7 phím tắt Google Docs mọi người không nên quên

Hầu hết mọi người không bao giờ sử dụng gì khác ngoài Ctrl + C và Ctrl + V trong Google Docs. Nhưng những phím tắt thực sự tiết kiệm thời gian lại chính là những phím tắt ít được nhắc đến - đặc biệt là khi duyệt các tài liệu dài hoặc sửa lỗi định dạng nhanh chóng.

Một khi đã sử dụng chúng, bạn sẽ tự hỏi làm sao mình có thể làm việc mà không dùng đến chúng.

1. Dán không định dạng giúp mọi thứ gọn gàng hơn

Đây là phím tắt được yêu thích và có lý do chính đáng. Bạn sao chép văn bản từ một trang web, dán vào tài liệu, và đột nhiên bạn phải đối mặt với những phông chữ lạ, màu sắc ngẫu nhiên và định dạng không khớp. Thay vì mất thêm thời gian để dọn dẹp, chỉ cần sử dụng Ctrl + Shift + V (Windows) hoặc Cmd + Shift + V (Mac) để dán nội dung mà không cần định dạng.

2. Thêm bình luận mà không làm giãn dòng văn bản

Thêm bình luận vào tài liệu thường có nghĩa là highlight văn bản, nhấp chuột phải và điều hướng qua các menu. Phím tắt Ctrl + Alt + M (Windows) hoặc Cmd + Option + M (Mac) cho phép bạn thêm bình luận ngay lập tức mà không làm gián đoạn dòng văn bản đang nhập.

Để sử dụng phím tắt này hiệu quả hơn, hãy kết hợp nó với các phím tắt khác trong Google Docs. Ví dụ, bạn có thể kết hợp nó với phím Ctrl + Shift + Mũi tên Phải/Trái để chọn văn bản bằng bàn phím, thêm bình luận, nhập ghi chú và nhấn Enter.

3. Nhập liệu bằng giọng nói hiệu quả hơn

Nhập liệu bằng giọng nói trong Google Docs biến lời nói của bạn thành văn bản với độ chính xác ấn tượng. Khi ngón tay bạn mỏi nhừ nhưng não vẫn đang tuôn trào ý tưởng, hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + S (hoạt động trên cả Windows và Mac) để kích hoạt nhập liệu bằng giọng nói ngay lập tức. Khả năng nhận dạng giọng nói của Google rất ấn tượng và nó cũng hiểu các lệnh chấm câu.

Để có kết quả tốt nhất khi nhập liệu bằng giọng nói, hãy cố gắng nói tự nhiên và rõ ràng, nhưng đừng nói quá chậm. AI thường hoạt động tốt hơn với các mẫu giọng nói bình thường so với việc phát âm quá cẩn thận.

4. Chọn nhanh toàn bộ đoạn văn

Khi làm việc với các tài liệu dài, bạn thường cần điều chỉnh toàn bộ các phần cùng một lúc. Một vấn đề thường gặp với lựa chọn nhấp và kéo là bạn có thể thường xuyên bỏ sót từ đầu tiên hoặc lấy văn bản không mong muốn từ các đoạn văn liền kề. Để chọn chính xác, hãy sử dụng Ctrl + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Windows) hoặc Cmd + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Mac) để chọn toàn bộ đoạn văn ngay lập tức.

5. Di chuyển đoạn văn lên xuống tức thì

Thông thường, khi cần sắp xếp lại các đoạn văn để mạch lạc hơn, bạn chỉ cần cắt và dán các khối văn bản, điều này có nguy cơ làm hỏng định dạng. Alt + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Windows) hoặc Option + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Mac) sẽ di chuyển đoạn văn hiện tại của bạn lên hoặc xuống mà không cần chạm vào clipboard.

6. Chuyển đến phần đầu hoặc cuối mà không cần cuộn

Việc cuộn qua một tài liệu dài thật không thú vị khi bạn phải nhảy qua lại từ phần đầu đến phần cuối. Trên Windows, nhấn Ctrl + Home để đến đầu và Ctrl + End để đến cuối. Trên máy Mac, Cmd + Mũi tên Lên sẽ đưa bạn lên đầu trang, và Cmd + Mũi tên Xuống sẽ đưa bạn xuống cuối trang ngay lập tức.

7. Hiển thị tất cả phím tắt khi bạn quên

Mọi người sử dụng những phím tắt này hàng ngày để tăng tốc quy trình làm việc trên Google Docs và ít phải dùng chuột hơn. Nhưng vẫn còn hàng tá phím tắt khác đáng để học, mặc dù rất khó để nhớ hết. May mắn thay, bạn có thể mở danh sách các phím tắt được hỗ trợ trên Google Docs bằng cách sử dụng Ctrl + / (Windows) hoặc Cmd + / (Mac).

Danh sách này cũng có thể tìm kiếm được. Trong thanh tìm kiếm Keyboard shortcuts, hãy nhập format để tìm các phím tắt định dạng, insert để tìm những tùy chọn chèn hoặc duyệt qua các danh mục để khám phá những phím tắt mà bạn không biết là có.