta có thể cấu hình những ngày nào trong tuần để có resource mailbox để được đặt trong Show week as cũng như thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc của resource mailbox này.

Hình 2

Lưu ý:
Nếu thuộc tính ScheduleOnlyDuringWorkingHours được cấu hình lỗi trong resource mailbox thì các thiết lập hiển thị trong phần này sẽ bị ghi đè cho các giá trị đó.

Cấu hình các thiết lập Resource mailbox

Kích vào mục Resource Settings trong phần menu bên trái để cho phép hình tất cả các thiết lập resource mailbox. Chúng được chia thành các lĩnh vực chính sau:

• Resource Scheduling options: Các thiết lập mặc định của resource mailbox
• Resource scheduling permissions: Chúng ta có thể khóa các resource mailbox bằng các chính sách built-in
• Resource Privacy options: Chúng ta có thể kiểm soát tất cả các thông tin có liên quan đến hội họp, như các file đính kèm, tên của tổ chức,…
• Response message: Chúng ta có thể kích hoạt và cấu hình một thư văn bản để có thể gửi khi resource mailbox được sử dụng.

Quản lý thông qua OWA cho phép chúng ta có được tất cả các tùy chọn như hiển thị trong hình 3. Trong resource mailbox mới, tùy chọn Automatically process meeting requests and cancellations mặc định được vô hiệu hóa, mặc dù vậy chúng ta vẫn muốn tự động quá trình này. Chính vì vậy hãy chọn tùy chọn này trước. Chúng ta cũng có một số tùy chọn cần phải vô hiệu hóa hoặc kích hoạt.

Hình 3

Resource mailbox có thể được định nghĩa thông qua OWA hoặc Exchange Management Console bằng cmdlet Set-MailboxCalendarSettings. Bảng 1 có thể thấy được tham số có liên quan đến tùy chọn OWA trong cột đầu tiên và thuộc tính được cấu hình bởi Exchange Management Console trong cột thứ hai.

Bảng 1

Ví dụ: Chúng ta kích hoạt resource mailbox như thế nào để nó có thể xử lý các yêu cầu và hủy bỏ meeting một cách tự động? Để thực hiện điều đó chúng ta có thể chạy lệnh dưới đây:

Set-MailboxCalendarSettings <Resource Mailbox Name> -AutomateProcessing:AutoAccept

Cấu hình các điều khoản lịch biểu

Resource mailbox có thể được khóa thông qua các chính sách mà chúng ta sẽ thấy trong phần này. Nếu yêu cầu về meeting tôn trọng các giá trị hiện thời của Resource Scheduling Options (giới hạn khoảng thời gian và số ngày lớn nhất,…) thì yêu cầu meeting là In Policy ngược lại nó là Out of Policy.

Dựa trên việc một yêu cầu nào là In Policy hay Out of Policy chúng ta có ba nhóm khác nhau để định nghĩa một resource mailbox có thể quản lý các yêu cầu gửi đến như thế nào:

• Book in Policy: Tất cả người dùng đã định nghĩa theo tùy chọn này đều có thể lập lịch biểu meeting một cách tự động.
• Request in Policy: Tất cả người dùng đã định nghĩa theo tùy chọn này đều phải đợi sự cho phép thâm chí nếu resource mailbox đang có sẵn.
• Request out of policy: Người dùng có thể tự động lập lịch biểu nếu resource mailbox có sẵn; nếu resource mailbox không có sẵn thì các meeting đã được yêu cầu phải được cho phép một cách thủ công, mặc dù vậy yêu cầu sẽ không bao giờ bị từ chối một cách tự động.
• No permission: Trong trường hợp này, yêu cầu không hợp với bất kỳ nhóm nào ở trên và nó sẽ tự động bị từ chối. Lưu ý: nếu tài nguyên không có sẵn thì yêu cầu sẽ bị từ chối, chỉ có một ngoại lệ là các người dùng của nhóm Request out of policy

Các thiết lập mặc định cho phép mọi người lập lịch biểu một cách mặc định như trong hình 4. Trong bài này chúng tôi sẽ giữ thiết lập mặc định. Bài tiếp theo sẽ đi sâu hơn vào các điều khoản lập lịch biểu tài nguyên.

Hình 4

Tất cả các điều khiển lịch biểu tài nguyên cũng có thể được cấu hình bởi Exchange Management Shell (xem trong hình 2). Với các giá trị BookInPolicy, RequestInPolicy, RequestOutofPolicy chúng ta có thể sử dụng nhiều tên người dùng hoặc nhóm mail được kích hoạt. Lệnh Set-MailboxCalendarSettings được sử dụng để cấu hình resource mailbox.

Bảng 2

Ví dụ, chúng ta hãy bổ sung chỉ quản trị viên người dùng theo Book in Policy.

Set-MailboxCalendarSettings <Resource Mailbox name>–BookInPolicy:administrator

Lưu ý:
Lệnh này sẽ tự động xóa bất cứ ai từ BookInPolicy.

Chúng ta có thể kiểm soát các khía cạnh riêng tư của cuộc meeting, cụ thể là có thể xóa các thông tin mở rộng (các đính kèm, comment và các chủ đề) từ yêu cầu để đặt cuộc hẹn. Ngoài ra chúng ta cũng có thể cho phép và cấu hình trả lời mặc định cho các yêu cầu meeting như thể hiện trong hình 05 bên dưới.

Hình 5

Với những ai ưa thích sử dụng Exchange Management Shell thay vì OWA trong việc cấu hình một resource mailbox thì bảng 03 sẽ giúp các bạn thực hiện vấn đề này. Các tham số ở cột thứ hai có thể được kết hợp với Set-MailboxCalendarSettings để cấu hình resource mailbox.

Bảng 3

Ví dụ: Chúng ta có thể bổ sung các file đính kèm và comment như thế nào từ các yêu cầu meeting thông qua Exchange Management Shell? Thực hiện điều đó bằng lệnh sau:

Set-MailboxCalendarSettings <Resource Mailbox name> -DeleteAttachments:$true –DeleteComents:$true

Xem Resource mailbox thông qua Exchange Management Shell

Cuối cùng, chúng ta có thể xem tất cả các thiết lập resource mailbox đã làm việc bằng cách sử dụng cmdlet Get-MailboxCalendarSettings (hình 06):

Get-MailboxCalendarSettings <Resource mailbox name> | fl

Hình 6

Trong bài này chúng tôi đã giới thiệu cho bạn về tất cả các thiết lập có liên quan đến việc cấu hình một resource mailbox và cách định nghĩa chúng bằng Outlook Web Access và Exchange Management Shell. Trong phần tiếp theo chúng tôi sẽ xem xét đến resource mailbox và kiểm tra tính tích cực của nó thông qua through Exchange Server Performance Monitor.