3 lời khuyên để có cuộc họp Google Hangout tốt nhất

Khi được thực hiện đúng cách, các cuộc họp video, đặc biệt là qua Google Hangout, có thể kết nối các nhóm ở xa lại với nhau.

Nhưng khi thực hiện không đúng, Google Hangout có thể là một sự lãng phí thời gian rất lớn, chưa kể đến việc nó cực kỳ gây mất tập trung.

Bạn muốn có muốn sử dụng Google Hangout hiệu quả và thành công mà không khiến mọi người phát điên không? Dưới đây là một vài điều quan trọng cần ghi nhớ.

1. Lập kế hoạch giống như bất kỳ cuộc họp trực tiếp nào khác ở văn phòng

Nói chung, việc không có mặt trực tiếp trong một cuộc họp không có nghĩa là bạn có thể buông lỏng công tác chuẩn bị. Rốt cuộc, bạn vẫn muốn cuộc họp của mình diễn ra nhanh nhất có thể, đúng không?

Hãy lập kế hoạch mọi thứ! Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể gửi một lịch trình ngắn gọn trước cho mọi người, để họ biết những gì sẽ diễn ra và thứ gì cần chuẩn bị. Nếu bạn không điều hành cuộc họp, hãy đề nghị với người tổ chức gửi một email ngắn nêu các điểm chính của cuộc họp.

Bạn có thể dễ dàng tránh được sự lãng phí thời gian, bằng cách đảm bảo mọi người đều biết những gì họ nên chuẩn bị và sẵn sàng tham gia ngay khi đăng nhập.

Một mẹo nhỏ là hãy sử dụng tính năng trò chuyện trên Google Hangout ở phía bên phải màn hình để nhanh chóng viết ra một lịch trình ngắn gọn mà mọi người đều có thể tham khảo. Đây giống như một gợi ý để giúp mọi người dễ theo dõi và tập trung hơn.

2. Thảo luận về format cuộc họp trước

Google Hangout có thể khó chịu hơn các cuộc gặp trực tiếp. Khi bạn và một nhóm người đang ngồi trong phòng, bạn có thể dễ dàng nắm bắt các dấu hiệu cơ thể để tìm ra ai sẽ phát biểu tiếp theo hoặc cảm giác chung của cuộc họp là gì. Nhưng khi ngồi trước màn hình máy tính, bạn không thể nhìn thấy gì khác, ngoại trừ khuôn mặt của mọi người. Vì vậy, mọi thứ sẽ khó hơn một chút.

Một lần nữa, bạn có thể giảm bớt sự khó chịu trong cuộc họp, nếu để mọi người biết trước format (nội dung chính) của cuộc họp. Hãy cho mọi người biết họ sẽ được yêu cầu trình bày theo thứ tự nào để các thành viên có sự chuẩn bị tốt nhất.

3. Tận dụng các tính năng sẵn có của Google Hangout

Nhiều người không biết rằng một vài biểu tượng có thể là cứu cánh trong một cuộc họp, đặc biệt là nếu bạn đang cố gắng làm cho nó diễn ra nhanh nhất có thể.

Biểu tượng micro nhỏ là một nút tắt tiếng. Hãy sử dụng nó nếu môi trường xung quanh bạn hơi ồn ào hoặc nếu bạn đang gõ một cái gì đó trong khi những người khác đang nói. Đó là một phép lịch sự tuyệt vời đối với những người khác trong Hangout.

Ngoài ra, nếu bạn trong cuộc họp mà tất cả mọi người cần xem một tài liệu hoặc trang web cùng một lúc, hãy sử dụng tùy chọn chụp màn hình Google Hangout.

Google cũng có rất nhiều ứng dụng khác dành riêng cho Hangout, vì vậy hãy đảm bảo bạn hãy xem xét và tìm ra những gì có thể hoạt động tốt nhất cho nhóm của mình. Bạn có thể tìm thấy bất cứ điều gì mình cần để Hangout hoạt động hiệu quả và mang lại nhiều niềm vui hơn.

Nhìn chung, các cuộc họp trên Google Hangout có thể hiệu quả như các cuộc họp trực tiếp, chỉ cần thực hành một chút và lên kế hoạch kỹ lưỡng trước. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm: 6 phần mềm họp trực tuyến, hội nghị trực tuyến tốt nhất.

Chúc bạn thực hiện thành công!