Quản lý các đính kèm Gmail bằng DokDok

Quản trị mạng – Mặc dù các công việc liên quan đến đám mây hoạt động khá tốt trong vài năm gần đây, tuy nhiên đính kèm email vẫn là một thứ cốt lõi trong công việc hàng ngày của ai đó. Các tài liệu word, PDF, trang bảng tính, trình diễn và các file ảnh liên tục chảy vào hòm thư của bạn từng giờ. Nếu không có một cách nào đó để biết phiên bản gần nhất của đính kèm nhận được là gì, rất có thể bạn sẽ mất nhiều giờ đồng hồ để chỉnh sửa một phiên bản đã lỗi thời của một tài liệu quan trọng. Để khắc phục vấn đề gây lãng phí thời gian này, chúng ta có thể sử dụng một plugin đính kèm của Gmail, đó chính là DokDok.

Với một tài khoản Gmail có kích hoạt plugin DokDok, mỗi message sẽ có một hộp nhỏ bên dưới, nơi bạn có thể lần theo các đính kèm. Thậm chí nếu message mà bạn đang quan sát không có đính kèm nào, bạn vẫn có tùy chọn để xem toàn bộ history đính kèm của mình với người gửi. Bạn sẽ thấy dòng chữ “Latest files exchanged with", kích vào địa chỉ email của ai đó bạn sẽ triệu gọi được danh sách các đính kèm mà mình đã gửi đi hoặc đã nhận từ họ.

Danh sách history các đính kèm sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn mở email gốc cho mỗi đính kèm hoặc khởi chạy một bản preview của đính kèm trong tab mới. DokDok cung cấp các phiên bản của file mà bạn đã trao đổi với người khác, cho phép so sánh các phiên bản để tìm ra những gì khác biệt giữa chúng.

Trong quá trình làm việc, sự khác nhau giữa hai tài liệu word có thể khá nhiều hoặc khá ít, điều này phụ thuộc vào mỗi dự án cụ thể, vì vậy cách tốt nhất là chúng ta cần phải nhanh chóng xem được history mà không cần mở một tài liệu cụ thể.

Với các nhân viên bán hàng, đây là những người thường thay đổi chút ít trong một tài liệu nào đó sau cho phù hợp với mỗi một kiểu khách hàng, DokDok có thể giúp họ tiết kiệm được khá nhiều thời gian. Họ có thể tra cứu history của các file đã được trao đổi với nhân viên hỗ trợ ở văn phòng và nhanh chóng so sánh để chọn ra được file nào phù hợp nhất cho cuộc gặp gỡ kế tiếp, không cần mở tất cả các file một cách lần lượt.

DokDok cũng có thể giúp tiết kiệm được khá nhiều thời gian khi ai đó cố gắng xem lại các đính kèm cũ đã được trao đổi với một liên lạc nào đó. Thay vì tốn thời gian vào việc tìm kiếm một email cũ có chứa đính kèm quan trọng, bạn chỉ cần tìm email mới nhất mà bạn liên lạc với người đó, sau đó xem phần history đính kèm với họ, lúc đó bạn sẽ chọn được ra cái mình cần trong giây lát.

DokDok được xây dựng trên API có tên gọi Context.IO, đây là tên mà công ty gần đây đã phát hành cho cộng đồng phát triển nhằm sử dụng rộng rãi hơn trong các ứng dụng mail đám mây.